Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp phải cung cấp nhiều tài liệu từ nước ngoài như Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS), giấy chứng nhận nhà máy, bản phân tích thành phần, chứng nhận chất lượng HACCP/ISO, hồ sơ OEM, công thức sản phẩm… Nhưng để các tài liệu này được chấp nhận tại Việt Nam, pháp luật quy định bắt buộc phải dịch thuật công chứng trước khi đưa vào hồ sơ.
Thực tế, trên 60% hồ sơ công bố bị trả lại vì bản dịch sai, thiếu, không công chứng, hoặc dịch không đúng thuật ngữ chuyên ngành thực phẩm. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong bản dịch—dù là sai một chữ số, đơn vị đo lường, thành phần, hoặc tên tổ chức—hồ sơ ngay lập tức bị từ chối.
Để tránh mất thời gian, chi phí và đảm bảo hồ sơ công bố được xử lý suôn sẻ, doanh nghiệp nên thực hiện đúng thủ tục dịch thuật công chứng tài liệu nước ngoài trong hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu, hoặc sử dụng dịch vụ của đơn vị chuyên nghiệp.
Nếu quý khách muốn đảm bảo hồ sơ đạt ngay từ lần đầu, hãy liên hệ Công ty Luật TLK qua Hotline 097.211.8764 để được tư vấn nhanh – chuẩn xác – trọn gói.
1. CĂN CỨ PHÁP LÝ
- Luật An toàn thực phẩm 2010 – Điều 38, 39, 40: yêu cầu tài liệu trong hồ sơ công bố phải hợp lệ và dịch thuật chính xác.
- Luật Công chứng 2014 – quy định về chứng nhận bản dịch và điều kiện dịch giả.
- Nghị định 15/2018/NĐ-CP – quy định tài liệu nước ngoài trong hồ sơ công bố phải dịch thuật công chứng hoặc dịch thuật và chứng thực.
- Nghị định 23/2015/NĐ-CP – quy định về chứng thực bản dịch.
- Thông tư hướng dẫn thực hiện chứng thực bản dịch của Bộ Tư pháp.
2. TỔNG QUAN THỦ TỤC DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI TRONG HỒ SƠ CÔNG BỐ THỰC PHẨM NHẬP KHẨU
Dịch thuật công chứng là quá trình:
- Bản dịch được thực hiện bởi dịch giả đủ điều kiện;
- Sau đó được Phòng Công chứng/UBND xác nhận tính chính xác so với bản gốc;
- Được đóng dấu, ký xác nhận để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của hồ sơ công bố.
Các tài liệu bắt buộc phải dịch thuật công chứng gồm:
- CFS
- Giấy chứng nhận nhà sản xuất
- Chứng nhận HACCP/ISO
- Tài liệu về thành phần, định lượng
- Hợp đồng OEM
- COA/COC
- Tài liệu kỹ thuật của sản phẩm
3. ĐIỀU KIỆN – ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
3.1. Đối tượng phải dịch thuật công chứng
- Doanh nghiệp nhập khẩu thực phẩm.
- Doanh nghiệp FDI có Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
- Đại lý, nhà phân phối, tổ chức nhập khẩu ủy quyền.
3.2. Điều kiện với tài liệu nước ngoài
- Tài liệu phải được cấp hợp pháp.
- Không bị tẩy xóa, sửa chữa.
- Còn hiệu lực theo yêu cầu từng loại giấy tờ.
- Đã hợp pháp hóa lãnh sự nếu pháp luật yêu cầu.
3.3. Điều kiện với bản dịch
- Dịch giả phải đăng ký tại Phòng Công chứng.
- Bản dịch phải đúng 100% nội dung bản gốc.
- Ngôn từ phải đúng chuyên ngành (an toàn thực phẩm, kỹ thuật, pháp lý).
4. HỒ SƠ – QUY TRÌNH – THỜI GIAN XỬ LÝ DỊCH THUẬT CÔNG CHỨNG
4.1. Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tài liệu nước ngoài (bản gốc hoặc bản sao hợp lệ)
- Bản hợp pháp hóa lãnh sự (nếu pháp luật yêu cầu)
- CMND/CCCD người yêu cầu
- Tờ khai theo mẫu Phòng Công chứng
- Hồ sơ chứng minh mục đích sử dụng
4.2. Quy trình dịch thuật công chứng
Bước 1 – Kiểm tra nguồn gốc tài liệu
Xác minh tính hợp lệ, hiệu lực, đối chiếu với yêu cầu của Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
Bước 2 – Dịch thuật tài liệu
Dịch giả chuyên ngành thực hiện bản dịch chuẩn xác 100%.
