I. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2024, đã được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản có liên quan;

2. Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, được Quốc hội thông qua ngày 10/12/2025;

3. Nghị định số 181/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 01/07/2025, quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 359/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 và Nghị định số 144/2026/NĐ-CP ngày 05/05/2026;

4. Thông tư số 69/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 01/07/2025, quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng và hướng dẫn thực hiện Nghị định số 181/2025/NĐ-CP.

II. NHẬN ĐỊNH CHUYÊN MÔN VÀ CHIẾN LƯỢC RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO CHO CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP TẠI TP. HÀ NỘI

1. Hóa đơn điện tử hợp lệ về hình thức chưa đủ để bảo đảm quyền khấu trừ thuế GTGT

Đối với công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội, hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng để ghi nhận giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và xác định thuế GTGT có khả năng được khấu trừ. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc hóa đơn xuất hiện trên hệ thống điện tử, có đầy đủ thông tin người bán, người mua và số tiền thuế để kết luận khoản thuế đầu vào chắc chắn được khấu trừ.

Quyền khấu trừ phụ thuộc đồng thời vào phương pháp tính thuế của doanh nghiệp, bản chất và mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, tính hợp pháp của hóa đơn hoặc chứng từ nộp thuế cùng các điều kiện thanh toán tương ứng. Đối với giao dịch có dấu hiệu bất thường, cần kiểm tra thêm chứng cứ về việc mua bán, giao nhận, nghiệm thu và khả năng thực hiện nghĩa vụ của bên cung cấp.

Một hóa đơn có thể hợp lệ về hình thức nhưng giao dịch chưa đủ tài liệu chứng minh, khoản thanh toán chưa đáp ứng điều kiện hoặc hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động không thuộc diện được khấu trừ toàn bộ. Ngược lại, không phải mọi hóa đơn có sai sót thông tin đều đương nhiên mất toàn bộ giá trị pháp lý; cần xác định loại sai sót và cơ chế xử lý theo quy định.

Chiến lược phù hợp là kiểm tra hóa đơn theo ba lớp: tính hợp pháp của chứng từ, tính thực tế của giao dịch và điều kiện khấu trừ thuế. Việc rà soát phải được thực hiện trước kỳ kê khai khi có thể, thay vì chỉ kiểm tra sau khi hồ sơ đã nộp hoặc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

2. Ngưỡng thanh toán từ 05 triệu đồng là điều kiện cần kiểm soát trước khi trả tiền

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024 và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung, đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp phải kiểm tra điều kiện có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, trừ những trường hợp đặc thù được pháp luật quy định.

Điểm cần chú ý là giá trị giao dịch được xem xét theo quy định về thuế GTGT, không chỉ dựa trên giá chưa có thuế hoặc số thuế thể hiện trên hóa đơn. Trường hợp mua nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một người bán mà tổng giá trị đạt ngưỡng, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra quy tắc áp dụng, không mặc nhiên coi việc tách nhỏ hóa đơn là đủ điều kiện khấu trừ.

Đối với công ty mới thành lập, rủi ro thường xuất hiện khi người sáng lập hoặc nhân viên tự mua hàng hóa, dịch vụ bằng tài khoản cá nhân rồi yêu cầu doanh nghiệp hoàn trả. Những giao dịch này cần được kiểm tra cơ chế ủy quyền, quy chế nội bộ và chứng từ thanh toán phù hợp. Không được mặc nhiên kết luận cứ có chuyển khoản ngân hàng là đáp ứng điều kiện nếu dòng tiền không phản ánh đúng giao dịch và chủ thể thanh toán.

Đặc biệt, trường hợp hàng hóa, dịch vụ được mua trả chậm hoặc trả góp có thể được khấu trừ thuế đầu vào khi đáp ứng điều kiện pháp luật dù chưa đến hạn thanh toán. Tuy nhiên, khi đến hạn mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo yêu cầu, phải xem xét nghĩa vụ điều chỉnh khoản thuế đã khấu trừ.

Xem thêm: Điều kiện khấu trừ VAT đầu vào: Quy định & rủi ro cần tránh.

3. Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu vẫn có thể có quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Nhiều công ty mới thành lập cho rằng chỉ khi xuất hóa đơn bán hàng và phát sinh thuế GTGT đầu ra mới được xem xét khấu trừ thuế đầu vào. Cách hiểu này chưa đầy đủ. Doanh nghiệp có thể phát sinh khoản mua sắm máy móc, thiết bị, phần mềm, hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT trong giai đoạn chuẩn bị hoạt động.

Tuy nhiên, việc chưa có doanh thu không tự động làm phát sinh quyền khấu trừ đối với tất cả khoản thuế đầu vào. Doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện về phương pháp tính thuế, mục đích sử dụng, chứng từ và thanh toán. Đối với những khoản mua trước khi thành lập pháp nhân hoặc do cá nhân thanh toán thay, phải kiểm tra thêm căn cứ chứng minh khoản mua thực sự thuộc hoạt động của công ty.

Đặc biệt, cần phân biệt thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với khoản thuế đầu vào không được khấu trừ nhưng có thể được xử lý khi xác định chi phí thuế TNDN hoặc nguyên giá tài sản theo điều kiện riêng. Không phải mọi khoản thuế không được khấu trừ đều được tự động chuyển thành chi phí được trừ, nhất là khi nguyên nhân không đáp ứng điều kiện xuất phát từ phương thức thanh toán.

Đối với công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội, kiểm soát những hóa đơn đầu tiên có ý nghĩa quan trọng vì các khoản thuế đầu vào được khấu trừ chuyển kỳ sau có thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của nhiều kỳ tiếp theo.

