QUY ĐỊNH VỀ VIỆC KÝ TÊN ĐÓNG DẤU VĂN BẢN

QUY ĐỊNH VỀ VIỆC KÝ TÊN ĐÓNG DẤU VĂN BẢN

CÂU HỎI:

Thưa Công ty Luật TNHH TLK, hiện nay có quy định nào về người ký tên và đóng dấu trên văn bản tại nội bộ công ty, đối với văn bản gửi cơ quan nhà nước và đối với văn bản gửi đối tác hay không? Mong Luật sư tư vấn cho Chúng tôi biết về vấn đề này. Chúng tôi xin cảm ơn.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

1. Quy định pháp luật về tăng cường tiết kiệm điện

2. Quy định về tăng cường tiết kiệm giai đoạn 2020 - 2025

3. Quy định về đối tượng phải thực hiện quan trắc nước thải tự động

Cảm ơn Quý Khách hàng đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Công ty Luật TNHH TLK, trên cơ sở quy định pháp luật và thực tiễn giải quyết, chúng tôi xin gửi tới Quý Khách hàng nội dung tư vấn như sau:

CƠ SỞ PHÁP LÝ

1. Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 quy định về công tác văn thư;

2. Các văn bản pháp luật hướng dẫn khác có liên quan.

NỘI DUNG TƯ VẤN:

Văn bản mà Quý Công ty gửi cơ quan nhà nước, gửi đối tác hay lưu nội bộ có thể gọi chung là “Văn bản hành chính”.

Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 quy định về công tác văn thư có nội dung hướng dẫn về việc trình bày thể thức văn bản. Theo đó, việc ký tên và đóng dấu văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể như sau:

    1. Quy định về việc ký tên trong văn bản:

Căn cứ Điều 13 Nghị định Số: 30/2020/NĐ-CP quy định về thẩm quyền ký văn bản như sau:

“1.Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

    Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

(…)

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai (…)”

Tham chiếu quy định thấy rằng, người đại diện theo pháp luật là người có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Công ty phát hành hoặc có thể ủy quyền cho cấp phó hoặc người trong cùng tổ chức ký thay. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký, người đứng đầu Công ty phải chịu trách nhiệm đối với văn bản do tổ chức của mình phát hành. Bên cạnh đó, đối với bút ký phải dùng bút có mực màu xanh.

     2. Quy định về việc đóng dấu văn bản:

Căn cứ Khoản 1 Điều 13 Nghị định Số: 30/2020/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu văn bản như sau:

“1.Sử dụng con dấu:

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”.

Tham chiếu quy định pháp luật được viện dẫn hiểu rằng, con dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và mực dấu phải là màu đỏ. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Kính thưa Quý khách hàng, với tư cách là đơn vị cung cấp dịch vụ, chúng tôi luôn thấu hiểu và sẵn sàng đồng hành giải quyết những nhu cầu cũng như những khó khăn mà Quý Khách hàng đang gặp phải. Bởi vậy, trong suốt quá trình hoạt động của mình, chúng tôi xác định giá dịch vụ cạnh tranh, chất lượng công việc và sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu quan trọng nhất. Điều đó không chỉ được thể hiện cụ thể thông qua quy trình xử lý chuyên nghiệp, chất lượng công việc mà còn thể hiện ở những cam kết và ưu đãi mà chúng tôi dành tặng Quý Khách hàng.

CÔNG VIỆC LUẬT TLK THỰC HIỆN:

1. Tư vấn cho Quý khách hàng tất cả các vấn đề pháp lý liên quan tới đời sống xã hội, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài;

2. Cung cấp tới Quý Khách hàng, đại diện thực hiện tất cả các dịch vụ pháp lý liên quan tới đời sống xã hội, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài.

CHÍNH SÁCH ƯU ĐÃI:

1. Hỗ trợ cho Quý khách hàng trong việc kết nối – xúc tiến thương mại trong quá trình hoạt động.

2. Chiết khấu 12% phí dịch vụ khi quý khách hàng sử dụng dịch vụ lần thứ 2.

3. Chăm sóc tư vấn pháp lý miễn phí về pháp luật doanh nghiệp trong một năm (nếu Quý khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp).

4. Chăm sóc, tư vấn pháp lý miễn phí về pháp luật thuế - kế toán cho doanh nghiệp trong vòng một năm (nếu Quý khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp).

5. Cung cấp hệ thống quản trị nội bộ doanh nghiệp (nếu Quý khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp).