I. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, do Quốc hội ban hành ngày 26/11/2024, đã được sửa đổi, bổ sung;

2. Luật số 149/2025/QH15, do Quốc hội ban hành ngày 11/12/2025, sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng;

3. Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, do Chính phủ ban hành ngày 01/07/2025, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, đã được sửa đổi, bổ sung;

4. Nghị định số 144/2026/NĐ-CP, do Chính phủ ban hành ngày 05/05/2026, sửa đổi, bổ sung Nghị định số 181/2025/NĐ-CP.

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

1. Hóa đơn đầu vào hợp pháp chưa đủ để được khấu trừ thuế GTGT

Doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam thường phát sinh chi phí thuê văn phòng, mua sắm thiết bị, hàng hóa và dịch vụ trước khi có doanh thu. Tuy nhiên, việc nhận được hóa đơn GTGT không đồng nghĩa toàn bộ số thuế đầu vào được khấu trừ.

Quyền khấu trừ phải được đánh giá theo phương pháp tính thuế của doanh nghiệp, mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, tính hợp pháp của hóa đơn và điều kiện thanh toán. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp không được mặc nhiên khấu trừ thuế đầu vào như doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ.

Đặc biệt, hóa đơn đúng hình thức nhưng không phản ánh giao dịch thực tế vẫn có thể phát sinh rủi ro. Doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng, chứng từ giao nhận, thanh toán và dữ liệu kế toán trước khi kê khai.

2. Kiểm soát ngưỡng thanh toán 05 triệu đồng và giao dịch trả chậm

Theo Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ trường hợp đặc thù.

Nghị định số 144/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 20/06/2026, tiếp tục làm rõ điều kiện đối với giao dịch trả chậm, trả góp. Nếu chưa đến hạn thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp có thể được khấu trừ khi đáp ứng điều kiện; đến hạn mà không có chứng từ thanh toán phù hợp thì phải xử lý điều chỉnh theo quy định.

Vì vậy, quy trình kiểm soát không được dừng tại thời điểm nhận hóa đơn mà phải tiếp tục theo dõi nghĩa vụ thanh toán.

👉 CTA 01 (H2 II): Liên hệ luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn rủi ro hóa đơn đầu vào, điều kiện khấu trừ thuế GTGT và phối hợp TLK Global rà soát chứng từ cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

III. TỔNG QUAN DỊCH VỤ RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO VÀ KHẤU TRỪ THUẾ GTGT

1. Phạm vi kiểm tra hóa đơn đầu vào và chứng từ giao dịch

Dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào tập trung kiểm tra khả năng khấu trừ thuế GTGT theo từng giao dịch, khác với dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc kê khai thuế định kỳ.

Những nội dung trọng tâm gồm:

• Kiểm tra thông tin người bán, người mua và dữ liệu hóa đơn;
• Đối chiếu hợp đồng, hàng hóa, dịch vụ và chứng từ thực tế;
• Kiểm tra thuế suất, phương pháp tính thuế và mục đích sử dụng;
• Rà soát thanh toán, thời hạn thanh toán và các trường hợp đặc thù;
• Phân loại hóa đơn đủ điều kiện, có rủi ro hoặc cần xác minh thêm.

Kết quả cần thể hiện căn cứ của từng khoản thuế được khấu trừ, không chỉ là bảng tổng hợp giá trị hóa đơn.

2. Giá trị của việc kiểm tra trước khi kê khai thuế

Rà soát trước khi kê khai giúp doanh nghiệp phát hiện hóa đơn sai thông tin, thanh toán chưa đúng điều kiện hoặc giao dịch không đáp ứng yêu cầu khấu trừ.

Đối với doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu, việc chưa có thuế GTGT đầu ra không đồng nghĩa mọi khoản thuế đầu vào đều không được khấu trừ. Cần xem xét phương pháp tính thuế, mục đích sử dụng và điều kiện khấu trừ theo quy định.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Điều kiện khấu trừ VAT đầu vào mới nhất và giải pháp kiểm tra hồ sơ toàn diện từ TLK.

👉 ẢNH MINH HỌA 01 (H2 III): ALT: Dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào và khấu trừ thuế GTGT cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam – TLK Global – Hotline 097.211.8764.