👉 CTA 1 (Cuối H2 II): Liên hệ TLK Global để được rà soát hóa đơn điện tử đầu vào, kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế GTGT, chứng từ thanh toán từ 05 triệu đồng và những khoản mua sắm ban đầu của công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội; Công ty Luật TLK phối hợp hỗ trợ đánh giá hợp đồng, giao dịch và trách nhiệm pháp lý liên quan – Hotline 097.211.8764.

III. TỔNG QUAN DỊCH VỤ RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO VÀ LỢI ÍCH ĐỐI VỚI DOANH NGHIỆP

1. Phạm vi dịch vụ kiểm tra hóa đơn đầu vào và quyền khấu trừ thuế GTGT

Dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào tập trung xác định tính hợp pháp của chứng từ, kiểm tra điều kiện khấu trừ và phát hiện những khoản có nguy cơ phải điều chỉnh trước khi dữ liệu được sử dụng để kê khai. Khác với dịch vụ kê khai thuế GTGT định kỳ, công việc này đi sâu vào từng giao dịch mua vào và tài liệu chứng minh quyền khấu trừ.

Các nội dung trọng tâm cần thực hiện gồm:

• Kiểm tra hóa đơn: Xác định người bán, người mua, dữ liệu giao dịch và tình trạng hóa đơn điện tử;
• Rà soát nhà cung cấp: Đối chiếu thông tin, tình trạng hoạt động và những dấu hiệu rủi ro có căn cứ;
• Đánh giá giao dịch: Kiểm tra hợp đồng, đơn hàng, giao nhận, nghiệm thu và tài liệu thực hiện;
• Kiểm tra thanh toán: Xác định giá trị, phương thức chi trả và các trường hợp thanh toán đặc thù;
• Phân loại quyền khấu trừ: Xác định khoản đủ điều kiện, khoản cần phân bổ hoặc chưa đủ chứng cứ;
• Lập danh mục xử lý: Tổng hợp hóa đơn cần làm rõ, bổ sung chứng từ hoặc xem xét điều chỉnh.

Đối với hóa đơn đầu vào đã được kê khai nhưng phát hiện sai sót, phạm vi công việc có thể mở rộng sang đánh giá nghĩa vụ khai bổ sung. Tuy nhiên, dịch vụ xử lý hóa đơn không hợp lệ, giải trình thanh tra hoặc tranh chấp với nhà cung cấp cần được xác định riêng để tránh trùng lặp phạm vi và phí dịch vụ.

2. Lợi ích của việc kiểm soát hóa đơn đầu vào ngay từ giao dịch đầu tiên

Kiểm tra hóa đơn đầu vào từ những tháng đầu hoạt động giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai lệch giữa hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán. Những vấn đề như người bán ghi sai thông tin, hàng hóa chưa được giao, thiếu nghiệm thu hoặc thanh toán không đúng điều kiện có thể được xử lý kịp thời hơn so với việc chờ đến thời điểm quyết toán cuối năm.

Đối với doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên trách, việc tổ chức quy trình kiểm tra còn giúp xác định ai chịu trách nhiệm tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu giao dịch và phê duyệt thanh toán. Điều này hạn chế tình trạng nhiều cá nhân mua hàng cho công ty nhưng không thống nhất thông tin người mua, dẫn đến thiếu hồ sơ hoặc không xác định được quyền khấu trừ.

Lợi ích quan trọng khác là bảo vệ khả năng giải trình khi nhà cung cấp phát sinh rủi ro sau thời điểm giao dịch. Việc một nhà cung cấp bị cảnh báo hoặc thay đổi tình trạng hoạt động không đương nhiên chứng minh mọi giao dịch trước đó đều không có thật. Doanh nghiệp cần bảo quản chứng cứ phản ánh đúng thời điểm mua bán và việc thực hiện nghĩa vụ của các bên để có căn cứ đánh giá từng trường hợp.

Một dịch vụ rà soát có chất lượng phải giúp doanh nghiệp biết chính xác hóa đơn nào đủ điều kiện khấu trừ, hóa đơn nào cần hoàn thiện hồ sơ và hóa đơn nào cần xử lý trước khi kê khai.

Xem thêm: Hóa đơn đầu vào không hợp lệ – Cách xử lý & khai bổ sung thuế giá trị gia tăng đúng luật.

Ảnh 1: Chuyên viên TLK Global đối chiếu hóa đơn điện tử đầu vào, hợp đồng mua hàng, chứng từ ngân hàng và hồ sơ khấu trừ thuế GTGT của công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội. - Hotline: 097.211.8764

IV. ĐIỀU KIỆN KHẤU TRỪ THUẾ GTGT ĐẦU VÀO VÀ CÁC TRƯỜNG HỢP KHÔNG ĐƯỢC KHẤU TRỪ

1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với công ty mới thành lập

Đối với công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội, quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào phải được xác định trên cơ sở Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, Nghị định số 181/2025/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung đang có hiệu lực. Doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào việc hóa đơn đã được phát hành hợp lệ để mặc nhiên đưa toàn bộ tiền thuế đầu vào vào chỉ tiêu khấu trừ.

Trước hết, cần xác định doanh nghiệp có áp dụng phương pháp khấu trừ thuế hay không. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp, việc có hóa đơn GTGT đầu vào không làm phát sinh quyền khấu trừ theo cơ chế của phương pháp khấu trừ. Đây là điểm phải kiểm tra trước khi rà soát từng chứng từ, bởi lựa chọn sai phương pháp sẽ dẫn đến sai lệch mang tính hệ thống.

Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ, cần kiểm tra các điều kiện trọng yếu:

• Hóa đơn, chứng từ: Có hóa đơn GTGT hợp pháp hoặc chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, chứng từ nộp thuế thay phía nước ngoài thuộc trường hợp được pháp luật chấp nhận;
• Mục đích sử dụng: Hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT hoặc thuộc trường hợp được khấu trừ theo quy định;
• Thanh toán: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch thuộc diện bắt buộc, trừ trường hợp pháp luật quy định ngoại lệ;
• Điều kiện đặc thù: Đáp ứng yêu cầu bổ sung đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, hoạt động đầu tư hoặc giao dịch có quy định riêng.

Các điều kiện này phải được đánh giá đồng thời. Một khoản mua có hóa đơn và thanh toán đầy đủ nhưng thực tế phục vụ nhu cầu cá nhân của chủ sở hữu sẽ không đương nhiên được khấu trừ. Ngược lại, việc doanh nghiệp chưa có hóa đơn đầu ra không phải căn cứ duy nhất để từ chối quyền khấu trừ đối với hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế trong tương lai.

2. Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 05 triệu đồng

Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT, doanh nghiệp phải kiểm tra yêu cầu về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành. Đối với những khoản mua nhiều lần trong cùng ngày từ cùng người bán, cần xem xét quy tắc cộng gộp giá trị và ngoại lệ tương ứng để xác định chính xác điều kiện khấu trừ.

Ví dụ, công ty mua thiết bị văn phòng có giá thanh toán 5.500.000 đồng, đã bao gồm thuế GTGT. Nếu giao dịch thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, việc nhân viên trả toàn bộ bằng tiền mặt có thể khiến doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện khấu trừ, dù hóa đơn phản ánh đúng giao dịch.

Đối với khoản mua trả chậm, trả góp, việc chưa thanh toán ngay không đồng nghĩa không được khấu trừ trong mọi trường hợp. Doanh nghiệp cần lưu hợp đồng, xác định thời hạn thanh toán và theo dõi chứng từ khi đến hạn. Trường hợp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo yêu cầu, phải đánh giá nghĩa vụ điều chỉnh số thuế đầu vào đã khấu trừ.

Một tình huống khác là người lao động được ủy quyền mua hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp. Khi đó, cần kiểm tra điều kiện về văn bản ủy quyền hoặc quy chế nội bộ, chứng từ thanh toán của người lao động và việc doanh nghiệp hoàn trả theo phương thức hợp pháp. Không nên mặc nhiên kết luận mọi khoản thanh toán từ tài khoản cá nhân đều bị loại, nhưng cũng không được coi mọi giao dịch chuyển khoản cá nhân là đủ điều kiện.

Thời điểm kiểm soát hiệu quả nhất là trước khi thanh toán, bởi nhiều sai sót về dòng tiền có thể không khắc phục được chỉ bằng việc bổ sung hóa đơn hoặc biên bản sau khi giao dịch hoàn thành.

3. Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT

Không phải mọi doanh nghiệp đều sử dụng toàn bộ hàng hóa, dịch vụ mua vào cho hoạt động chịu thuế GTGT. Một số công ty mới thành lập có thể đồng thời kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế. Khi đó, quyền khấu trừ phải được xác định theo nguyên tắc hạch toán riêng hoặc phân bổ theo quy định.

Đối với khoản đầu vào sử dụng riêng cho hoạt động chịu thuế, cần kiểm tra các điều kiện khấu trừ tương ứng. Đối với khoản sử dụng riêng cho hoạt động không chịu thuế, phải xem xét nguyên tắc không được khấu trừ và các ngoại lệ pháp luật. Những khoản dùng chung mà không thể hạch toán riêng phải được phân bổ trên cơ sở phù hợp với quy định áp dụng.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần phân biệt hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 0% và trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT. Đây là các chế độ pháp lý khác nhau, có thể dẫn đến kết quả xử lý thuế đầu vào khác nhau.

Việc tự động phân loại tất cả giao dịch không phát sinh tiền thuế đầu ra vào cùng một nhóm có thể khiến doanh nghiệp khấu trừ thiếu hoặc khấu trừ không đúng số thuế đầu vào. Đối với những giao dịch phức tạp, cần kiểm tra bản chất hoạt động trước khi lập phương án phân bổ.

V. HỒ SƠ, CHỨNG TỪ VÀ QUY TRÌNH RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO TẠI TP. HÀ NỘI

1. Bộ hồ sơ cần kiểm tra trước khi xác định quyền khấu trừ thuế GTGT

Đối với công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội, việc rà soát hóa đơn đầu vào cần được tổ chức theo từng giao dịch thay vì chỉ tổng hợp danh sách hóa đơn trên hệ thống. Mục tiêu là xác định hóa đơn phản ánh giao dịch nào, hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp hay chưa, ai thực hiện thanh toán và khoản mua có đủ điều kiện khấu trừ theo pháp luật hay không.

Những nhóm tài liệu cần kiểm tra gồm:

Nhóm hồ sơ	Nội dung trọng tâm
Hóa đơn điện tử đầu vào	Thông tin người bán, người mua, mã số thuế, hàng hóa, thuế suất và tiền thuế
Hợp đồng, đơn đặt hàng	Đối tượng giao dịch, giá trị, điều kiện cung cấp và thanh toán
Hồ sơ giao nhận, nghiệm thu	Chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế đã được cung cấp
Chứng từ thanh toán	Chủ thể chuyển và nhận tiền, thời điểm, phương thức thanh toán
Hồ sơ sử dụng hàng hóa, dịch vụ	Mục đích kinh doanh, tài sản hình thành, hoạt động chịu thuế
Dữ liệu kê khai thuế	Tình trạng đã kê khai, số thuế khấu trừ và các khoản điều chỉnh

Không phải giao dịch nào cũng cần có cùng một bộ chứng từ. Đối với dịch vụ phần mềm, quảng cáo hoặc tư vấn, tài liệu chứng minh có thể bao gồm dữ liệu điện tử, kết quả triển khai hoặc sản phẩm bàn giao. Đối với mua sắm hàng hóa, cần chú trọng hồ sơ giao nhận, số lượng, chủng loại và việc nhập kho hoặc đưa vào sử dụng.

