Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho công ty mới thành lập (MỚI NHẤ Công ty Luật TLK

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, do Quốc hội ban hành ngày 14/06/2025, đã được sửa đổi, bổ sung;

2. Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, do Chính phủ ban hành ngày 15/12/2025, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp;

3. Nghị định số 141/2026/NĐ-CP, do Chính phủ ban hành ngày 29/04/2026, sửa đổi, bổ sung một số quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp;

4. Thông tư số 20/2026/TT-BTC, do Bộ Tài chính ban hành ngày 12/03/2026, quy định chi tiết một số nội dung về thuế thu nhập doanh nghiệp.

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

1. Chi phí đã hạch toán không đương nhiên được trừ khi tính thuế TNDN

Công ty mới thành lập tại Việt Nam thường phát sinh chi phí thuê văn phòng, tuyển dụng, quảng cáo, mua sắm thiết bị và chuẩn bị hoạt động trước khi có doanh thu. Tuy nhiên, việc đã thanh toán hoặc ghi nhận chi phí trên sổ kế toán không đồng nghĩa khoản chi đủ điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Theo Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải kiểm tra tính thực tế, mối liên hệ với hoạt động kinh doanh, hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán. Đồng thời, khoản chi không được thuộc trường hợp pháp luật loại trừ.

Doanh nghiệp cần phân biệt chi phí được ghi nhận trong kế toán với khoản chi được trừ khi tính thuế và khoản chi phải phân bổ hoặc ghi nhận vào giá trị tài sản.

2. Kiểm soát chứng từ và phương thức thanh toán ngay từ giao dịch đầu tiên

Từ ngày 15/12/2025, đối với khoản chi thuộc diện áp dụng có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt cần được kiểm tra theo quy định hiện hành.

Đặc biệt, doanh nghiệp mua nhiều lần trong cùng ngày từ một người bán, mỗi lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị đạt ngưỡng, phải xem xét yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt. Chi phí tiền lương và những khoản người lao động mua hộ cũng cần kiểm tra theo điều kiện riêng.

Doanh nghiệp không nên chỉ yêu cầu hóa đơn hợp lệ sau khi giao dịch đã hoàn thành. Quy trình kiểm soát phải bắt đầu từ hợp đồng, phương thức thanh toán và người có thẩm quyền chi tiền.

👉 CTA 01 (H2 II): Liên hệ luật sư Công ty Luật TLK để tư vấn điều kiện chi phí được trừ, kiểm soát rủi ro thuế TNDN và phối hợp TLK Global rà soát chứng từ cho công ty mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

III. TỔNG QUAN CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN CHO CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP

1. Các nhóm chi phí cần kiểm tra trong năm đầu hoạt động

Doanh nghiệp cần xây dựng danh mục chi phí theo bản chất giao dịch, thay vì mặc nhiên coi tất cả khoản thanh toán phục vụ thành lập công ty đều được trừ ngay trong kỳ.

Nhóm chi phí	Trọng tâm kiểm tra
Thuê văn phòng	Hợp đồng, thời gian thuê, chứng từ
Lương, thưởng	Hồ sơ lao động, điều kiện chi trả
Quảng cáo, tiếp thị	Nội dung dịch vụ, nghiệm thu, thanh toán
Máy móc, thiết bị	Phân loại tài sản, phân bổ, khấu hao

Đối với khoản chi trước khi thành lập, cần kiểm tra chủ thể ký hợp đồng, nghĩa vụ được doanh nghiệp tiếp nhận và chứng từ thanh toán. Việc người sáng lập chi tiền không tự động chứng minh doanh nghiệp được tính khoản đó vào chi phí được trừ.

2. Phân biệt chi phí được trừ và chi phí không được trừ

Chi phí được trừ phải đáp ứng điều kiện chung và quy định chuyên biệt. Ngược lại, khoản chi thiếu căn cứ, không phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc thuộc danh mục không được trừ có thể phải điều chỉnh khi quyết toán.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

👉 ẢNH MINH HỌA 01 (H2 III): ALT: Điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN cho công ty mới thành lập tại Việt Nam – Công ty Luật TLK và TLK Global – Hotline 097.211.8764.

