Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu mới nhất 2026 Công ty Luật TLK

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Bộ luật Lao động năm 2019;
2. Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ;
3. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ;
4. Nghị định số 38/2022/NĐ-CP ngày 12/6/2022 của Chính phủ quy định mức lương tối thiểu vùng;
5. Văn bản hướng dẫn của cơ quan quản lý lao động.

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập hoặc lần đầu tuyển dụng lao động vẫn chưa quan tâm đúng mức đến việc xây dựng và đăng ký thang lương, bảng lương. Không ít trường hợp cho rằng đây chỉ là thủ tục hình thức, có thể làm sau hoặc không cần thực hiện ngay khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.
Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật lao động hiện hành, thang lương, bảng lương là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp:

Ký kết hợp đồng lao động;
Trả lương, nâng lương cho người lao động;
Đóng bảo hiểm xã hội;
Hạch toán chi phí tiền lương khi quyết toán thuế;
Làm việc với cơ quan thanh tra lao động khi bị kiểm tra.

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính, bị truy thu bảo hiểm, thậm chí bị loại chi phí tiền lương khi quyết toán thuế, chỉ vì không xây dựng hoặc xây dựng sai thang lương, bảng lương ngay từ lần đầu.
Chính vì vậy, việc nắm rõ thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu mới nhất là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp chuẩn bị tuyển dụng lao động.
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép hoạt động phòng khám răng hàm mặt tại Bắc Ninh mới nhất

III. THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG LÀ GÌ? DOANH NGHIỆP CÓ BẮT BUỘC PHẢI ĐĂNG KÝ KHÔNG?

Để thực hiện đúng thủ tục, trước hết doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất pháp lý của thang lương, bảng lương.

1. Khái niệm thang lương, bảng lương

Thang lương là hệ thống các mức lương được xây dựng theo thứ bậc, phản ánh trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của người lao động trong cùng một nhóm chức danh, vị trí việc làm.
Bảng lương là bảng quy định mức lương cụ thể áp dụng cho từng chức danh, vị trí công việc trong doanh nghiệp, được xây dựng trên cơ sở thang lương.

Nói cách khác, thang lương và bảng lương là nền tảng để doanh nghiệp trả lương hợp pháp, minh bạch và thống nhất.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương không?

Theo Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp có sử dụng lao động bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương. Đây không phải là quyền lựa chọn, mà là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động.
Thang lương, bảng lương phải:

Phù hợp với mức lương tối thiểu vùng;
Bảo đảm nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử;
Phản ánh đúng cơ cấu tổ chức và vị trí việc làm trong doanh nghiệp.

3. Có còn phải “nộp – đăng ký” thang lương, bảng lương như trước đây không?

Theo quy định mới, doanh nghiệp không còn phải nộp hồ sơ đăng ký thang lương, bảng lương tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội như trước đây. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được bỏ qua nghĩa vụ xây dựng thang lương, bảng lương.
Thay vào đó, doanh nghiệp phải:

Xây dựng đầy đủ thang lương, bảng lương;
Công bố công khai trong nội bộ doanh nghiệp;
Lưu trữ hồ sơ để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

4. Ý nghĩa pháp lý của thang lương, bảng lương

Thang lương, bảng lương là căn cứ để:

Ký kết, điều chỉnh hợp đồng lao động;
Xác định mức đóng bảo hiểm xã hội;
Giải quyết tranh chấp lao động;
Chứng minh chi phí tiền lương hợp lệ khi quyết toán thuế.

Doanh nghiệp không có thang lương, bảng lương hợp pháp sẽ gặp rủi ro lớn trong quản trị lao động và tài chính.