Doanh nghiệp phải phân biệt thành phần hồ sơ bắt buộc theo pháp luật với chứng cứ hỗ trợ chứng minh giao dịch thực tế. Không nên tự động loại quyền khấu trừ chỉ vì thiếu một biểu mẫu quản trị nội bộ không bắt buộc, nhưng cũng không được coi hóa đơn là đủ khi giao dịch có những dấu hiệu bất thường chưa được giải thích.

2. Quy trình kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khi lập hồ sơ kê khai thuế

Việc rà soát cần được thực hiện theo quy trình có khả năng phát hiện sai sót trước khi dữ liệu được sử dụng để kê khai. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc tiếp nhận hóa đơn từ nguồn hợp pháp, đối chiếu thông tin với hợp đồng và xác định tình trạng hóa đơn theo dữ liệu có thể tra cứu.

Tiếp theo, cần kiểm tra giao dịch thực tế, điều kiện thanh toán và mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ. Đối với hóa đơn có thuế suất hoặc tiền thuế bất thường, phải kiểm tra quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh. Trường hợp hóa đơn đã được điều chỉnh hoặc thay thế, cần xác định đầy đủ quan hệ giữa các chứng từ để tránh kê khai trùng.

Quy trình kiểm soát nên được tổ chức theo sáu bước:

1. Tiếp nhận và kiểm tra tình trạng hóa đơn điện tử;
2. Đối chiếu thông tin với hợp đồng và giao dịch;
3. Kiểm tra chứng từ thanh toán và điều kiện khấu trừ;
4. Phân loại khoản thuế đủ điều kiện, chưa đủ điều kiện hoặc phải phân bổ;
5. Lập danh mục hóa đơn cần xử lý và yêu cầu bổ sung;
6. Bàn giao dữ liệu đã kiểm tra cho bộ phận kê khai thuế.

Đối với các giao dịch có rủi ro đáng kể, cần tạm thời phân loại riêng để đánh giá thay vì tự động đưa vào số thuế được khấu trừ. Tuy nhiên, phải phân biệt việc chưa đủ chứng từ tại thời điểm rà soát với trường hợp pháp luật cho phép khấu trừ trước khi đến hạn thanh toán; không được loại quyền lợi hợp pháp chỉ vì công nợ chưa đến hạn.

Xem thêm: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót: điều chỉnh, thay thế hay hủy?

3. Kiểm tra nhà cung cấp và lưu trữ chứng cứ giao dịch thực tế

Đối với công ty mới thành lập, việc lựa chọn nhà cung cấp chưa được kiểm tra kỹ có thể làm phát sinh rủi ro về hóa đơn và quyền khấu trừ. Doanh nghiệp nên xác minh thông tin pháp lý, năng lực cung cấp và sự phù hợp giữa hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn với giao dịch thực tế.

Tuy nhiên, cần phân biệt thông tin cảnh báo rủi ro của nhà cung cấp với kết luận pháp lý về từng giao dịch. Việc một doanh nghiệp bán hàng thay đổi địa chỉ, ngừng hoạt động hoặc bị xử lý sau khi giao dịch hoàn thành không tự động chứng minh mọi hóa đơn đã phát hành trước đó là bất hợp pháp.

Khi có dấu hiệu rủi ro, cần bảo quản hợp đồng, dữ liệu giao nhận, chứng từ thanh toán và tài liệu trao đổi giữa các bên. Trường hợp cần xác minh, doanh nghiệp phải chủ động yêu cầu bên bán giải trình và đánh giá hồ sơ theo diễn biến thực tế.

Một hệ thống rà soát hiệu quả phải bảo đảm dữ liệu có thể truy xuất từ chỉ tiêu thuế đã kê khai trở lại từng hóa đơn, giao dịch và chứng từ thanh toán. Đây là cơ sở để bảo vệ quyền khấu trừ hợp pháp khi phát sinh yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra sau này.

Ảnh 2: Chuyên viên TLK Global kiểm tra tình trạng hóa đơn đầu vào, đối chiếu hợp đồng, chứng từ ngân hàng và hồ sơ giao nhận trước khi xác định thuế GTGT được khấu trừ cho công ty tại TP. Hà Nội. - Hotline: 097.211.8764

VI. HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO CHƯA ĐỦ ĐIỀU KIỆN KHẤU TRỪ VÀ PHƯƠNG ÁN XỬ LÝ

1. Hóa đơn đầu vào sai thông tin, sai thuế suất hoặc chưa phản ánh đúng giao dịch

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đầu vào có sai sót, công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội phải xác định nội dung sai, thời điểm phát hiện và ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế GTGT. Cần phân biệt lỗi thông tin nhận diện, lỗi về số lượng hoặc giá trị hàng hóa, dịch vụ và sai sót làm thay đổi thuế suất, tiền thuế hoặc bản chất giao dịch.

Đối với sai sót thuộc trách nhiệm của bên bán, doanh nghiệp cần phối hợp yêu cầu xử lý theo cơ chế pháp luật hóa đơn điện tử hiện hành. Không được tự ý sửa nội dung hóa đơn đã phát hành, sử dụng chứng từ khác không liên quan để thay thế hoặc thực hiện điều chỉnh số liệu kê khai khi chưa xác định đúng căn cứ.

Trường hợp hóa đơn đã được kê khai, cần kiểm tra ảnh hưởng đến hồ sơ thuế của kỳ liên quan. Việc bên bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế không đồng nghĩa người mua luôn phải khai bổ sung trong mọi trường hợp; nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc nội dung thay đổi và quy định áp dụng.

Đặc biệt, đối với hóa đơn có sai sót nhỏ nhưng giao dịch được chứng minh đầy đủ, không nên tự động kết luận toàn bộ thuế đầu vào không được khấu trừ. Doanh nghiệp phải đánh giá khả năng xử lý sai sót hợp pháp và ảnh hưởng thực tế đến điều kiện khấu trừ.

2. Hóa đơn chưa thanh toán, thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân

Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT và thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần phân biệt ba tình huống: chưa đến hạn thanh toán; đã đến hạn nhưng chưa thanh toán; và đã thanh toán bằng phương thức không đáp ứng điều kiện.

Việc chưa thanh toán ngay có thể không làm mất quyền khấu trừ khi pháp luật cho phép khấu trừ đối với khoản mua trả chậm, trả góp và doanh nghiệp đáp ứng những điều kiện tương ứng. Tuy nhiên, phải theo dõi hợp đồng, thời hạn thanh toán và thực hiện điều chỉnh khi phát sinh căn cứ pháp luật.

Trường hợp đã thanh toán bằng tiền mặt, không nên mặc nhiên coi việc chuyển khoản bổ sung sau đó là đủ để khắc phục. Phải đánh giá dòng tiền thực tế, nghĩa vụ hoàn trả và chứng từ hợp pháp, tránh thực hiện giao dịch chuyển tiền hình thức nhằm hợp thức hóa quyền khấu trừ.

Đối với khoản người lao động thanh toán thay doanh nghiệp, cần kiểm tra cơ chế ủy quyền, chứng từ thanh toán của người lao động và phương thức doanh nghiệp hoàn trả theo quy định. Không được tự động chấp nhận hoặc loại bỏ chỉ dựa trên việc tài khoản thanh toán đứng tên cá nhân.

3. Hóa đơn của nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro hoặc giao dịch chưa đủ chứng cứ

Khi phát hiện nhà cung cấp có thông tin bất thường, doanh nghiệp cần phân biệt dấu hiệu cần xác minh với căn cứ kết luận giao dịch không có thật. Những yếu tố như thay đổi địa chỉ, ngừng hoạt động sau thời điểm giao dịch hoặc xuất hiện cảnh báo về hóa đơn có thể làm phát sinh nhu cầu kiểm tra, nhưng không tự động quyết định giá trị pháp lý của mọi giao dịch trước đó.

Đối với khoản mua đã phát sinh, cần tập hợp hợp đồng, tài liệu giao nhận, nghiệm thu, vận chuyển, thanh toán và chứng cứ về việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ. Nếu nhà cung cấp không hợp tác hoặc không thể liên hệ, cần đánh giá toàn bộ tài liệu hiện có và phương án làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi phát sinh yêu cầu.

Trường hợp có căn cứ xác định hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế, doanh nghiệp không được tiếp tục kê khai khấu trừ chỉ vì đã thanh toán hoặc vì hóa đơn còn tồn tại trên hệ thống. Ngược lại, khi giao dịch có thật nhưng hồ sơ chưa đầy đủ, cần xem xét khả năng bổ sung chứng cứ hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của người mua theo quy định.

Nguyên tắc xử lý là không khấu trừ khoản chưa đủ căn cứ, nhưng cũng không tự ý từ bỏ quyền khấu trừ hợp pháp chỉ dựa trên nghi ngờ chưa được xác minh.

VII. RỦI RO BỊ LOẠI KHẤU TRỪ, TRUY THU VÀ XỬ PHẠT VI PHẠM THUẾ GTGT

1. Những rủi ro trọng yếu khi kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Đối với công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội, rủi ro khấu trừ thuế GTGT đầu vào thường tập trung ở hóa đơn không phản ánh giao dịch thực tế, chứng từ thanh toán chưa đáp ứng điều kiện, xác định sai mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ hoặc không phân bổ thuế đầu vào đúng quy định.

Đáng chú ý, việc khấu trừ sai có thể ảnh hưởng ngay đến số thuế phải nộp trong kỳ hoặc làm tăng số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau. Vì vậy, dù doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu hoặc chưa có số thuế phải nộp, sai sót về thuế đầu vào vẫn cần được kiểm tra và xử lý.

Đối với tài sản, hàng hóa hoặc dịch vụ sử dụng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, rủi ro có thể phát sinh từ việc khấu trừ toàn bộ mà không xác định phần phải phân bổ. Trường hợp giao dịch thuộc diện áp dụng điều kiện đặc thù, doanh nghiệp phải kiểm tra riêng hồ sơ và phương thức thanh toán tương ứng.

2. Phân biệt loại thuế đầu vào được khấu trừ, truy thu và xử phạt hành chính

Không phải mọi hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ đều lập tức làm phát sinh tiền thuế phải truy thu. Cần xác định doanh nghiệp đã sử dụng khoản thuế đó để giảm số thuế GTGT phải nộp, đề nghị hoàn thuế hoặc chỉ đang theo dõi số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau.

Nếu việc kê khai sai làm thiếu số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn không đúng quy định, phải xem xét nghĩa vụ điều chỉnh, hoàn trả, tiền chậm nộp và xử phạt theo căn cứ tương ứng. Trường hợp làm sai số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau nhưng chưa phát sinh số thuế thiếu, hậu quả và chế tài cần được đánh giá theo nhóm hành vi thực tế, không tự động áp dụng cùng một mức phạt.