IV. ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ TNDN

1. Điều kiện về hoạt động kinh doanh, hóa đơn và chứng từ hợp pháp

Doanh nghiệp phải chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh và có hồ sơ phù hợp. Với những khoản chi đặc thù, Thông tư số 20/2026/TT-BTC quy định thành phần tài liệu cần kiểm tra theo từng trường hợp.

Không phải mọi khoản chi đều bắt buộc có cùng loại hóa đơn. Tuy nhiên, trường hợp được sử dụng bảng kê hoặc chứng từ thay thế phải đáp ứng đúng đối tượng và điều kiện pháp luật.

2. Điều kiện thanh toán và ghi nhận đúng kỳ tính thuế

Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên phải được kiểm tra yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện chứng từ và bảo đảm phương thức thanh toán hợp lệ khi thực hiện.

Đặc biệt, công ty chưa có doanh thu vẫn có thể phát sinh khoản chi đủ điều kiện ghi nhận. Tuy nhiên, phải xác định chính xác chi phí trong kỳ, khoản phải phân bổ và nghĩa vụ kê khai tương ứng.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Doanh nghiệp có chi phí nhưng chưa có doanh thu có phải nộp thuế không?

V. HỒ SƠ, QUY TRÌNH VÀ THỜI HẠN KIỂM TRA CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

1. Hồ sơ chứng minh chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Đối với công ty mới thành lập tại Việt Nam, hồ sơ chứng minh chi phí được trừ phải được xây dựng theo từng loại giao dịch, không chỉ dựa vào hóa đơn đầu vào. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Thông tư số 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi thực tế phát sinh, có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, đáp ứng điều kiện chứng từ và không thuộc trường hợp không được trừ.

Các nhóm tài liệu cần ưu tiên kiểm tra gồm:

Hợp đồng và chứng từ giao dịch: Hợp đồng thuê, mua hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nghiệm thu, bàn giao và hóa đơn khi thuộc diện phải lập.
Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng, tài liệu xác nhận thanh toán và hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt khi áp dụng.
Chi phí nhân sự: Hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế thưởng, chứng từ chi trả và dữ liệu liên quan.
Chi phí tài sản: Hồ sơ mua sắm, bàn giao, đưa vào sử dụng, phân loại tài sản và chứng từ xác định giá trị.

Đối với khoản chi do người lao động mua hộ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, cần kiểm tra thêm văn bản ủy quyền hoặc quy chế cho phép thanh toán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động và chứng từ doanh nghiệp hoàn trả theo điều kiện pháp luật.

Những trường hợp pháp luật cho phép sử dụng bảng kê thay hóa đơn phải được phân loại riêng. Chẳng hạn, khi mua một số loại hàng hóa trực tiếp từ người sản xuất hoặc cá nhân thuộc đối tượng quy định, doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện áp dụng Mẫu số 02/TNDN và tài liệu thanh toán tương ứng.

2. Quy trình kiểm tra trước quyết toán và xác định thời điểm ghi nhận

Doanh nghiệp nên kiểm tra chi phí theo từng tháng hoặc quý, thay vì đợi đến cuối năm mới rà soát toàn bộ. Quy trình phù hợp gồm đối chiếu giao dịch thực tế, kiểm tra chứng từ, xác định phương thức thanh toán, phân loại khoản chi và đánh giá thời điểm ghi nhận.

Đối với hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa thanh toán, cần kiểm tra hợp đồng, biên bản bàn giao và điều kiện ghi nhận. Theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC, một số khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện hồ sơ; khi thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp phải phân biệt khoản chi được trừ ngay với giá trị tài sản cần khấu hao hoặc chi phí cần phân bổ. Việc thanh toán trong năm đầu không có nghĩa toàn bộ giá trị được đưa vào chi phí tính thuế của năm đó.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho công ty mới thành lập (MỚI NHẤT).

VI. CHI PHÍ THIẾU CHỨNG TỪ, BỊ LOẠI VÀ PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ

1. Những khoản chi thường bị loại khi doanh nghiệp mới thành lập quyết toán thuế

Sai sót thường gặp là doanh nghiệp có hóa đơn hợp lệ nhưng không chứng minh được giao dịch thực tế hoặc mục đích sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Một khoản tiền chuyển cho nhà cung cấp cũng chưa đủ để kết luận chi phí được trừ nếu thiếu căn cứ xác định hàng hóa, dịch vụ đã nhận.