IV. ĐIỀU KIỆN KHẤU TRỪ THUẾ GTGT ĐẦU VÀO CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP

1. Điều kiện về phương pháp tính thuế và mục đích sử dụng

Doanh nghiệp phải xác định mình thuộc diện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Tiếp theo, cần đánh giá hàng hóa, dịch vụ mua vào có phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT hay không.

Trường hợp hàng hóa, dịch vụ sử dụng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, doanh nghiệp phải xem xét việc hạch toán riêng hoặc phân bổ thuế đầu vào theo quy định.

2. Điều kiện hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng minh

Doanh nghiệp phải có hóa đơn GTGT hoặc chứng từ thay thế được pháp luật cho phép, đồng thời đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt khi áp dụng.

Đối với giao dịch mua nhiều lần từ cùng người bán trong một ngày, tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải kiểm tra yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt, dù từng lần mua có giá trị thấp hơn ngưỡng.

Những trường hợp người lao động thanh toán theo ủy quyền, bù trừ công nợ hoặc trả chậm phải được đánh giá theo điều kiện riêng. Không được mặc nhiên coi mọi khoản chuyển tiền qua cá nhân hoặc thanh toán bù trừ đều đủ điều kiện khấu trừ.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Đăng ký phương pháp tính thuế giá trị gia tăng mới nhất 2026.

V. HỒ SƠ, QUY TRÌNH VÀ THỜI HẠN RÀ SOÁT, KÊ KHAI KHẤU TRỪ THUẾ GTGT

1. Hồ sơ chứng minh điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Đối với doanh nghiệp trong nước mới thành lập tại Việt Nam, hồ sơ khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải chứng minh đồng thời tính hợp pháp của hóa đơn, bản chất giao dịch và điều kiện khấu trừ tương ứng. Việc chỉ lưu trữ hóa đơn điện tử mà không kiểm soát chứng từ giao nhận, thanh toán hoặc mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ có thể gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra.

Doanh nghiệp cần tổ chức các nhóm tài liệu sau:

• Hóa đơn, chứng từ thuế: Hóa đơn GTGT hợp pháp, dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu nếu phát sinh.
• Chứng cứ giao dịch: Hợp đồng, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu, bàn giao và chứng từ vận chuyển phù hợp.
• Chứng từ thanh toán: Sao kê, ủy nhiệm chi, tài liệu bù trừ công nợ hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định.
• Hồ sơ sử dụng: Tài liệu nhập kho, xuất dùng, quản lý tài sản và xác định hoạt động chịu thuế GTGT.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, các khoản mua sắm trước khi có doanh thu cần được kiểm tra kỹ về chủ thể mua hàng, thời điểm phát sinh và mục đích phục vụ kinh doanh. Không phải mọi khoản tiền người sáng lập đã chi đều tự động trở thành thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của doanh nghiệp.

2. Quy trình rà soát, thời điểm kê khai và theo dõi thanh toán

Quy trình kiểm soát nên bắt đầu ngay khi tiếp nhận hóa đơn, tiếp tục khi ghi nhận kế toán và kết thúc sau khi kiểm tra đủ điều kiện thanh toán. Doanh nghiệp cần xác minh thông tin hóa đơn, đối chiếu giao dịch, phân loại thuế được khấu trừ và xác định kỳ kê khai phù hợp.

Theo Luật Thuế GTGT hiện hành, thuế đầu vào phát sinh trong kỳ được kê khai, khấu trừ theo nguyên tắc luật định; trường hợp sai sót phải xác định ảnh hưởng đến số thuế phải nộp, số thuế được hoàn hoặc số thuế chuyển kỳ sau để lựa chọn kỳ khai bổ sung, điều chỉnh thích hợp.

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm hoặc trả góp từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn thanh toán theo hợp đồng. Khi đến hạn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phải điều chỉnh giảm khoản thuế đã khấu trừ tương ứng theo Nghị định số 144/2026/NĐ-CP. Nếu sau đó có chứng từ hợp lệ, việc khấu trừ lại được xem xét tại kỳ phát sinh chứng từ theo quy định.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Hóa đơn đầu vào không hợp lệ có được khấu trừ thuế không?

