Đăng ký thang bảng lương cho doanh nghiệp – Quy định mới nhất 2025 Công ty Luật TLK

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, ban hành ngày 20/11/2019
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 14/12/2020
Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, ban hành ngày 17/01/2022
Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH, ban hành ngày 12/11/2020

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Nội dung cốt lõi	Quy định áp dụng
Doanh nghiệp có phải xây dựng thang bảng lương không?	Có – nếu sử dụng người lao động theo hợp đồng
Có phải nộp/đăng ký với cơ quan nhà nước không?	Không nộp, nhưng bắt buộc xây dựng – công bố – lưu hồ sơ
Căn cứ pháp lý chính	Bộ luật Lao động 2019
Không thực hiện thì sao?	Bị xử phạt, truy thu, rủi ro tranh chấp
Giải pháp an toàn	Xây dựng đúng ngay từ đầu theo tư vấn pháp lý

Ảnh 1: Đăng ký thang bảng lương cho doanh nghiệp theo quy định mới nhất – Công ty Luật TLK tư vấn – Hotline 097.211.8764

III. VÌ SAO THANG BẢNG LƯƠNG LÀ “ĐIỂM THANH TRA BẮT BUỘC”?

Trong thực tiễn thanh tra lao động, thang bảng lương luôn là một trong những nội dung đầu tiên bị kiểm tra, bởi đây là căn cứ trực tiếp để xác định:

Mức trả lương cho người lao động;
Mức đóng bảo hiểm xã hội;
Tính hợp pháp của hợp đồng lao động;
Nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với Nhà nước.

Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần trả lương “đủ cao” là an toàn. Tuy nhiên, trả lương đúng nhưng không có thang bảng lương hợp lệ vẫn bị coi là vi phạm pháp luật lao động. Đây chính là nguyên nhân khiến không ít doanh nghiệp bị xử phạt dù không có ý định trốn tránh nghĩa vụ.

IV. THANG BẢNG LƯƠNG LÀ GÌ? HIỂU ĐÚNG ĐỂ KHÔNG LÀM SAI

Thang bảng lương là hệ thống mức lương do doanh nghiệp xây dựng, thể hiện:

Các nhóm chức danh, vị trí việc làm;
Số bậc lương của từng chức danh;
Khoảng cách giữa các bậc lương;
Mức lương thấp nhất – cao nhất tương ứng.

Thang bảng lương không phải bảng lương chi trả hàng tháng, mà là khung pháp lý nội bộ làm căn cứ cho:

Ký kết hợp đồng lao động;
Xây dựng quy chế trả lương, thưởng;
Đóng bảo hiểm xã hội;
Giải trình khi thanh tra, kiểm tra.

V. DOANH NGHIỆP NÀO BẮT BUỘC PHẢI XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG?

Theo Bộ luật Lao động 2019, mọi doanh nghiệp có sử dụng người lao động theo hợp đồng lao động đều phải xây dựng thang bảng lương, không phụ thuộc vào:

Số lượng lao động (01 người vẫn phải làm);
Quy mô doanh nghiệp;
Doanh thu;
Loại hình doanh nghiệp;
Doanh nghiệp Việt Nam hay doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Không có bất kỳ quy định nào cho phép doanh nghiệp “được miễn” nghĩa vụ này vì lý do nhỏ, mới thành lập hoặc chưa có lãi.

VI. CHECKLIST NGHĨA VỤ THANG BẢNG LƯƠNG

Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đủ các nghĩa vụ sau:

☐ Xây dựng thang bảng lương đúng quy định pháp luật
☐ Bảo đảm mức lương thấp nhất ≥ lương tối thiểu vùng
☐ Phân nhóm chức danh, vị trí việc làm rõ ràng
☐ Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có)
☐ Ban hành quyết định áp dụng thang bảng lương
☐ Công bố công khai tại nơi làm việc
☐ Lưu hồ sơ để xuất trình khi thanh tra

Ảnh 2: Checklist nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VII. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG ĐÚNG LUẬT – KHÔNG BỊ “BẮT LỖI” KHI THANH TRA

Sau khi đã xác định doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương, vấn đề cốt lõi tiếp theo là xây dựng như thế nào để đúng luật, đúng thực tế vận hành và an toàn tuyệt đối khi bị kiểm tra. Dưới đây là các nguyên tắc bắt buộc phải tuân thủ, nếu thiếu hoặc làm sai đều có thể trở thành căn cứ xử phạt.

