Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 do Quốc hội thông qua ngày 14/6/2025;

2. Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội thông qua ngày 13/6/2019;

3. Các văn bản hướng dẫn thi hành khác có liên quan còn hiệu lực.

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là yếu tố quyết định trực tiếp đến số thuế doanh nghiệp phải nộp, đồng thời cũng là nội dung bị cơ quan thuế “soi” kỹ nhất trong các cuộc thanh tra. Xác định sai chi phí được trừ có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí, truy thu thuế và xử phạt trong nhiều năm.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần chi phí “có thật” và đã hạch toán kế toán thì đương nhiên được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên, luật thuế có hệ tiêu chí riêng, khác biệt đáng kể so với kế toán. Một khoản chi hợp lý về mặt kinh doanh chưa chắc đã hợp lệ về mặt thuế.

Rủi ro lớn nhất không nằm ở từng khoản chi riêng lẻ, mà ở việc doanh nghiệp áp dụng sai nguyên tắc xác định chi phí được trừ trong thời gian dài. Khi bị thanh tra, toàn bộ chi phí đã kê khai sẽ bị rà soát lại, dẫn đến truy thu và tiền chậm nộp rất lớn.

III. CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là những khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật thuế và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Điểm mấu chốt cần lưu ý là không phải mọi khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh đều được trừ. Pháp luật thuế đặt ra các điều kiện bắt buộc về mục đích sử dụng, chứng từ, phương thức thanh toán và tính hợp lệ của giao dịch.

👉 Xem thêm: Thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp: xác định đúng để tránh truy thu

Từ kinh nghiệm thực tiễn, Công ty Luật TLK nhận thấy rằng nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí không phải vì chi phí “không có thật”, mà vì không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý để được trừ theo luật thuế.

IV. NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ THEO PHÁP LUẬT THUẾ

Để một khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tuân thủ đồng thời các nguyên tắc pháp lý cốt lõi sau đây.

Thứ nhất, chi phí phải phát sinh thực tế và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh. Cơ quan thuế có quyền đánh giá mối liên hệ giữa khoản chi và hoạt động tạo doanh thu, không phụ thuộc hoàn toàn vào cách doanh nghiệp trình bày.

Thứ hai, chi phí phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến chi phí bị loại khi thanh tra thuế.

Thứ ba, chi phí phải đáp ứng đúng điều kiện thanh toán, đặc biệt với các khoản chi có giá trị lớn. Sai sót về phương thức thanh toán có thể khiến toàn bộ chi phí bị loại dù giao dịch là có thật.

👉 Xem thêm: Doanh nghiệp bị loại chi phí trong thanh tra thuế: nguyên nhân và cách xử lý

Ảnh 1: Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764/ 0969.760.195

V. CÁC NHÓM CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ KHI TÍNH THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP

Sau khi xác định nguyên tắc chung, doanh nghiệp cần nhận diện các nhóm chi phí không được trừ – đây là nội dung trọng tâm trong hầu hết các biên bản thanh tra thuế. Việc loại chi phí thường không diễn ra đơn lẻ mà theo chuỗi sai sót mang tính hệ thống.

1. Chi phí không đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ

Chi phí không có hóa đơn hợp pháp, hóa đơn sai thông tin, hóa đơn không phản ánh đúng bản chất giao dịch hoặc chứng từ không đầy đủ đều có nguy cơ bị loại. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp có giao dịch thật nhưng hồ sơ chứng minh yếu, dẫn đến chi phí không được chấp nhận.

👉 Xem thêm: Doanh nghiệp bị loại chi phí trong thanh tra thuế: nguyên nhân và cách xử lý

2. Chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Cơ quan thuế có quyền đánh giá mối liên hệ giữa khoản chi và hoạt động tạo doanh thu. Các khoản chi mang tính cá nhân, phúc lợi không đúng phạm vi, chi cho hoạt động không phục vụ sản xuất kinh doanh thường bị loại.

3. Chi phí không đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định

Với các khoản chi có giá trị lớn, việc thanh toán không đúng phương thức theo quy định pháp luật thuế là lỗi phổ biến nhưng rất nghiêm trọng. Trong nhiều trường hợp, chỉ vì sai phương thức thanh toán mà toàn bộ chi phí bị loại, kéo theo truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp.