Đối với tiền lương, doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ lao động, nghĩa vụ chi trả và quy định về những khoản không được trừ. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính năm 2026, khoản tiền lương, tiền công thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Chi phí thuê văn phòng, mua sắm thiết bị, quảng cáo và đào tạo cũng cần được kiểm tra theo tính chất giao dịch. Trường hợp khoản chi hình thành tài sản hoặc mang lại lợi ích trong nhiều kỳ, không được mặc nhiên ghi nhận toàn bộ vào chi phí của kỳ thanh toán.

2. Phương án khắc phục khi hồ sơ thiếu chứng từ hoặc thanh toán không phù hợp

Khi phát hiện khoản chi chưa đáp ứng điều kiện, doanh nghiệp cần xác định thiếu sót thuộc chứng từ, phương thức thanh toán, thời điểm ghi nhận hay bản chất giao dịch. Mỗi nguyên nhân có cách xử lý khác nhau.

Tình trạng	Hướng xử lý
Thiếu biên bản nghiệm thu	Đối chiếu thực tế thực hiện, bổ sung tài liệu hợp pháp nếu có căn cứ
Thiếu chứng từ thanh toán	Kiểm tra thời điểm và phương thức thanh toán theo quy định
Hạch toán nhầm tài sản thành chi phí	Xác định lại bản chất, giá trị và phương pháp phân bổ
Khoản chi không đáp ứng điều kiện	Điều chỉnh khi xác định thu nhập chịu thuế

Không được lập khống hợp đồng, hóa đơn hoặc ghi lùi ngày chứng từ để hợp thức hóa khoản chi. Nếu hồ sơ quyết toán đã nộp có sai sót, doanh nghiệp cần xem xét điều kiện khai bổ sung theo pháp luật quản lý thuế.

Đối với khoản chi thực tế phát sinh nhưng chưa đủ căn cứ thuế, vẫn phải xử lý kế toán phù hợp với bản chất nghiệp vụ. Việc không được trừ khi tính thuế TNDN không đồng nghĩa giao dịch đó không tồn tại.

👉 ẢNH MINH HỌA 02 (H2 VI): ALT: Rà soát chi phí thiếu chứng từ, hóa đơn không hợp lệ và khoản chi bị loại khi quyết toán thuế TNDN cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam – TLK Global – Hotline 097.211.8764.

VII. SAI SÓT, RỦI RO PHÁP LÝ VÀ MỨC XỬ PHẠT

1. Rủi ro khi áp dụng sai điều kiện thanh toán và xác định chi phí được trừ

Một trong những rủi ro đáng chú ý từ năm 2026 là doanh nghiệp tiếp tục sử dụng ngưỡng thanh toán theo quy định cũ hoặc không kiểm soát tổng giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong cùng ngày từ một người bán.

Theo Nghị định số 320/2025/NĐ-CP, trường hợp mua nhiều lần trong một ngày từ cùng người bán, từng lần dưới 05 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Rủi ro cũng phát sinh khi người lao động dùng tiền cá nhân mua hàng cho công ty nhưng không có hồ sơ ủy quyền và chứng từ hoàn trả phù hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ quá trình thanh toán thay vì chỉ xem xét hóa đơn cuối cùng.

Ngoài ra, việc xác định sai thời điểm khấu hao, ghi nhận trước chi phí hoặc phân bổ không có căn cứ có thể làm giảm không đúng thu nhập chịu thuế trong kỳ. Những sai lệch này cần được kiểm tra ngay cả khi tổng số tiền đã thanh toán là chính xác.

2. Hậu quả truy thu, tiền chậm nộp và xử phạt hành chính

Khi khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế. Nếu việc kê khai sai làm thiếu số thuế TNDN phải nộp, cần đánh giá nghĩa vụ thuế bổ sung, tiền chậm nộp và xử phạt theo hành vi cụ thể.

Phải phân biệt sai sót nghiệp vụ, khai sai làm thiếu thuế và hành vi có dấu hiệu trốn thuế. Không thể kết luận doanh nghiệp trốn thuế chỉ vì một khoản chi bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp đang trong thời gian hưởng ưu đãi miễn thuế TNDN, việc điều chỉnh khoản chi vẫn có ý nghĩa đối với số liệu tính thuế, điều kiện ưu đãi và kết quả kinh doanh của những kỳ tiếp theo. Không nên bỏ qua kiểm soát chi phí chỉ vì kỳ hiện tại chưa phát sinh tiền thuế phải nộp.