Bước 3 – Công chứng bản dịch
Phòng Công chứng xác nhận chữ ký dịch giả và nội dung bản dịch.
Bước 4 – Đối chiếu hoàn thiện
Kiểm tra lại toàn bộ:
- Thuật ngữ
- Số liệu
- Tên tổ chức nước ngoài
- Nội dung liên quan đến thành phần sản phẩm
Bước 5 – Bàn giao bản dịch công chứng
Được sử dụng trực tiếp trong hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu.
4.3. Thời gian xử lý
- Hồ sơ đơn giản: 1–2 ngày
- Hồ sơ chuyên ngành thực phẩm: 2–4 ngày
- Hồ sơ dài/số lượng lớn: 5–7 ngày
5. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI & CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ
Hồ sơ bị từ chối thường xuất phát từ các lỗi:
-
Dịch sai thuật ngữ kỹ thuật
-
Không công chứng đúng nơi có thẩm quyền
-
Dịch sai số liệu, đơn vị
-
Dịch thiếu nội dung
-
Bản dịch không khớp với nhãn/kiểm nghiệm
-
Tài liệu gốc đã hết hiệu lực
Cách Công ty Luật TLK xử lý
- Rà soát toàn bộ tài liệu theo Điều – Khoản pháp luật
- Kiểm tra lại toàn bộ bản dịch
- Dịch lại chuẩn hóa 100%
- Công chứng đúng quy định
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước
6. LỖI THƯỜNG GẶP – RỦI RO – MỨC PHẠT
Các lỗi thường gặp
- Sử dụng bản scan để dịch công chứng
- Dịch sai cấu trúc thành phần sản phẩm
- Không dịch đủ toàn bộ nội dung
- Dịch sai tên pháp lý của tổ chức nước ngoài
- Bản dịch không công chứng
Rủi ro
- Hồ sơ công bố bị từ chối
- Quá hạn tiến độ nhập khẩu
- Tăng chi phí lưu kho, lưu bãi
- Nguy cơ bị thanh tra an toàn thực phẩm
Mức phạt
Theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt 20–40 triệu đồng nếu kê khai sai, nộp hồ sơ không hợp lệ.
7. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY LUẬT TLK
- Bản dịch chuẩn pháp luật và chuẩn chuyên ngành thực phẩm
- Đảm bảo đúng chỉ tiêu pháp lý: Điều – Khoản
- Tối ưu tiến độ hồ sơ công bố
- Kinh nghiệm dịch thuật hàng trăm bộ tài liệu nhập khẩu
- Đảm bảo hồ sơ đạt ngay từ lần đầu
8. QUY TRÌNH CÔNG TY LUẬT TLK HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
- Tiếp nhận tài liệu nước ngoài
- Tư vấn yêu cầu dịch thuật – công chứng
- Dịch thuật chuyên ngành
- Công chứng bản dịch
- Bàn giao bản dịch hoàn chỉnh
- Hỗ trợ đưa vào hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu
9. CAM KẾT TLK: THỜI GIAN – CHI PHÍ – BẢO MẬT – HIỆU QUẢ
- Thời gian: Nhanh nhất thị trường – đúng cam kết
- Chi phí: Trọn gói, minh bạch
- Bảo mật: Tuyệt đối bảo mật tài liệu doanh nghiệp
- Hiệu quả: Tăng 95% khả năng hồ sơ công bố được duyệt ngay
10. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- CFS có phải dịch thuật công chứng không?
- Tài liệu hết hạn có được dịch không?
- Dịch trước hay hợp pháp hóa lãnh sự trước?
- Có được công chứng bản dịch từ bản scan?
- ISO/HACCP có bắt buộc dịch công chứng không?
- Có cần dịch thuật COA không?
11. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK
Để hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu được phê duyệt nhanh chóng, tài liệu nước ngoài phải chuẩn mực tuyệt đối từ bước dịch thuật công chứng. Điều này đòi hỏi kiến thức pháp lý – kỹ thuật – chuyên ngành thực phẩm ở mức cao, và Công ty Luật TLK chính là đơn vị phù hợp để đồng hành cùng doanh nghiệp.
Liên hệ ngay để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ trọn gói:
- Website: tlklawfirm.vn
- Email: info@tlklawfirm.vn
- Tel: 0243.2011.747
- Hotline: 097.211.8764