1. Nguyên tắc về mức lương thấp nhất trong thang bảng lương

Theo Bộ luật Lao động 2019, mức lương thấp nhất của công việc giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố tại thời điểm áp dụng.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

Lương tối thiểu vùng là mức sàn pháp lý, không phải mức khuyến nghị;
Không được tách nhỏ lương cơ bản thành phụ cấp để làm giảm mức đóng bảo hiểm xã hội;
Mức lương trong thang bảng lương là căn cứ pháp lý trực tiếp để cơ quan chức năng kiểm tra nghĩa vụ bảo hiểm.

Việc xây dựng mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng dù chỉ một thời gian ngắn vẫn có thể dẫn tới truy thu, xử phạt và phát sinh tranh chấp.

Ảnh 3: Mức lương tối thiểu vùng và bậc lương thấp nhất trong thang bảng lương doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

2. Nguyên tắc phân nhóm chức danh, vị trí việc làm

Một lỗi rất thường gặp khiến thang bảng lương bị đánh giá là hình thức là doanh nghiệp xây dựng thang lương chung cho toàn bộ lao động, không phân biệt tính chất công việc.

Theo đúng tinh thần pháp luật lao động, doanh nghiệp cần:

Phân nhóm chức danh theo tính chất công việc: lao động giản đơn, lao động kỹ thuật, lao động quản lý;
Mỗi nhóm phải có bậc lương riêng, phản ánh trình độ, kỹ năng, trách nhiệm;
Bảo đảm sự tương quan hợp lý giữa các nhóm chức danh.

Việc phân nhóm rõ ràng không chỉ phục vụ thanh tra, mà còn giúp doanh nghiệp:

Dễ ký hợp đồng lao động;
Dễ điều chỉnh lương;
Giảm rủi ro khi xảy ra tranh chấp tiền lương.

3. Nguyên tắc về khoảng cách giữa các bậc lương

Pháp luật không ấn định cứng tỷ lệ chênh lệch giữa các bậc lương, nhưng yêu cầu khoảng cách phải có ý nghĩa khuyến khích người lao động nâng cao trình độ, kỹ năng.

Trong thực tiễn triển khai an toàn, doanh nghiệp nên:

Thiết kế khoảng cách giữa các bậc lương tối thiểu từ 5% đến 7%;
Với nhóm quản lý, có thể thiết kế khoảng cách cao hơn để phản ánh trách nhiệm.

Khoảng cách bậc lương quá thấp hoặc không hợp lý rất dễ bị cơ quan quản lý đánh giá là xây dựng thang bảng lương mang tính đối phó.

4. Nguyên tắc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Một yêu cầu pháp lý bắt buộc nhưng hay bị bỏ quên là việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).

Doanh nghiệp cần thực hiện:

Tổ chức họp hoặc lấy ý kiến tập thể người lao động;
Lập biên bản tham khảo ý kiến;
Lưu hồ sơ cùng với thang bảng lương.

Việc không có biên bản tham vấn là một trong những lỗi thường xuyên bị ghi nhận khi thanh tra lao động.

VIII. QUY TRÌNH XÂY DỰNG – BAN HÀNH – CÔNG BỐ THANG BẢNG LƯƠNG

Từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, cơ chế quản lý thang bảng lương chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, nhưng điều này không đồng nghĩa doanh nghiệp được làm sơ sài.

Doanh nghiệp cần thực hiện đúng – đủ – theo trình tự sau:

Xây dựng thang bảng lương theo nguyên tắc pháp luật;
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động;
Ban hành quyết định áp dụng thang bảng lương;
Công bố công khai tại nơi làm việc;
Lưu hồ sơ để xuất trình khi thanh tra, kiểm tra.

Việc bỏ sót bất kỳ bước nào trong quy trình trên đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý.

IX. NHỮNG SAI SÓT PHỔ BIẾN KHIẾN DOANH NGHIỆP BỊ XỬ PHẠT

Qua thực tiễn tư vấn và làm việc với cơ quan thanh tra lao động, các sai sót phổ biến nhất gồm:

Không xây dựng thang bảng lương;
Xây dựng nhưng không công bố;
Mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng;
Không có biên bản tham khảo ý kiến người lao động;
Thang bảng lương không phù hợp với hợp đồng lao động đã ký.