Mức xử phạt phải được xác định theo văn bản còn hiệu lực, chủ thể, tính chất hành vi và hậu quả thực tế. Doanh nghiệp cần chủ động khắc phục đúng điều kiện pháp luật, không mặc nhiên cho rằng việc tự điều chỉnh sẽ loại trừ mọi trách nhiệm.

👉 CTA 02 (H2 VII): Liên hệ luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn rủi ro chi phí bị loại, trách nhiệm thuế TNDN và phối hợp TLK Global rà soát hóa đơn, chứng từ, phương thức thanh toán cho công ty mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

VIII. GIÁ TRỊ DỊCH VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ THUẾ CỦA TLK GLOBAL

1. Kiểm tra điều kiện được trừ theo từng nhóm chi phí thực tế

Giá trị của dịch vụ rà soát chi phí không chỉ nằm ở việc kiểm tra hóa đơn mà còn ở khả năng xác định bản chất giao dịch, yêu cầu chứng từ và cách xử lý thuế tương ứng.

TLK Global định hướng hỗ trợ doanh nghiệp trong nước mới thành lập phân loại chi phí thuê địa điểm, nhân sự, quảng cáo, tài sản và những khoản chi phát sinh trước khi hoạt động kinh doanh ổn định.

Đối với khoản chi chưa đủ căn cứ, cần chỉ rõ nguyên nhân, tài liệu còn thiếu và khả năng khắc phục hợp pháp. Nếu một khoản chi thuộc trường hợp không được trừ, doanh nghiệp phải được thông báo để thực hiện điều chỉnh khi xác định nghĩa vụ thuế.

Việc kiểm tra theo từng nhóm giúp doanh nghiệp tránh áp dụng máy móc một danh mục chi phí hợp lệ hoặc không hợp lệ cho mọi giao dịch.

2. Phối hợp kiểm soát hợp đồng và chứng từ để phòng ngừa chi phí bị loại

Những sai sót về chi phí có thể bắt nguồn từ hợp đồng không rõ nội dung dịch vụ, phương thức thanh toán chưa phù hợp hoặc thiếu tài liệu xác nhận kết quả thực hiện.

TLK Global có thể phối hợp với Công ty Luật TLK đối với các vấn đề liên quan đến hiệu lực hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán, thẩm quyền ký kết và trách nhiệm pháp lý theo phạm vi chuyên môn của mỗi đơn vị.

Cơ chế phối hợp cần ưu tiên kiểm tra giao dịch trước khi thực hiện, nhất là những khoản chi có giá trị lớn hoặc được người lao động thanh toán thay. Việc điều chỉnh quy trình ngay từ đầu giúp giảm rủi ro thiếu chứng từ và chi phí xử lý sau quyết toán.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Chi phí dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho doanh nghiệp mới.

IX. QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ RÀ SOÁT CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

1. Tiếp nhận dữ liệu và lập danh mục kiểm tra theo mức độ rủi ro

Quy trình dịch vụ bắt đầu bằng việc tiếp nhận hồ sơ doanh nghiệp, sổ kế toán, hóa đơn và chứng từ thanh toán. Sau đó, đơn vị cung cấp dịch vụ phân loại các khoản chi theo nhóm nghiệp vụ, giá trị và điều kiện chứng minh.

Những khoản chi có giá trị lớn, thanh toán bằng tiền mặt hoặc liên quan đến người sáng lập, người lao động mua hộ cần được ưu tiên kiểm tra. Đối với chi phí trước hoạt động, cần xác định chủ thể thực hiện giao dịch, thời điểm phát sinh và trách nhiệm của công ty.

Kết quả rà soát sơ bộ phải xác định rõ khoản chi đủ căn cứ, khoản chi cần bổ sung tài liệu và khoản chi có nguy cơ không được trừ. Việc phân loại cần dựa vào chứng cứ, không chỉ vào tên tài khoản kế toán.