Ảnh 1: Thang lương bảng lương lần đầu trong doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

IV. DOANH NGHIỆP NÀO PHẢI XÂY DỰNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG LẦN ĐẦU?

Trong thực tiễn áp dụng pháp luật lao động, không chỉ doanh nghiệp lớn mà hầu hết người sử dụng lao động đều có nghĩa vụ xây dựng thang lương, bảng lương. Cụ thể:

1. Doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập, dù chưa tuyển dụng lao động, vẫn nên chủ động xây dựng thang lương, bảng lương để:

Sẵn sàng ký hợp đồng lao động ngay khi tuyển dụng;
Tránh sai sót khi đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội;
Chủ động trong quản trị chi phí tiền lương ngay từ đầu.

2. Doanh nghiệp lần đầu tuyển dụng lao động

Ngay khi phát sinh người lao động đầu tiên, doanh nghiệp bắt buộc phải có thang lương, bảng lương làm căn cứ:

Thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động;
Xác định mức đóng bảo hiểm xã hội;
Trả lương, nâng lương, thưởng cho người lao động.

3. Doanh nghiệp thay đổi mô hình trả lương

Các trường hợp sau cũng được xem là “lần đầu” về mặt pháp lý và cần xây dựng lại thang lương, bảng lương:

Thay đổi cơ cấu tổ chức, chức danh công việc;
Thay đổi phương thức trả lương (theo thời gian, theo sản phẩm, theo doanh thu…);
Sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp.

4. Không xây dựng thang lương, bảng lương có bị xử phạt không?

Có. Theo quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp không xây dựng thang lương, bảng lương đúng quy định có thể bị xử phạt, đồng thời:

Bị truy thu bảo hiểm xã hội;
Bị loại chi phí tiền lương khi quyết toán thuế;
Gặp bất lợi khi phát sinh tranh chấp lao động.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép hoạt động phòng khám chuyên khoa răng hàm mặt mới nhất 2026

V. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG THEO QUY ĐỊNH MỚI

Đây là phần cốt lõi, quyết định thang lương, bảng lương của doanh nghiệp có hợp pháp hay không.

1. Nguyên tắc về mức lương tối thiểu vùng

Mức lương thấp nhất trong thang lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
Doanh nghiệp phải xác định đúng vùng áp dụng theo địa bàn hoạt động.

2. Nguyên tắc về khoảng cách giữa các bậc lương

Khoảng cách giữa các bậc lương phải khuyến khích người lao động nâng cao trình độ, kỹ năng;
Không được xây dựng các bậc lương mang tính hình thức, chênh lệch quá thấp.

3. Nguyên tắc phân nhóm chức danh, vị trí việc làm

Thang lương, bảng lương phải được xây dựng theo từng nhóm chức danh, vị trí việc làm;
Tránh gộp chung nhiều vị trí khác nhau vào một mức lương không hợp lý.

4. Nguyên tắc bảo đảm bình đẳng và không phân biệt đối xử

Không phân biệt giới tính, độ tuổi, dân tộc, tôn giáo trong xây dựng thang lương;
Người lao động làm công việc như nhau, có giá trị như nhau phải được trả lương như nhau.

5. Các lỗi doanh nghiệp thường mắc khi xây dựng thang lương
Trong thực tiễn tư vấn, Công ty Luật TLK thường gặp các lỗi:

Xây dựng mức lương thấp hơn lương tối thiểu vùng;
Không có khoảng cách bậc lương rõ ràng;
Sao chép thang lương mẫu, không phù hợp thực tế;
Không ban hành quyết định áp dụng thang lương hợp lệ.

👉 Xem thêm: Hồ sơ xin Giấy phép hoạt động phòng khám ngoại, siêu âm tại Hà Nội

VI. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ (XÂY DỰNG) THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG LẦN ĐẦU

Mặc dù không còn phải nộp hồ sơ đăng ký, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xây dựng và lưu trữ đầy đủ hồ sơ nội bộ, bao gồm:

1. Quyết định ban hành thang lương, bảng lương

Do người đại diện theo pháp luật ký;
Ghi rõ thời điểm áp dụng.