Đặc biệt, phải phân biệt lỗi kê khai, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và hành vi có dấu hiệu trốn thuế. Không được mặc nhiên kết luận người mua trốn thuế chỉ vì nhà cung cấp có rủi ro. Ngược lại, nếu có chứng cứ về việc mua bán hóa đơn, tạo giao dịch giả hoặc cố ý sử dụng chứng từ không có thật, phải đánh giá riêng trách nhiệm theo pháp luật.

Khi xác định chế tài, cần áp dụng các quy định xử phạt về thuế, hóa đơn đang có hiệu lực, bao gồm Nghị định số 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung đến năm 2026. Mức phạt cụ thể phụ thuộc hành vi, hậu quả, thời điểm vi phạm và các tình tiết liên quan; không thể chỉ dựa vào tổng số tiền thuế GTGT đầu vào đã kê khai.

3. Giải pháp phòng ngừa và bảo vệ quyền khấu trừ của doanh nghiệp

Giải pháp phòng ngừa hiệu quả phải bắt đầu trước khi ký hợp đồng, lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện thanh toán. Đối với giao dịch có giá trị lớn, doanh nghiệp cần kiểm tra chủ thể bán hàng, nội dung cung cấp, điều kiện hóa đơn và phương thức thanh toán ngay từ giai đoạn chuẩn bị mua sắm.

Sau khi nhận hóa đơn, bộ phận kế toán cần đối chiếu dữ liệu với chứng từ thực tế, phân loại khoản thuế được khấu trừ và lập danh sách hóa đơn cần làm rõ. Những trường hợp chưa đủ chứng cứ phải được theo dõi độc lập, có người chịu trách nhiệm xử lý và thời hạn kiểm tra phù hợp.

Khi phát hiện sai sót sau kê khai, doanh nghiệp phải xác định đúng kỳ bị ảnh hưởng và điều kiện khai bổ sung. Không được tùy ý điều chỉnh chứng từ hoặc chuyển số thuế giữa các kỳ để tạo kết quả thuận lợi nhưng không có căn cứ.

Kiểm soát hóa đơn đầu vào có giá trị thực chất khi bảo vệ được quyền khấu trừ hợp pháp, phát hiện sớm giao dịch rủi ro và bảo đảm mỗi chỉ tiêu kê khai đều có chứng cứ đối chiếu.

👉 CTA 2 (Cuối H2 VII): Liên hệ TLK Global để được rà soát hóa đơn đầu vào, kiểm tra quyền khấu trừ thuế GTGT, xác định khoản thuế có nguy cơ bị loại và xây dựng phương án khắc phục cho công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội; Công ty Luật TLK phối hợp hỗ trợ đánh giá hợp đồng, chứng cứ giao dịch và trách nhiệm pháp lý khi phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu giải trình – Hotline 097.211.8764.

VIII. CHI PHÍ DỊCH VỤ RÀ SOÁT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO VÀ GIẢI PHÁP CỦA TLK GLOBAL

1. Chi phí dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào cho công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội

Chi phí thuê dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào và điều kiện khấu trừ thuế GTGT cho công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội phụ thuộc vào số lượng hóa đơn, tính chất giao dịch, chất lượng chứng từ và phạm vi kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp có nhiều hóa đơn mua hàng thông thường, được quản lý đầy đủ và thanh toán đúng quy định có thể có khối lượng công việc khác với công ty chỉ phát sinh một số giao dịch nhưng liên quan đến nhập khẩu, tài sản cố định, thanh toán qua cá nhân hoặc nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro.

Cần phân biệt dịch vụ rà soát trước kê khai với dịch vụ kê khai thuế GTGT định kỳ, xử lý hóa đơn sai sót và giải trình hồ sơ đã bị cơ quan thuế kiểm tra. Trong dịch vụ rà soát trước kê khai, trọng tâm là xác định tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra chứng cứ giao dịch, điều kiện thanh toán và quyền khấu trừ. Đối với hồ sơ đã kê khai sai, công việc có thể mở rộng sang đánh giá nghĩa vụ khai bổ sung và hậu quả pháp lý, nhưng phạm vi này cần được thỏa thuận rõ ràng.

Báo giá phù hợp phải thể hiện số kỳ rà soát, số lượng chứng từ dự kiến, mức độ kiểm tra đối với giao dịch có rủi ro và sản phẩm bàn giao. Nếu doanh nghiệp yêu cầu xác minh chuyên sâu nhà cung cấp, kiểm tra hồ sơ nhập khẩu hoặc làm việc với cơ quan thuế, cần xác định riêng khối lượng và trách nhiệm thực hiện. Không nên lựa chọn dịch vụ chỉ theo đơn giá trên mỗi hóa đơn mà bỏ qua chất lượng kiểm tra thực chất.

2. Lựa chọn giải pháp rà soát theo mức độ rủi ro và nhu cầu doanh nghiệp

Đối với công ty mới thành lập, phương án kiểm soát hiệu quả nên được thiết kế theo tính chất hoạt động thay vì áp dụng một mức kiểm tra giống nhau cho tất cả giao dịch. Doanh nghiệp thương mại cần chú trọng tính nhất quán giữa hóa đơn, hàng tồn kho, giao nhận và thanh toán. Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cần kiểm tra hợp đồng, nghiệm thu và chứng cứ về kết quả công việc. Doanh nghiệp đầu tư nhiều tài sản cần kiểm soát mục đích sử dụng, điều kiện khấu trừ và cách ghi nhận tài sản.

TLK Global định hướng hỗ trợ khách hàng phân loại hóa đơn theo mức độ rủi ro, xác định chứng từ cần bổ sung và thiết lập quy trình kiểm tra trước kê khai. Đối với giao dịch có tranh chấp hợp đồng hoặc chưa xác định rõ nghĩa vụ giữa các bên, Công ty Luật TLK phối hợp đánh giá căn cứ pháp lý trong phạm vi dịch vụ phù hợp.