2. Đối chiếu, đề xuất xử lý và bàn giao kết quả kiểm tra

Sau khi phân loại, TLK Global phối hợp kiểm tra chứng từ, đối chiếu thanh toán và xác định những khoản cần điều chỉnh theo phạm vi hợp đồng.

Đối với khoản chi thiếu tài liệu, doanh nghiệp được hướng dẫn thu thập bổ sung khi có căn cứ hợp pháp. Trường hợp khoản chi không đáp ứng điều kiện thuế, phải xác định ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế và phương án xử lý trong kỳ tương ứng.

Kết quả bàn giao cần thể hiện danh mục khoản chi đã rà soát, tình trạng hồ sơ, nguyên nhân rủi ro và những kiến nghị về quy trình nội bộ. Doanh nghiệp cần lưu giữ bảng đối chiếu cùng tài liệu liên quan để phục vụ quyết toán và giải trình.

Sau rà soát, việc hoàn thiện quy trình phê duyệt chi phí, quản lý hóa đơn và kiểm soát thanh toán phải được duy trì thường xuyên. Đây là cơ sở giúp công ty giảm nguy cơ bị loại chi phí trong những kỳ tính thuế tiếp theo.

X. NĂNG LỰC TƯ VẤN VÀ KIỂM SOÁT TUÂN THỦ CỦA TLK

1. Kiểm soát bản chất pháp lý của giao dịch trước khi xác định chi phí được trừ

Đối với công ty mới thành lập tại Việt Nam, việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không chỉ là kiểm tra hóa đơn và chứng từ thanh toán. Nhiều khoản chi có thể được ghi nhận hợp lệ về kế toán nhưng chưa đáp ứng đầy đủ điều kiện để trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời bản chất giao dịch, quan hệ hợp đồng, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và điều kiện pháp luật thuế.

Công ty Luật TLK tiếp cận các khoản chi từ cơ sở pháp lý của giao dịch. Chẳng hạn, đối với chi phí thuê văn phòng, cần kiểm tra chủ thể ký hợp đồng, thời điểm bàn giao địa điểm, nghĩa vụ thanh toán và tài liệu chứng minh việc sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh. Nếu hợp đồng được người sáng lập ký trước khi thành lập công ty, phải làm rõ việc doanh nghiệp tiếp nhận quyền, nghĩa vụ và điều kiện ghi nhận chi phí theo quy định.

Tương tự, khi doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn, quảng cáo hoặc cung cấp dịch vụ, cần đánh giá nội dung công việc thực tế, kết quả thực hiện và chứng cứ nghiệm thu. Hóa đơn không thể tự mình chứng minh toàn bộ dịch vụ đã được cung cấp đúng như mô tả.

Việc phân loại phải bảo đảm không nhầm lẫn chi phí được trừ với khoản chi hình thành tài sản cố định, hàng tồn kho hoặc chi phí phải phân bổ qua nhiều kỳ.

2. Kiểm soát giao dịch có rủi ro cao và trách nhiệm giải trình khi quyết toán thuế

Những khoản chi có giá trị lớn, thanh toán qua cá nhân, phát sinh trước ngày thành lập hoặc liên quan đến người quản lý thường cần được kiểm tra kỹ hơn. Rủi ro có thể xuất hiện khi doanh nghiệp sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán, thiếu hồ sơ ủy quyền hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh.

Đặc biệt, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc diện áp dụng từ 05 triệu đồng trở lên phải được đánh giá trên cơ sở quy định hiện hành, bao gồm các trường hợp mua nhiều lần từ cùng người bán trong một ngày và những phương thức thanh toán đặc thù.

Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, doanh nghiệp phải phân biệt nghĩa vụ cung cấp chứng từ với quyền giải trình về bản chất giao dịch. Trường hợp khoản chi bị loại, cần xác định căn cứ pháp lý, ảnh hưởng đến thu nhập tính thuế và khả năng thực hiện các biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

Công ty Luật TLK tư vấn những vấn đề thuộc phạm vi pháp lý; TLK Global phối hợp kiểm tra số liệu và hồ sơ kế toán – thuế theo điều kiện, phạm vi dịch vụ phù hợp.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Quy trình kê khai và quyết toán thuế doanh nghiệp từ A–Z.