2. Thang lương, bảng lương chi tiết

Thể hiện rõ từng chức danh, bậc lương, mức lương;
Phù hợp với cơ cấu tổ chức và vị trí việc làm của doanh nghiệp.

3. Quy chế trả lương

Quy định nguyên tắc trả lương, nâng lương, thưởng;
Là căn cứ quan trọng khi xảy ra tranh chấp lao động.

4. Biên bản lấy ý kiến người lao động (nếu có)

Thể hiện việc tham khảo ý kiến tập thể lao động;
Không bắt buộc trong mọi trường hợp nhưng nên thực hiện để giảm rủi ro tranh chấp.

5. Hồ sơ nội bộ cần lưu giữ

Quyết định, thang lương, bảng lương;
Quy chế trả lương;
Các tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng.

Ảnh 2: Hồ sơ đăng ký thang lương bảng lương lần đầu – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VII. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG LẦN ĐẦU (THỰC TẾ HIỆN NAY)

Trong bối cảnh pháp luật hiện hành, thủ tục được thực hiện theo trình tự sau:

1. Doanh nghiệp có còn phải nộp hồ sơ tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội không?

Không. Doanh nghiệp không còn phải nộp hồ sơ đăng ký như trước đây.

2. Doanh nghiệp phải làm gì thay cho thủ tục “đăng ký”?

Doanh nghiệp phải:

Xây dựng đầy đủ thang lương, bảng lương;
Ban hành quyết định áp dụng;
Công bố công khai trong nội bộ doanh nghiệp;
Lưu trữ hồ sơ để xuất trình khi kiểm tra.

3. Cách công bố thang lương, bảng lương trong nội bộ

Niêm yết tại nơi làm việc;
Gửi email, thông báo nội bộ;
Đính kèm trong hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động.

4. Thời điểm phải hoàn thành việc xây dựng

Trước hoặc ngay khi ký hợp đồng lao động đầu tiên;
Trước thời điểm tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động.

👉 Xem thêm: Điều kiện pháp lý cấp Giấy phép phòng khám ngoại, siêu âm tại Hà Nội

VIII. THỜI ĐIỂM ÁP DỤNG VÀ HIỆU LỰC CỦA THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG

1. Thời điểm áp dụng đối với doanh nghiệp mới

Doanh nghiệp có thể áp dụng ngay từ ngày ban hành hoặc ngày ghi trong quyết định.

2. Thời điểm áp dụng khi có lao động đầu tiên

Bắt buộc phải có hiệu lực trước hoặc đồng thời với hợp đồng lao động.

3. Có cần điều chỉnh khi tăng lương tối thiểu vùng không?

Có. Doanh nghiệp phải:

Rà soát lại thang lương;
Điều chỉnh mức lương thấp nhất cho phù hợp;
Ban hành lại quyết định áp dụng (nếu cần).

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép hoạt động phòng khám ngoại, siêu âm tại Hà Nội

IX. XỬ PHẠT KHI KHÔNG XÂY DỰNG HOẶC XÂY DỰNG SAI THANG LƯƠNG, BẢNG LƯƠNG

Trong thực tiễn thanh tra lao động và quyết toán thuế, thang lương, bảng lương là một trong những tài liệu bị kiểm tra đầu tiên. Doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng sẽ đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý.

1. Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp có thể bị xử phạt khi:

Không xây dựng thang lương, bảng lương;
Xây dựng thang lương, bảng lương không phù hợp mức lương tối thiểu vùng;
Không công bố công khai thang lương, bảng lương trong nội bộ doanh nghiệp.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc khắc phục hậu quả, xây dựng lại hệ thống thang lương theo đúng quy định.