👉 Xem thêm: Rủi ro thuế từ phương thức thanh toán không đúng quy định

VI. LỖI THƯỜNG GẶP KHI HẠCH TOÁN CHI PHÍ VÀ HỆ QUẢ PHÁP LÝ

Trong thực tiễn, sai sót về chi phí thường xuất phát từ tư duy kế toán thuần túy, trong khi pháp luật thuế lại có cách tiếp cận khác. Doanh nghiệp hay gặp các lỗi như: hạch toán chi phí theo thói quen cũ, không cập nhật quy định mới, hoặc sao chép cách làm của doanh nghiệp khác mà không đánh giá điều kiện áp dụng.

Hệ quả pháp lý không chỉ dừng lại ở việc bị loại chi phí trong một kỳ, mà có thể kéo dài nhiều năm nếu doanh nghiệp áp dụng sai nguyên tắc liên tục. Khi thanh tra, cơ quan thuế sẽ rà soát toàn bộ kỳ trước, cộng gộp số thuế bị truy thu và tiền chậm nộp.

👉 Xem thêm: Xử lý sau thanh tra thuế: chiến lược pháp lý giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Ảnh 2: Chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764/ 0969.760.195

VII. RỦI RO TRUY THU THUẾ KHI XÁC ĐỊNH SAI CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ

Việc xác định sai chi phí được trừ không chỉ làm tăng số thuế phải nộp tại thời điểm hiện tại mà còn tạo ra rủi ro truy thu tích lũy. Khi cơ quan thuế phát hiện sai phạm, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp, phạt vi phạm hành chính và tính tiền chậm nộp trên toàn bộ số thuế thiếu.

Từ kinh nghiệm xử lý thực tiễn, Công ty Luật TLK nhận thấy rằng doanh nghiệp chủ động rà soát và điều chỉnh trước khi có quyết định thanh tra thường giảm đáng kể mức truy thu và hạn chế rủi ro pháp lý kéo dài.

👉 Xem thêm: Rà soát thuế doanh nghiệp trước thanh tra: vì sao cần thực hiện sớm

VIII. KINH NGHIỆM THỰC TIỄN XỬ LÝ CHI PHÍ BỊ LOẠI SAU THANH TRA THUẾ

Từ kinh nghiệm trực tiếp hỗ trợ doanh nghiệp sau thanh tra, Công ty Luật TLK nhận thấy rủi ro lớn nhất không nằm ở từng khoản chi riêng lẻ, mà ở cách doanh nghiệp thiết kế và vận hành hệ thống chi phí. Nhiều doanh nghiệp có chi phí thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động kinh doanh, nhưng thiếu chuỗi hồ sơ chứng minh (hợp đồng – nghiệm thu – thanh toán – hóa đơn) nên bị loại chi phí hàng loạt.

Một sai lầm phổ biến khác là doanh nghiệp áp dụng cách hạch toán “quen tay” nhiều năm mà không cập nhật quy định thuế mới. Khi bị thanh tra, cơ quan thuế rà soát nhiều kỳ, dẫn đến truy thu lớn và tiền chậm nộp đáng kể. Doanh nghiệp chủ động rà soát và điều chỉnh trước thanh tra thường giảm mạnh mức truy thu và giữ được tính liên tục của chi phí hợp lệ.

👉 Xem thêm: Xử lý sau thanh tra thuế: chiến lược pháp lý giảm rủi ro cho doanh nghiệp

IX. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ RÀ SOÁT CHI PHÍ THUẾ CỦA CÔNG TY LUẬT TLK

Sử dụng dịch vụ chuyên sâu giúp doanh nghiệp chuyển từ bị động sang chủ động, cụ thể:

• Rà soát toàn diện hệ thống chi phí theo chuẩn pháp lý thuế;

• Nhận diện sớm rủi ro bị loại chi phí và truy thu;

• Chuẩn hóa hồ sơ để bảo vệ chi phí hợp lệ khi thanh tra;

• Đại diện làm việc với cơ quan thuế, bảo vệ quan điểm pháp lý.