XI. HỆ SINH THÁI DỊCH VỤ CÔNG TY LUẬT TLK VÀ TLK GLOBAL

1. Công ty Luật TLK – Tư vấn hợp đồng và phòng ngừa rủi ro pháp lý về chi phí

Việc chứng minh chi phí được trừ có liên quan trực tiếp đến chất lượng hồ sơ hợp đồng của doanh nghiệp. Một hợp đồng thiếu thông tin về đối tượng dịch vụ, phương thức nghiệm thu hoặc điều kiện thanh toán có thể gây khó khăn khi xác định tính thực tế của khoản chi.

Công ty Luật TLK tập trung tư vấn các điều kiện pháp lý của hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiệm khi giao dịch không được thực hiện đúng thỏa thuận và những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình giải trình nghĩa vụ thuế.

Đối với khoản chi mua sắm tài sản, thuê địa điểm hoặc dịch vụ dài hạn, việc xây dựng hợp đồng phù hợp còn giúp doanh nghiệp xác định thời điểm tiếp nhận tài sản, thời hạn hưởng lợi ích và những nghĩa vụ liên quan. Đây là cơ sở quan trọng để kế toán đánh giá phương pháp ghi nhận.

Khi phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp về hàng hóa, chất lượng dịch vụ hoặc thanh toán, doanh nghiệp cần giải quyết vấn đề hợp đồng đồng thời với việc xác định ảnh hưởng đến hồ sơ kế toán – thuế. Không nên tự điều chỉnh chứng từ khi chưa làm rõ thực tế giao dịch.

2. TLK Global – Rà soát chi phí và tổ chức hồ sơ chứng minh điều kiện được trừ

Công ty TNHH Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global định hướng hỗ trợ doanh nghiệp trong nước rà soát hóa đơn, chứng từ và phương thức ghi nhận chi phí theo phạm vi nghiệp vụ phù hợp.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, công việc cần ưu tiên là xác định những khoản chi phát sinh trước hoạt động, tiền lương, thuê văn phòng, mua sắm tài sản và chi phí cung cấp dịch vụ. Từng nhóm cần có danh mục chứng từ và tiêu chí kiểm tra tương ứng.

Khi phát hiện khoản chi chưa đủ căn cứ, TLK Global có thể hỗ trợ phân loại vấn đề, đối chiếu số liệu và xác định phương án xử lý nghiệp vụ. Những khoản chi không đáp ứng điều kiện được trừ phải được phản ánh phù hợp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Đối với doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn, cần tổ chức kiểm tra định kỳ để hạn chế việc tập trung xử lý chứng từ vào thời điểm quyết toán cuối năm.

3. Giá trị phối hợp pháp lý – tài chính – kế toán – thuế trong hệ sinh thái TLK

Một khoản chi có thể phát sinh vấn đề ở nhiều giai đoạn: ký hợp đồng, thực hiện dịch vụ, nhận hóa đơn, thanh toán và ghi nhận kế toán. Nếu chỉ kiểm tra hóa đơn tại thời điểm quyết toán, doanh nghiệp có thể không còn đủ điều kiện hoặc tài liệu để khắc phục thiếu sót.

Hệ sinh thái Công ty Luật TLK và TLK Global hướng đến việc phân định trách nhiệm và phối hợp kiểm tra các giao dịch cần thiết. Những vấn đề về hợp đồng và nghĩa vụ pháp lý được xem xét theo chuyên môn luật; dữ liệu kế toán và điều kiện thuế được đánh giá theo nghiệp vụ tương ứng.

Với định hướng “xử lý đúng ngay từ đầu”, trọng tâm là chủ động kiểm soát điều kiện được trừ trước khi doanh nghiệp thực hiện những khoản chi trọng yếu, góp phần hạn chế chi phí xử lý và tranh chấp về sau.

XII. CHI PHÍ DỊCH VỤ, NGHIỆP VỤ BỔ SUNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU

1. Những yếu tố quyết định chi phí dịch vụ rà soát chi phí được trừ

Chi phí thuê dịch vụ rà soát và kiểm soát khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN phụ thuộc vào quy mô hoạt động, số lượng chứng từ, loại giao dịch và tình trạng hồ sơ doanh nghiệp đã lập.