2. Rủi ro về bảo hiểm xã hội

Việc không có thang lương, bảng lương hợp pháp dẫn đến:

Xác định sai mức đóng bảo hiểm xã hội;
Bị truy thu bảo hiểm xã hội, truy thu tiền lãi chậm đóng;
Gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Rủi ro khi quyết toán thuế

Trong thực tế, chi phí tiền lương rất dễ bị loại khi quyết toán thuế nếu:

Không có thang lương, bảng lương hợp pháp;
Không có quy chế trả lương;
Mức lương ghi trong hợp đồng lao động không phù hợp với thang lương đã ban hành.

Đây là rủi ro lớn, đặc biệt đối với doanh nghiệp mới thành lập.

Ảnh 3: Thang lương bảng lương lần đầu trong doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

X. HỒ SƠ BỊ LOẠI – BỊ XỬ PHẠT VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Trong quá trình tư vấn, Công ty Luật TLK thường gặp các tình huống sau:

1. Các trường hợp doanh nghiệp thường gặp rủi ro

Bị thanh tra lao động yêu cầu xuất trình thang lương nhưng không có hồ sơ hợp lệ;
Bị cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí tiền lương;
Bị truy thu bảo hiểm xã hội do xây dựng thang lương không đúng quy định.

2. Cách Công ty Luật TLK xử lý

Đối với các hồ sơ rủi ro, Công ty Luật TLK triển khai:

Rà soát toàn bộ hệ thống tiền lương, hợp đồng lao động;
Xây dựng lại thang lương, bảng lương đúng quy định, phù hợp thực tế;
Soạn thảo quyết định ban hành, quy chế trả lương đầy đủ;
Hỗ trợ doanh nghiệp giải trình với cơ quan thanh tra, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa mức xử phạt và ổn định hệ thống quản trị lao động về lâu dài.
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép hoạt động phòng khám ngoại, siêu âm tại Bắc Ninh

XI. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Doanh nghiệp không có lao động có cần xây dựng thang lương không?
Nên xây dựng trước để sẵn sàng khi tuyển dụng lao động.
2. Có còn phải nộp thang lương, bảng lương cho Phòng Lao động không?
Không. Hiện nay chỉ cần xây dựng, ban hành và lưu trữ nội bộ.
3. Thang lương có bắt buộc phải niêm yết không?
Có. Phải công bố công khai trong nội bộ doanh nghiệp.
4. Có cần lấy ý kiến người lao động khi xây dựng thang lương không?
Nên thực hiện để hạn chế tranh chấp, dù không bắt buộc trong mọi trường hợp.
5. Thang lương có cần cập nhật hằng năm không?
Không bắt buộc, nhưng phải điều chỉnh khi lương tối thiểu vùng thay đổi.
6. Không có thang lương có ký được hợp đồng lao động không?
Không nên. Rủi ro pháp lý và thuế rất cao.
7. Có thể xây dựng nhiều bảng lương cho nhiều nhóm chức danh không?
Có. Đây là cách làm phù hợp và được khuyến khích.
8. Thang lương xây dựng xong có hiệu lực từ khi nào?
Từ ngày ghi trong quyết định ban hành.
9. Có thể thuê đơn vị tư vấn xây dựng thang lương không?
Có. Doanh nghiệp được phép thuê đơn vị tư vấn pháp lý.
10. Công ty Luật TLK có hỗ trợ xây dựng thang lương trọn gói không?
Có. Công ty Luật TLK cung cấp dịch vụ trọn gói, đúng luật, phù hợp thực tế.
👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global

XII. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Nếu Quý doanh nghiệp đang chuẩn bị xây dựng thang lương, bảng lương lần đầu, hoặc đang gặp vướng mắc khi bị thanh tra lao động, quyết toán thuế, Công ty Luật TLK sẵn sàng hỗ trợ với giải pháp đúng luật – phù hợp thực tế – hạn chế rủi ro tối đa.
CÔNG TY LUẬT TLK
🌐 Website: https://tlklawfirm.vn
📧 Email: info@tlklawfirm.vn
☎ Tel: 0243.2011.747
📞 Hotline: 097.211.8764