Những sai sót này là căn cứ trực tiếp để xử phạt, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có cố ý hay không.

X. MỨC XỬ PHẠT KHI DOANH NGHIỆP VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ THANG BẢNG LƯƠNG

Việc không xây dựng hoặc xây dựng sai thang bảng lương không còn là lỗi “hành chính nhỏ”, mà là căn cứ để cơ quan chức năng xử phạt, truy thu và đánh giá toàn bộ hệ thống lao động của doanh nghiệp.

Theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022, các hành vi vi phạm phổ biến và hệ quả pháp lý bao gồm:

Không xây dựng thang bảng lương theo quy định;
Không công bố công khai thang bảng lương tại nơi làm việc;
Xây dựng thang bảng lương có mức thấp hơn lương tối thiểu vùng;
Không có hồ sơ, biên bản tham khảo ý kiến người lao động.

Các hành vi trên có thể dẫn tới:

Bị xử phạt hành chính theo từng mức vi phạm;
Buộc khắc phục hậu quả;
Truy thu tiền lương, truy thu bảo hiểm xã hội;
Phát sinh tranh chấp lao động cá nhân hoặc tập thể.

XI. HỒ SƠ DOANH NGHIỆP PHẢI CHUẨN BỊ KHI THANH TRA, KIỂM TRA

Để chủ động và an toàn pháp lý, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ thang bảng lương, bao gồm:

Thang bảng lương đã ban hành;
Quyết định áp dụng thang bảng lương;
Biên bản tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động hoặc tập thể người lao động;
Tài liệu chứng minh việc công bố công khai thang bảng lương;
Hợp đồng lao động, quy chế trả lương liên quan.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ để “đối phó thanh tra”, mà còn là cơ sở pháp lý bảo vệ doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp.

XII. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Trong thực tế, Công ty Luật TLK đã tiếp nhận nhiều trường hợp doanh nghiệp:

Có xây dựng thang bảng lương nhưng bị đánh giá là hình thức;
Không có biên bản tham vấn người lao động;
Thang bảng lương không khớp với hợp đồng lao động;
Bị yêu cầu giải trình khi thanh tra lao động hoặc bảo hiểm xã hội.

Cách Công ty Luật TLK xử lý:

Rà soát toàn bộ hệ thống tiền lương – lao động;
Xây dựng lại thang bảng lương theo đúng vị trí, chức danh, mức độ công việc;
Hoàn thiện hồ sơ pháp lý còn thiếu;
Hướng dẫn doanh nghiệp công bố và lưu hồ sơ đúng chuẩn hậu kiểm.

Kết quả là doanh nghiệp khắc phục được rủi ro, tránh bị xử phạt và ổn định quan hệ lao động.

XIII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP

1. Doanh nghiệp chỉ có 01 lao động có phải xây dựng thang bảng lương không?

Có. Chỉ cần sử dụng lao động theo hợp đồng thì bắt buộc phải xây dựng.

2. Có phải nộp thang bảng lương cho cơ quan nhà nước không?

Không nộp, nhưng bắt buộc phải xây dựng, công bố và lưu hồ sơ.

3. Không có công đoàn cơ sở thì tham khảo ý kiến ai?

Tham khảo ý kiến tập thể người lao động hoặc đại diện người lao động.

4. Thang bảng lương có phải làm lại hàng năm không?

Không. Chỉ làm lại khi có thay đổi về mức lương, cơ cấu hoặc chính sách tiền lương.

5. Có thể xây dựng thang bảng lương sau khi đã ký hợp đồng lao động không?

Có thể, nhưng tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu không điều chỉnh đồng bộ.

6. Thang bảng lương có ảnh hưởng đến bảo hiểm xã hội không?

Có. Đây là căn cứ quan trọng để xác định mức đóng bảo hiểm xã hội.

7. Doanh nghiệp FDI có áp dụng quy định này không?

Có. Áp dụng cho cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

8. Có thể thuê đơn vị ngoài xây dựng thang bảng lương không?

Có, nhưng cần đơn vị tư vấn pháp lý am hiểu thực tiễn triển khai.

9. Nếu bị thanh tra mà chưa có thang bảng lương thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt và buộc khắc phục ngay.

10. Công ty Luật TLK có hỗ trợ trọn gói không?

Có. Công ty Luật TLK hỗ trợ xây dựng – rà soát – hoàn thiện thang bảng lương trọn gói.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global