VI. HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO KHÔNG HỢP LỆ, BỊ TỪ CHỐI KHẤU TRỪ VÀ PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ

1. Phân biệt sai sót hóa đơn có thể điều chỉnh với giao dịch không đủ điều kiện khấu trừ

Không phải mọi hóa đơn có thông tin sai đều dẫn đến mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Doanh nghiệp cần xác định sai sót thuộc thông tin người mua, nội dung hàng hóa, thuế suất, giá trị giao dịch hay tình trạng pháp lý của hóa đơn.

Những sai sót về hình thức hoặc nội dung có thể được xử lý theo cơ chế hóa đơn điện tử khi đáp ứng điều kiện. Ngược lại, hóa đơn phản ánh giao dịch không có thật, chứng từ không hợp pháp hoặc hàng hóa không phục vụ hoạt động thuộc diện khấu trừ có thể làm phát sinh hậu quả pháp lý nghiêm trọng hơn.

Đối với hóa đơn do nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro phát hành, doanh nghiệp phải kiểm tra thời điểm giao dịch, tình trạng hoạt động của người bán và chứng cứ chứng minh hàng hóa, dịch vụ đã thực tế được cung cấp. Không nên kết luận hóa đơn không hợp lệ chỉ từ một dấu hiệu riêng lẻ mà chưa xem xét đầy đủ hồ sơ.

2. Phương án xử lý khi hóa đơn bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình

Khi nhận được thông báo yêu cầu giải trình hoặc phát hiện hóa đơn có rủi ro, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu điện tử với chứng từ giao dịch, xác định nguyên nhân và lựa chọn biện pháp phù hợp.

Tình huống	Phương án xử lý
Sai thông tin hóa đơn	Xác định thủ tục xử lý sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế khi áp dụng
Thiếu chứng từ giao nhận	Thu thập tài liệu chứng minh giao dịch thực tế
Thanh toán chưa đủ điều kiện	Kiểm tra hạn thanh toán và nghĩa vụ điều chỉnh thuế
Nghi vấn giao dịch không có thật	Xác minh bản chất, bảo toàn chứng cứ và đánh giá trách nhiệm

Doanh nghiệp không được lập chứng từ khống, thay đổi ngày thanh toán hoặc yêu cầu xuất hóa đơn cho giao dịch không có thật. Trường hợp đã kê khai sai, cần xác định điều kiện khai bổ sung và nghĩa vụ tài chính phát sinh.

👉 ẢNH MINH HỌA 02 (H2 VI): ALT: Luật sư Công ty Luật TLK và TLK Global rà soát hóa đơn đầu vào không hợp lệ, hồ sơ giải trình và quyền khấu trừ thuế GTGT cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam.

VII. SAI SÓT, RỦI RO PHÁP LÝ VÀ MỨC XỬ PHẠT

1. Những hành vi có nguy cơ làm mất quyền khấu trừ thuế GTGT

Rủi ro khấu trừ thuế GTGT không chỉ phát sinh từ hóa đơn sai thông tin mà còn liên quan đến phương pháp tính thuế, điều kiện thanh toán và việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ.

Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm soát các trường hợp: khấu trừ thuế của hoạt động không đủ điều kiện; kê khai hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế; không điều chỉnh thuế đối với khoản trả chậm đến hạn nhưng thiếu chứng từ thanh toán; hoặc xác định sai tỷ lệ phân bổ đầu vào dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế.

Đối với doanh nghiệp chưa có doanh thu, việc phát sinh số thuế đầu vào lớn không tự động chứng minh có vi phạm. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có hồ sơ xác định hoạt động kinh doanh dự kiến và việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ phù hợp quy định.

2. Phân định trách nhiệm truy thu, tiền chậm nộp và xử phạt

Khi khoản thuế đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ và xác định lại nghĩa vụ thuế. Nếu việc khai sai làm thiếu thuế hoặc tăng số thuế hoàn không đúng, hậu quả phải được đánh giá theo từng hành vi.

Không được đồng nhất sai sót có thể điều chỉnh với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc trốn thuế. Mức xử phạt phụ thuộc vào chứng cứ, yếu tố cấu thành vi phạm và văn bản pháp luật áp dụng tại thời điểm xử lý.

Doanh nghiệp nên chủ động xác định sai sót trước khi phát sinh hoạt động thanh tra, kiểm tra; đồng thời lưu giữ chứng cứ chứng minh giao dịch thực tế và quá trình khắc phục. Việc tự điều chỉnh không đương nhiên loại trừ toàn bộ nghĩa vụ tiền chậm nộp hoặc trách nhiệm hành chính.

👉 CTA 02 (H2 VII): Liên hệ luật sư Công ty Luật TLK để đánh giá rủi ro hóa đơn đầu vào, tư vấn bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT và phối hợp TLK Global xử lý chứng từ, hồ sơ giải trình cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

VIII. GIÁ TRỊ DỊCH VỤ RÀ SOÁT HÓA ĐƠN VÀ THUẾ GTGT CỦA TLK GLOBAL

1. Kiểm soát hóa đơn theo giao dịch thay vì chỉ kiểm tra hình thức

Dịch vụ rà soát cần tập trung vào mối liên hệ giữa hóa đơn, hợp đồng, hàng hóa, dịch vụ và dòng tiền thanh toán. Một hóa đơn đúng thông tin kỹ thuật chưa đủ để kết luận giao dịch đáp ứng toàn bộ điều kiện khấu trừ.

TLK Global định hướng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, phân loại hóa đơn theo tình trạng chứng từ, phương pháp tính thuế và mục đích sử dụng. Đối với khoản đầu vào chưa đủ điều kiện, cần xác định nguyên nhân và tài liệu cần bổ sung.

Kết quả rà soát giúp doanh nghiệp phân biệt hóa đơn có thể kê khai, hóa đơn cần tiếp tục theo dõi và trường hợp phải đánh giá phương án xử lý riêng.

2. Thiết lập cơ chế đối chiếu nhằm bảo vệ quyền khấu trừ lâu dài

Doanh nghiệp cần theo dõi hóa đơn đầu vào cùng thời hạn thanh toán, tình trạng hàng hóa và kết quả hạch toán. Đặc biệt, giao dịch trả chậm phải có cơ chế cảnh báo khi đến hạn thanh toán để kịp thời đánh giá nghĩa vụ điều chỉnh.

TLK Global phối hợp thực hiện nghiệp vụ kế toán – thuế theo phạm vi dịch vụ; Công ty Luật TLK tư vấn vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng, tranh chấp và trách nhiệm khi phát sinh rủi ro.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Rủi ro hóa đơn đầu vào không hợp lệ và cách kiểm soát mới nhất.

IX. QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ RÀ SOÁT VÀ KIỂM SOÁT KHẤU TRỪ THUẾ GTGT

1. Tiếp nhận hồ sơ và phân loại hóa đơn theo mức độ rủi ro

Quy trình bắt đầu bằng việc kiểm tra phương pháp tính thuế của doanh nghiệp, tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và đối chiếu hồ sơ giao dịch. Những hóa đơn có giá trị lớn, thanh toán qua bên thứ ba hoặc liên quan đến người bán có dấu hiệu rủi ro cần được ưu tiên rà soát.

Đơn vị cung cấp dịch vụ lập danh mục hóa đơn đủ điều kiện, hóa đơn cần bổ sung chứng từ và các khoản chưa có cơ sở kết luận. Phạm vi rà soát phải được thống nhất theo kỳ, số lượng hóa đơn và mức độ chuyên sâu.

2. Đề xuất xử lý, kiểm tra kết quả và bàn giao hồ sơ

Sau khi phân loại, TLK Global phối hợp rà soát chứng từ, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ hợp pháp và xác định những khoản thuế cần kê khai hoặc điều chỉnh theo điều kiện tương ứng.

Kết quả bàn giao cần bao gồm bảng tổng hợp hóa đơn đã kiểm tra, khoản thuế đầu vào được xác định, những hóa đơn tồn tại rủi ro và nghĩa vụ cần tiếp tục theo dõi. Trường hợp phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp hoặc yêu cầu giải trình, cần xác định riêng công việc pháp lý bổ sung.

Doanh nghiệp phải duy trì quyền tiếp cận dữ liệu hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ kê khai để bảo đảm khả năng đối chiếu trong những kỳ tiếp theo.

X. NĂNG LỰC TƯ VẤN VÀ KIỂM SOÁT TUÂN THỦ CỦA TLK

1. Đánh giá bản chất giao dịch và bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp trong nước mới thành lập tại Việt Nam, quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào không chỉ phụ thuộc vào sự tồn tại của hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp còn phải chứng minh hàng hóa, dịch vụ được mua bán thực tế, mục đích sử dụng phù hợp với hoạt động thuộc diện khấu trừ và các điều kiện thanh toán được đáp ứng.