Đối với công ty mới thành lập có ít hóa đơn nhưng nhiều khoản chi trước hoạt động, công việc có thể tập trung vào hợp đồng do người sáng lập ký, chứng từ thanh toán và việc tiếp nhận tài sản, nghĩa vụ. Ngược lại, doanh nghiệp thương mại có nhiều giao dịch cần chú trọng kiểm soát hóa đơn, thời điểm nhận hàng và đối chiếu thanh toán.

Báo giá nên phân biệt rõ:

Rà soát thông thường: Kiểm tra hồ sơ, phân loại chi phí và xác định những khoản cần bổ sung chứng từ.
Rà soát chuyên sâu: Kiểm tra chi phí đặc thù, tài sản, thanh toán qua người lao động hoặc giao dịch phức tạp.
Xử lý sai sót: Điều chỉnh số liệu, khai bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ theo phạm vi hợp pháp.
Tư vấn pháp lý: Đánh giá hợp đồng, trách nhiệm thanh toán và xử lý tranh chấp khi có yêu cầu riêng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra công việc nào đã được bao gồm trong hợp đồng kế toán – thuế định kỳ để tránh thanh toán trùng cho cùng một nghiệp vụ.

2. Phương án tối ưu chi phí thuế TNDN bằng việc tổ chức chứng từ từ đầu

Tối ưu chi phí thuế phải dựa trên những khoản chi thực tế, đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật. Doanh nghiệp không nên tăng chi phí một cách hình thức, nhận hóa đơn cho giao dịch không có thật hoặc thay đổi nội dung hợp đồng nhằm giảm thu nhập chịu thuế.

Giải pháp phù hợp là xây dựng quy trình kiểm tra trước khi thanh toán. Với khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thuộc diện yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, bộ phận phụ trách phải kiểm tra phương thức thanh toán, hồ sơ giao dịch và các điều kiện đặc thù.

Đối với khoản mua sắm tài sản, cần xác định ngay tài sản được sử dụng trong hoạt động nào, thời điểm đưa vào sử dụng và phương pháp khấu hao, phân bổ. Việc xử lý đúng ngay từ đầu giúp tránh ghi nhận sai toàn bộ giá trị vào chi phí một kỳ.

Đối với tiền lương, thưởng và phúc lợi, doanh nghiệp cần tổ chức đầy đủ hồ sơ lao động, điều kiện hưởng, chứng từ chi trả và tài liệu nội bộ khi pháp luật yêu cầu.

3. Thiết lập bảng kiểm soát chi phí và đánh giá định kỳ trước quyết toán

Doanh nghiệp nên duy trì bảng theo dõi các khoản chi có nguy cơ bị loại, cập nhật tình trạng hóa đơn, chứng từ thanh toán, điều kiện nghiệm thu và phương pháp ghi nhận.

Việc kiểm tra cần ưu tiên những khoản chi phát sinh thường xuyên, có giá trị lớn hoặc dễ phát sinh tranh chấp. Đối với giao dịch chưa đủ căn cứ, doanh nghiệp phải xác định trách nhiệm bổ sung tài liệu và thời hạn hoàn thiện phù hợp.

Trước khi quyết toán TNDN, cần đối chiếu dữ liệu kế toán với những khoản điều chỉnh tăng, giảm thu nhập chịu thuế. Đồng thời, phải kiểm tra các khoản chi liên quan đến tài sản, công nợ và kết quả hoạt động của nhiều kỳ để tránh ghi nhận sai thời điểm.

Đối với công ty áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ, việc tổ chức sổ sách phải phù hợp chế độ được phép áp dụng; quy mô nhỏ không đồng nghĩa được miễn yêu cầu chứng minh khoản chi khi xác định thuế TNDN.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Báo cáo tài chính doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc không?

👉 ẢNH MINH HỌA 03 (H2 XII): ALT: TLK Global rà soát chi phí được trừ, hồ sơ quyết toán thuế TNDN và kiểm soát rủi ro chi phí cho công ty mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

XIII. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Công ty mới thành lập chưa có doanh thu có được tính chi phí được trừ không?

Có thể. Doanh nghiệp cần xác định khoản chi thực tế, mục đích kinh doanh và điều kiện chứng từ. Việc chưa phát sinh doanh thu không tự động làm mọi khoản chi trở thành không được trừ.

2. Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên có bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt không?

Đối với những khoản chi thuộc phạm vi yêu cầu của pháp luật thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Cần kiểm tra thêm các trường hợp đặc thù và quy định về thời điểm thanh toán.