Doanh nghiệp nên yêu cầu kết quả rà soát có thể sử dụng được cho cả kế toán và kê khai thuế, tránh tình trạng nhà cung cấp dịch vụ chỉ đưa ra danh sách hóa đơn nghi ngờ nhưng không giải thích nguyên nhân hoặc đề xuất phương án xử lý. Khi kết thúc công việc, khách hàng cần nhận được bảng phân loại và danh mục vấn đề tồn đọng để chủ động quyết định các bước tiếp theo.

Xem thêm: Chi phí dịch vụ kế toán – thuế trọn gói tại Hà Nội.

IX. QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ KIỂM SOÁT HÓA ĐƠN ĐẦU VÀO CỦA TLK GLOBAL

1. Tiếp nhận dữ liệu và xác định phạm vi hóa đơn cần rà soát

Quy trình cung cấp dịch vụ bắt đầu bằng việc xác định phương pháp tính thuế GTGT, kỳ kê khai, tình trạng hoạt động và các nhóm giao dịch mua vào của doanh nghiệp. Đối với công ty mới thành lập, cần làm rõ những khoản mua phát sinh trước khi có doanh thu, các giao dịch do người sáng lập hoặc nhân viên thanh toán thay và những khoản mua phục vụ đồng thời nhiều hoạt động kinh doanh.

Sau khi tiếp nhận dữ liệu, hóa đơn được phân loại theo nhà cung cấp, giá trị giao dịch, nhóm hàng hóa, dịch vụ và trạng thái thanh toán. Những hóa đơn có giá trị lớn, phát sinh điều chỉnh nhiều lần hoặc có thông tin chưa thống nhất cần được ưu tiên kiểm tra. Việc phân loại theo rủi ro giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực nhưng không đồng nghĩa các hóa đơn còn lại được mặc nhiên xác nhận đủ điều kiện khấu trừ.

2. Đối chiếu từng giao dịch và xác định điều kiện khấu trừ

TLK Global thực hiện công việc rà soát trên cơ sở phạm vi hợp đồng, tập trung kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, đối chiếu chứng từ mua bán và đánh giá điều kiện khấu trừ theo quy định. Với khoản mua thuộc diện phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cần kiểm tra phương thức thực hiện, chủ thể thanh toán và những trường hợp đặc thù.

Đối với hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, cần xác định khả năng hạch toán riêng hoặc phương án phân bổ theo pháp luật. Nếu hóa đơn có dấu hiệu sai thuế suất hoặc không phản ánh đúng giao dịch, doanh nghiệp phải xác minh và phối hợp với bên bán xử lý trước khi xác định số thuế được khấu trừ.

Khi chưa đủ tài liệu, kết quả kiểm tra phải nêu rõ thông tin cần bổ sung. Không được tự ý chuyển một khoản thuế chưa có đủ căn cứ vào nhóm được khấu trừ chỉ vì doanh nghiệp muốn giảm số thuế phải nộp. Ngược lại, cũng không nên loại bỏ những khoản thuế đầu vào hợp pháp khi chứng cứ có thể được xác minh đầy đủ.

3. Bàn giao kết quả, kiến nghị khắc phục và tổ chức kiểm soát định kỳ

Kết quả bàn giao cần được thể hiện dưới dạng bảng tổng hợp hóa đơn, giao dịch, điều kiện khấu trừ và phương án xử lý. Doanh nghiệp cần phân biệt những khoản đủ điều kiện, khoản phải phân bổ, khoản chưa đủ chứng từ và khoản không được khấu trừ. Đối với mỗi vấn đề quan trọng, cần xác định căn cứ đánh giá và tài liệu cần bổ sung.

Nếu phát hiện hóa đơn đã kê khai sai, phải đánh giá ảnh hưởng đến kỳ thuế tương ứng, số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau và nghĩa vụ khai bổ sung. Đối với hóa đơn của nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro, cần lưu hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế, không tự động kết luận chỉ từ thông tin cảnh báo.

Sau rà soát, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình tiếp nhận hóa đơn, kiểm tra trước thanh toán và phê duyệt dữ liệu trước kê khai. Việc quản lý này giúp hạn chế tình trạng sai sót tái diễn khi tăng số lượng nhà cung cấp hoặc thay đổi nhân sự kế toán.

Xem thêm: Rà soát hồ sơ thuế doanh nghiệp tại Hà Nội – Phòng ngừa truy thu.

X. NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN VÀ NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ

1. Tiêu chuẩn đánh giá năng lực của đơn vị rà soát hóa đơn đầu vào

Rà soát hóa đơn đầu vào không chỉ là kiểm tra dữ liệu hóa đơn trên phần mềm. Đơn vị cung cấp dịch vụ cần có khả năng đánh giá quy định về thuế GTGT, xử lý hóa đơn điện tử, kiểm soát chứng từ thanh toán và xác định bản chất giao dịch mua bán.

Năng lực thực chất thể hiện ở khả năng phân biệt sai sót hình thức với sai sót ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế; xác định khoản thuế được khấu trừ, không được khấu trừ hoặc phải phân bổ; đồng thời nhận diện những trường hợp cần kiểm tra bổ sung nhà cung cấp. Đối với doanh nghiệp có giao dịch quốc tế, yêu cầu có thể mở rộng đến chứng từ nhập khẩu, thanh toán xuyên biên giới và điều kiện áp dụng thuế suất riêng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện pháp lý của đơn vị cung cấp đối với những hoạt động thuộc lĩnh vực dịch vụ có điều kiện. Không nên đồng nhất khả năng sử dụng phần mềm hóa đơn với năng lực đại diện thực hiện thủ tục về thuế hoặc tư vấn xử lý tranh chấp pháp lý.