Công ty Luật TLK tiếp cận vấn đề từ bản chất pháp lý của giao dịch, đặc biệt khi có sự khác biệt giữa nội dung hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và thực tế thực hiện. Một hóa đơn được lập đúng định dạng nhưng không có giao dịch thực tế không thể trở thành căn cứ khấu trừ hợp pháp chỉ vì đã được hệ thống điện tử tiếp nhận.

Ngược lại, khi nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro về thuế, doanh nghiệp mua hàng cần được đánh giá trên cơ sở chứng cứ cụ thể. Tình trạng pháp lý của người bán, thời điểm giao dịch, hồ sơ giao nhận và dòng tiền là những yếu tố phải được xem xét đồng thời. Không nên mặc nhiên kết luận mọi hóa đơn từng được một nhà cung cấp phát hành đều không đủ điều kiện khấu trừ chỉ từ một thông tin cảnh báo.

Đối với giao dịch có giá trị lớn, Công ty Luật TLK có thể phối hợp đánh giá quyền, nghĩa vụ của các bên theo hợp đồng, trách nhiệm cung cấp chứng từ và phương án xử lý khi hóa đơn không thống nhất với giao dịch. Việc tư vấn nhằm bảo đảm doanh nghiệp có căn cứ pháp lý và chứng cứ phù hợp trước khi thực hiện điều chỉnh hồ sơ thuế.

2. Kiểm soát rủi ro thanh toán, hóa đơn bất hợp pháp và trách nhiệm giải trình

Một trong những vấn đề cần kiểm soát chặt chẽ là điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 05 triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp pháp luật quy định khác. Doanh nghiệp phải kiểm tra đồng thời giá trị giao dịch, chủ thể thanh toán, thời điểm thanh toán và chứng từ chứng minh.

Đối với giao dịch trả chậm hoặc trả góp, Nghị định số 144/2026/NĐ-CP đã quy định rõ cơ chế khấu trừ trong thời gian chưa đến hạn thanh toán, nghĩa vụ điều chỉnh khi đến hạn nhưng thiếu chứng từ phù hợp và điều kiện khấu trừ lại khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp cần quản lý các thời hạn này bằng dữ liệu công nợ thay vì chỉ kiểm tra hóa đơn tại thời điểm kê khai lần đầu. Trường hợp hợp đồng được sửa đổi thời hạn thanh toán, phải đánh giá tính hợp pháp của thỏa thuận và thời điểm phát sinh nghĩa vụ tương ứng.

Khi bị yêu cầu giải trình hoặc có nguy cơ bị loại thuế đầu vào, cần xác định cụ thể hóa đơn, kỳ kê khai, nguyên nhân và chứng cứ liên quan. Luật sư tập trung hỗ trợ đánh giá quyền lợi, nghĩa vụ và căn cứ pháp lý; TLK Global phối hợp kiểm tra số liệu, chứng từ và nghiệp vụ thuế theo phạm vi dịch vụ phù hợp.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Soát hóa đơn đầu vào tránh hóa đơn “đỏ” – Kiểm tra rủi ro thuế TLK.

XI. HỆ SINH THÁI DỊCH VỤ CÔNG TY LUẬT TLK VÀ TLK GLOBAL

1. Công ty Luật TLK – Tư vấn pháp lý về hóa đơn, hợp đồng và giao dịch có rủi ro

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, công tác kiểm soát hóa đơn đầu vào phải được thực hiện từ khi lựa chọn đối tác và ký kết hợp đồng. Một giao dịch thiếu quy định rõ về nghiệm thu, bàn giao hoặc phương thức thanh toán có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi chứng minh tính thực tế và điều kiện khấu trừ thuế.

Công ty Luật TLK cung cấp giải pháp tư vấn về hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán, trách nhiệm giao nhận và những vấn đề pháp lý phát sinh khi thực hiện giao dịch. Đối với các hợp đồng mua hàng, thuê tài sản hoặc cung cấp dịch vụ, việc xác định điều kiện nghiệm thu và trách nhiệm lập hóa đơn có ý nghĩa quan trọng đối với hồ sơ kế toán – thuế.