3. Mua nhiều lần trong một ngày, mỗi lần dưới 05 triệu đồng, có được trả tiền mặt không?

Nếu mua từ cùng một người bán và tổng giá trị trong ngày từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ theo quy định.

4. Người sáng lập trả tiền thuê văn phòng trước khi thành lập công ty có được trừ chi phí không?

Có thể được xem xét nếu giao dịch và nghĩa vụ được doanh nghiệp tiếp nhận hợp pháp, có chứng từ phù hợp và đáp ứng điều kiện thuế. Không được mặc nhiên ghi nhận mọi khoản tiền cá nhân đã chi thành chi phí của công ty.

5. Công ty trả lương bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?

Phải xem xét giá trị từng lần thanh toán và các điều kiện áp dụng năm 2026. Đối với khoản tiền lương, tiền công thuộc diện yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải đáp ứng quy định tương ứng.

6. Hóa đơn hợp lệ có bảo đảm khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN không?

Không. Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cần chứng minh tính thực tế, mục đích kinh doanh, điều kiện thanh toán và những yêu cầu chuyên biệt đối với khoản chi.

7. Tiền mua máy tính, thiết bị văn phòng có được trừ toàn bộ trong năm đầu không?

Phụ thuộc bản chất tài sản, giá trị và điều kiện ghi nhận. Khoản chi có thể phải được tính vào nguyên giá tài sản và khấu hao hoặc phân bổ thay vì ghi nhận toàn bộ ngay trong kỳ mua.

8. Khoản chi không được trừ có phải xóa khỏi sổ kế toán không?

Không. Việc ghi nhận kế toán và xác định chi phí được trừ khi tính thuế là hai vấn đề khác nhau. Doanh nghiệp cần xử lý từng khoản theo đúng chế độ kế toán và pháp luật thuế.

9. Công ty đang được miễn thuế TNDN có cần kiểm tra chi phí được trừ không?

Có. Điều kiện ghi nhận chi phí vẫn ảnh hưởng đến việc xác định thu nhập tính thuế, số liệu báo cáo, kết quả kinh doanh và các kỳ tiếp theo. Chính sách miễn thuế không làm mất nghĩa vụ quản lý chứng từ.

10. Công ty Luật TLK và TLK Global hỗ trợ rà soát chi phí được trừ như thế nào?

Công ty Luật TLK tư vấn những vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán và trách nhiệm giao dịch. TLK Global hỗ trợ rà soát chứng từ, phân loại chi phí và kiểm soát nghiệp vụ thuế TNDN theo phạm vi dịch vụ phù hợp.

XIV. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cho công ty mới thành lập tại Việt Nam là công việc quan trọng trong quản trị tài chính và kiểm soát nghĩa vụ thuế ngay từ năm đầu hoạt động. Doanh nghiệp cần đánh giá khoản chi theo bản chất giao dịch, kiểm tra hóa đơn, chứng từ, phương thức thanh toán và thời điểm ghi nhận. Việc tổ chức hồ sơ đúng quy định giúp hạn chế nguy cơ chi phí bị loại, phát sinh nghĩa vụ thuế bổ sung hoặc gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan có thẩm quyền.

Công ty Luật TLK cung cấp giải pháp tư vấn pháp lý về doanh nghiệp, hợp đồng, giao dịch và kiểm soát rủi ro. Công ty TNHH Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global phối hợp hỗ trợ nghiệp vụ kế toán – thuế, kiểm tra điều kiện chi phí được trừ và tổ chức hồ sơ chứng từ theo phạm vi dịch vụ phù hợp. Với triết lý “xử lý đúng ngay từ đầu”, hệ sinh thái TLK hướng đến giải pháp đồng bộ Pháp lý – Tài chính – Kế toán – Thuế, giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, thực hiện đúng nghĩa vụ và xây dựng nền tảng hoạt động bền vững.

👉 CTA 03: Liên hệ luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, kiểm soát rủi ro hợp đồng và phối hợp TLK Global rà soát chứng từ cho công ty mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

CÔNG TY LUẬT TLK

🌐 Website: tlklawfirm.vn

📧 Email: info@tlklawfirm.vn

☎️ Tel: 0243.2011.747

📞 Hotline: 097.211.8764