X. QUY TRÌNH CÔNG TY LUẬT TLK HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP

Quy trình hỗ trợ được thiết kế theo hướng chuẩn hóa – phòng ngừa – xử lý triệt để:

1. Thu thập & phân tích hồ sơ: Hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán, sổ sách.

2. Phân loại chi phí: Được trừ – không được trừ – có rủi ro.

3. Đánh giá mức độ rủi ro: Theo từng nhóm chi phí và kỳ thuế.

4. Đề xuất phương án xử lý: Điều chỉnh tự nguyện, chuẩn hóa hồ sơ, chiến lược giải trình.

5. Đại diện làm việc với cơ quan thuế: Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

👉 Xem thêm: Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế – giải trình và xử lý truy thu

XI. CAM KẾT CỦA CÔNG TY LUẬT TLK

Công ty Luật TLK cam kết:

• Thời gian: Xử lý nhanh, đúng trọng tâm;

• Chi phí: Minh bạch, phù hợp quy mô doanh nghiệp;

• Bảo mật: Tuyệt đối thông tin tài chính – thuế;

• Hiệu quả: Hạn chế tối đa truy thu, tiền phạt và tranh chấp.

XII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Chi phí có hóa đơn hợp lệ thì chắc chắn được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Không. Ngoài hóa đơn hợp lệ, chi phí còn phải đáp ứng điều kiện liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và đúng phương thức thanh toán theo quy định pháp luật thuế.

2. Chi phí thực tế phát sinh nhưng thiếu hợp đồng có bị loại không?
Có thể bị loại. Trong nhiều trường hợp, cơ quan thuế yêu cầu hồ sơ chứng minh đầy đủ chuỗi giao dịch gồm hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và hóa đơn.

3. Chi phí thanh toán bằng tiền mặt có được trừ không?
Với nhiều khoản chi có giá trị lớn, thanh toán không đúng phương thức theo quy định sẽ khiến toàn bộ chi phí bị loại dù giao dịch là có thật.

4. Chi phí phúc lợi cho người lao động có được trừ không?
Chỉ được trừ trong phạm vi, mức và điều kiện pháp luật cho phép. Phần chi vượt hoặc không đúng đối tượng có nguy cơ bị loại khi thanh tra.

5. Chi phí liên quan đến cá nhân lãnh đạo doanh nghiệp có được trừ không?
Chỉ được trừ nếu chứng minh rõ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đầy đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ theo luật thuế.

6. Doanh nghiệp kê khai chi phí sai trong nhiều năm có bị truy thu không?
Có. Cơ quan thuế có thể truy thu nhiều kỳ nếu xác định doanh nghiệp áp dụng sai nguyên tắc chi phí được trừ một cách liên tục.

7. Có thể điều chỉnh chi phí được trừ trước khi bị thanh tra không?
Có. Doanh nghiệp được quyền điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi có quyết định thanh tra, qua đó giảm đáng kể rủi ro truy thu và xử phạt.

8. Khi nào chi phí của doanh nghiệp dễ bị “soi” nhất?
Khi có biến động lớn về chi phí, tỷ lệ chi phí bất thường, chi phí không tương xứng với doanh thu hoặc phát sinh nhiều khoản chi đặc thù.

9. Doanh nghiệp nhỏ có cần rà soát chi phí được trừ không?
Cần. Quy mô nhỏ không đồng nghĩa với rủi ro thấp; nhiều doanh nghiệp nhỏ bị truy thu do thiếu hệ thống hồ sơ và kiểm soát chi phí.

10. Khi nào nên nhờ luật sư thuế hỗ trợ rà soát chi phí?
Ngay khi doanh nghiệp có chi phí phức tạp, chuẩn bị quyết toán thuế hoặc trước – trong – sau quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global

XIII. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Nếu doanh nghiệp cần rà soát chi phí được trừ và không được trừ, xử lý rủi ro truy thu hoặc đại diện làm việc với cơ quan thuế, hãy kết nối với Công ty Luật TLK để được hỗ trợ kịp thời và hiệu quả.

CÔNG TY LUẬT TLK

🌐 Website: tlklawfirm.vn

📧 Email: info@tlklawfirm.vn

☎ Tel: 0243.2011.747

📞Hotline: 097.211.8764 / 0969.760.195