Khi phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phân biệt việc yêu cầu sửa hóa đơn với quyền yêu cầu thực hiện hợp đồng, hoàn trả tiền hoặc bồi thường thiệt hại khi có căn cứ. Thủ tục xử lý hóa đơn không tự động giải quyết những nghĩa vụ dân sự, thương mại còn tranh chấp.

2. TLK Global – Rà soát dữ liệu đầu vào và kiểm soát khấu trừ thuế định kỳ

Công ty TNHH Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global định hướng hỗ trợ doanh nghiệp trong nước tổ chức nghiệp vụ kế toán – thuế, kiểm tra hóa đơn và đối chiếu chứng từ theo phạm vi dịch vụ phù hợp.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc rà soát cần chú trọng những hóa đơn mua sắm tài sản, thuê địa điểm, hàng hóa và dịch vụ phát sinh trước khi doanh nghiệp có doanh thu. Các khoản thuế đầu vào phải được phân loại theo phương pháp tính thuế, mục đích sử dụng và điều kiện khấu trừ.

Một hệ thống kiểm soát phù hợp cần theo dõi hóa đơn đã nhận, hóa đơn chờ xử lý, công nợ đến hạn và những giao dịch chưa đủ chứng từ. Kết quả rà soát phải cho phép doanh nghiệp xác định rõ khoản thuế đã kê khai, khoản cần điều chỉnh và những vấn đề phải tiếp tục xác minh.

3. Phối hợp pháp lý – tài chính – kế toán – thuế trong quản trị hóa đơn đầu vào

Khi một hóa đơn có rủi ro, vấn đề có thể bắt nguồn từ hợp đồng, việc giao hàng, thanh toán hoặc thao tác lập hóa đơn. Nếu chỉ xử lý phần kỹ thuật mà không đánh giá giao dịch gốc, doanh nghiệp có nguy cơ tiếp tục phát sinh sai sót.

Hệ sinh thái TLK hướng đến cơ chế phối hợp giữa chuyên môn pháp lý và nghiệp vụ kế toán – thuế. Công ty Luật TLK tập trung vào quan hệ hợp đồng, trách nhiệm và giải pháp pháp lý; TLK Global hỗ trợ kiểm tra chứng từ, dữ liệu kê khai và việc tuân thủ điều kiện khấu trừ.

Với định hướng “xử lý đúng ngay từ đầu”, doanh nghiệp được khuyến nghị xây dựng quy trình phê duyệt giao dịch, kiểm tra chứng từ trước thanh toán và đối chiếu dữ liệu trước kỳ kê khai. Cách tiếp cận này giúp hạn chế tình trạng chỉ phát hiện rủi ro khi đã quyết toán hoặc nhận yêu cầu giải trình.

XII. CHI PHÍ DỊCH VỤ, NGHIỆP VỤ BỔ SUNG VÀ GIẢI PHÁP TỐI ƯU

1. Những yếu tố quyết định chi phí dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào

Chi phí dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào và kiểm soát khấu trừ thuế GTGT phụ thuộc vào số lượng hóa đơn, tính chất giao dịch, tình trạng chứng từ và phạm vi công việc cần thực hiện. Không nên xác định giá dịch vụ chỉ theo số hóa đơn khi hồ sơ có thể chứa những giao dịch giá trị lớn hoặc nhiều dấu hiệu rủi ro.

Đối với doanh nghiệp thương mại, trọng tâm thường là đối chiếu hóa đơn, nhập kho, thanh toán và doanh thu bán hàng. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, cần tập trung vào hợp đồng, kết quả thực hiện, nghiệm thu và mục đích sử dụng. Những doanh nghiệp có hoạt động đồng thời chịu thuế và không chịu thuế GTGT còn phải kiểm tra việc hạch toán riêng hoặc phân bổ thuế đầu vào.

Các hạng mục cần được xác định trong báo giá gồm:

• Rà soát cơ bản: Kiểm tra thông tin hóa đơn, đối chiếu danh sách và phân loại điều kiện khấu trừ.
• Rà soát chuyên sâu: Đánh giá giao dịch, thanh toán, chứng từ và tình trạng pháp lý của nhà cung cấp.
• Xử lý sai sót: Hỗ trợ xác định phương án điều chỉnh, khai bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ khi đủ điều kiện.
• Tư vấn pháp lý: Đánh giá trách nhiệm hợp đồng, tranh chấp chứng từ và biện pháp bảo vệ quyền lợi theo thỏa thuận riêng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra công việc rà soát hóa đơn nào đã được bao gồm trong hợp đồng kế toán – thuế định kỳ. Những nghiệp vụ chuyên sâu ngoài phạm vi hợp đồng phải được thống nhất trước khi thực hiện để hạn chế chi phí phát sinh không dự kiến.

2. Tối ưu điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ thời điểm lựa chọn nhà cung cấp

Giải pháp tối ưu không phải tìm cách kê khai khấu trừ toàn bộ hóa đơn nhận được, mà là tổ chức giao dịch ngay từ đầu để đáp ứng các điều kiện hợp pháp.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin nhà cung cấp, nội dung hàng hóa, dịch vụ, phương thức thanh toán và trách nhiệm xuất hóa đơn. Khi nhận hàng hoặc nghiệm thu dịch vụ, phải lưu giữ tài liệu chứng minh giao dịch thực tế. Trước khi thanh toán, cần kiểm tra giá trị, thời hạn và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu, cần xác định rõ việc sử dụng tài sản, hàng hóa và dịch vụ cho hoạt động dự kiến. Nếu có hoạt động chịu thuế và không chịu thuế đồng thời, phải thiết lập cơ chế theo dõi riêng hoặc phân bổ phù hợp, không mặc nhiên khấu trừ toàn bộ thuế đầu vào.

Việc tổ chức chứng từ theo từng giao dịch giúp doanh nghiệp chủ động khi có yêu cầu giải trình, đồng thời hạn chế những khoản thuế phải điều chỉnh do thiếu tài liệu hoặc không đáp ứng phương thức thanh toán.

3. Xây dựng bảng kiểm soát hóa đơn và bàn giao dữ liệu phục vụ quyết toán

Doanh nghiệp nên duy trì bảng theo dõi hóa đơn đầu vào gồm thông tin nhà cung cấp, ngày lập hóa đơn, giá trị thanh toán, số thuế GTGT, thời hạn thanh toán và trạng thái hồ sơ. Các hóa đơn có dấu hiệu rủi ro cần được phân loại để kiểm tra bổ sung trước khi kê khai.

Đối với giao dịch trả chậm, nên có cơ chế theo dõi thời điểm đến hạn, chứng từ thanh toán thực tế và nghĩa vụ điều chỉnh khi không đáp ứng điều kiện. Không nên chỉ dựa vào kết quả kê khai ở kỳ đầu tiên mà bỏ qua diễn biến thanh toán về sau.

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi kế toán hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ, cần bàn giao danh mục hóa đơn đã kê khai, công nợ chưa thanh toán, hồ sơ đang xử lý và các khoản thuế còn phải theo dõi. Việc bàn giao đầy đủ giúp tránh trùng kê khai hoặc bỏ sót nghĩa vụ điều chỉnh giữa các kỳ.

Định kỳ trước khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế, doanh nghiệp nên đối chiếu số thuế GTGT đầu vào trên sổ kế toán với hồ sơ kê khai, dữ liệu hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán. Những chênh lệch phải được xác định nguyên nhân, không tự điều chỉnh số liệu chỉ nhằm làm cho báo cáo khớp nhau.

👉 INTERNAL LINK: Tham khảo thêm: Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho công ty mới thành lập (MỚI NHẤT).

👉 ẢNH MINH HỌA 03 (H2 XII): ALT: TLK Global kiểm soát hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán và điều kiện khấu trừ thuế GTGT cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

XIII. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Có thể được khấu trừ khi áp dụng phương pháp khấu trừ và đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ, mục đích sử dụng và thanh toán theo quy định. Chưa có doanh thu không tự động làm mất quyền khấu trừ.

2. Hóa đơn đầu vào từ 05 triệu đồng trở lên có bắt buộc thanh toán qua ngân hàng không?

Doanh nghiệp phải đáp ứng yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp được áp dụng ngoại lệ. Không phải mọi phương thức thanh toán đều được chấp nhận; cần kiểm tra điều kiện cụ thể.

3. Mua hàng trả chậm chưa đến hạn thanh toán có được khấu trừ thuế không?

Có thể được khấu trừ khi đáp ứng điều kiện về hợp đồng, hóa đơn và thời hạn thanh toán. Nếu đến hạn mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh theo quy định.

4. Đã điều chỉnh giảm thuế vì thiếu chứng từ thanh toán, sau đó chuyển khoản có được khấu trừ lại không?

Theo Nghị định số 144/2026/NĐ-CP, nếu sau điều chỉnh doanh nghiệp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ thì được kê khai, khấu trừ lại phần thuế tương ứng vào kỳ có chứng từ thanh toán đó.

5. Hóa đơn đầu vào có sai tên hoặc địa chỉ người mua có bị loại khấu trừ không?

Không phải mọi trường hợp sai tên hoặc địa chỉ đều dẫn đến bị loại. Cần kiểm tra loại sai sót, thông tin mã số thuế, tình trạng hóa đơn và thủ tục xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử.

6. Doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp bị cảnh báo rủi ro thuế có được khấu trừ không?

Phải đánh giá hồ sơ và tình trạng giao dịch cụ thể. Cảnh báo về nhà cung cấp là yếu tố cần xác minh, không thể thay thế việc kiểm tra chứng cứ giao dịch, hóa đơn và điều kiện khấu trừ.

7. Hóa đơn phục vụ đồng thời hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT được xử lý thế nào?

Doanh nghiệp phải xem xét khả năng hạch toán riêng thuế đầu vào. Nếu không hạch toán riêng được, việc xác định số thuế được khấu trừ thực hiện theo cơ chế phân bổ và các quy định áp dụng.

8. Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót có được kê khai bổ sung không?

Có thể xử lý theo cơ chế khai bổ sung hoặc điều chỉnh nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật. Cần xác định kỳ phát sinh, tình trạng hồ sơ và ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hoặc chuyển kỳ sau.

9. Chi phí rà soát hóa đơn đầu vào có nằm trong dịch vụ kế toán – thuế trọn gói không?

Phụ thuộc phạm vi hợp đồng. Kiểm tra hóa đơn thông thường có thể thuộc dịch vụ định kỳ, trong khi rà soát chuyên sâu, xử lý hồ sơ rủi ro hoặc hỗ trợ giải trình có thể được thỏa thuận riêng.

10. Công ty Luật TLK và TLK Global hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ quyền khấu trừ thuế như thế nào?

TLK Global hỗ trợ rà soát dữ liệu hóa đơn, chứng từ và điều kiện khấu trừ theo phạm vi dịch vụ. Công ty Luật TLK tư vấn các vấn đề hợp đồng, trách nhiệm pháp lý và biện pháp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.

XIV. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Rà soát hóa đơn đầu vào và kiểm soát điều kiện khấu trừ thuế GTGT cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam là công việc quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi thuế hợp pháp, hạn chế sai sót kê khai và xây dựng hệ thống chứng từ minh bạch ngay từ năm đầu hoạt động. Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời tính hợp pháp của hóa đơn, giao dịch thực tế, mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ và điều kiện thanh toán; không nên chỉ dựa vào dữ liệu hóa đơn điện tử để quyết định khấu trừ.

Công ty Luật TLK cung cấp giải pháp tư vấn pháp lý về doanh nghiệp, hợp đồng, giao dịch và kiểm soát rủi ro. Công ty TNHH Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global phối hợp hỗ trợ nghiệp vụ kế toán – thuế, rà soát hóa đơn đầu vào và tổ chức hồ sơ chứng từ theo phạm vi dịch vụ phù hợp. Với triết lý “xử lý đúng ngay từ đầu”, hệ sinh thái TLK hướng đến giải pháp đồng bộ Pháp lý – Tài chính – Kế toán – Thuế, giúp doanh nghiệp chủ động tuân thủ, giảm nguy cơ bị loại khấu trừ và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.

👉 CTA 03: Liên hệ luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn điều kiện khấu trừ thuế GTGT, kiểm soát rủi ro hóa đơn đầu vào và phối hợp TLK Global rà soát chứng từ, bảo vệ quyền lợi thuế hợp pháp cho doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam – Hotline 097.211.8764.

CÔNG TY LUẬT TLK

🌐 Website: tlklawfirm.vn

📧 Email: info@tlklawfirm.vn

☎️ Tel: 0243.2011.747

📞 Hotline: 097.211.8764