2. Bảo mật dữ liệu và trách nhiệm đối với kết luận rà soát

Hóa đơn điện tử đầu vào có thể phản ánh giá mua, thông tin nhà cung cấp, khối lượng hàng hóa và những dữ liệu kinh doanh quan trọng. Vì vậy, hợp đồng dịch vụ cần quy định rõ phạm vi tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ và bảo mật chứng từ. Doanh nghiệp phải duy trì quyền kiểm soát dữ liệu kế toán, tài khoản thuế điện tử và quyền truy cập hệ thống.

Kết luận rà soát phải dựa trên tài liệu được cung cấp và phạm vi công việc đã thỏa thuận. Trường hợp chưa thể xác minh giao dịch hoặc thông tin của nhà cung cấp, cần ghi nhận rõ giới hạn đánh giá, không đưa ra bảo đảm tuyệt đối rằng cơ quan thuế chắc chắn chấp nhận mọi khoản khấu trừ.

Nếu phát sinh sai sót trong quá trình cung cấp dịch vụ, trách nhiệm phải được xem xét trên cơ sở thông tin khách hàng cung cấp, nghĩa vụ chuyên môn của đơn vị tư vấn và các thỏa thuận hợp pháp. Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm về tính trung thực của giao dịch và hồ sơ kê khai theo quy định.

XI. HỆ SINH THÁI CÔNG TY LUẬT TLK VÀ TLK GLOBAL TRONG KIỂM SOÁT RỦI RO HÓA ĐƠN – THUẾ

1. TLK Global hỗ trợ kiểm tra chứng từ, điều kiện khấu trừ và dữ liệu kế toán

Đối với công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội, kiểm soát hóa đơn đầu vào cần được tổ chức thống nhất với việc ghi nhận tài sản, chi phí và kê khai thuế. TLK Global định hướng hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hóa đơn, đối chiếu chứng từ thanh toán và phân loại những khoản thuế GTGT đầu vào theo điều kiện pháp luật.

Những khoản mua chưa đủ hồ sơ cần được xác định rõ chứng từ phải bổ sung, tình trạng thanh toán và tác động đến quyền khấu trừ. Đối với doanh nghiệp mới phát sinh hoạt động, việc kiểm soát từ kỳ đầu tiên giúp duy trì dữ liệu nhất quán, hạn chế sai lệch khi chuyển số thuế được khấu trừ sang những kỳ tiếp theo.

2. Công ty Luật TLK hỗ trợ đánh giá hợp đồng và bảo vệ chứng cứ giao dịch thực tế

Một số rủi ro hóa đơn phát sinh từ tranh chấp về việc giao hàng, nghiệm thu, thanh toán hoặc xác định nghĩa vụ của nhà cung cấp. Trong những tình huống này, việc kiểm tra chứng từ thuế cần được kết hợp với đánh giá hiệu lực hợp đồng và trách nhiệm pháp lý của các bên.

Công ty Luật TLK hỗ trợ xem xét căn cứ giao dịch, quyền và nghĩa vụ hợp đồng, hồ sơ chứng minh việc mua bán thực tế và phương án giải quyết tranh chấp. TLK Global phối hợp đánh giá tác động đối với hóa đơn, hạch toán và quyền khấu trừ thuế trong phạm vi dịch vụ tương ứng.

Sự phối hợp giữa pháp lý và kế toán – thuế giúp doanh nghiệp xử lý những vấn đề có nguyên nhân từ giao dịch gốc, thay vì chỉ sửa thông tin trên hóa đơn hoặc tờ khai. Đối với trường hợp nhà cung cấp ngừng hoạt động hoặc có dấu hiệu vi phạm, cần đặc biệt chú trọng chứng cứ giao dịch được hình thành tại thời điểm mua bán.

Ảnh 3: Luật sư Công ty Luật TLK và chuyên viên TLK Global phối hợp kiểm tra hợp đồng mua hàng, hóa đơn điện tử đầu vào, chứng từ thanh toán và hồ sơ khấu trừ thuế GTGT của công ty tại TP. Hà Nội. - Hotline: 097.211.8764

XII. CÁC DỊCH VỤ HÓA ĐƠN, KẾ TOÁN – THUẾ VÀ PHÁP LÝ BỔ SUNG TẠI TP. HÀ NỘI

1. Dịch vụ xử lý hóa đơn đầu vào sai sót và khai bổ sung thuế GTGT

Sau khi rà soát, doanh nghiệp có thể phát hiện hóa đơn ghi sai thông tin, thuế suất hoặc giá trị giao dịch. Khi đó, cần phân biệt việc xử lý hóa đơn thuộc trách nhiệm của bên bán với nghĩa vụ điều chỉnh hồ sơ kê khai của bên mua. Hai hoạt động có liên quan nhưng không phải lúc nào cũng được thực hiện đồng thời.

Đối với hóa đơn đã kê khai, cần kiểm tra nội dung sai, ảnh hưởng đến số thuế được khấu trừ và quy định khai bổ sung tương ứng. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải phản ánh đúng giao dịch thực tế, không sử dụng chứng từ mới để tạo ra giao dịch không có thật.

Trường hợp có nhiều hóa đơn sai từ cùng nhà cung cấp, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ giao dịch liên quan nhằm xác định phạm vi ảnh hưởng, tránh chỉ xử lý từng hóa đơn riêng lẻ nhưng bỏ sót sai lệch về công nợ, thanh toán hoặc kê khai.

2. Dịch vụ kiểm tra điều kiện hoàn thuế GTGT đối với doanh nghiệp xuất khẩu

Đối với công ty mới thành lập có hoạt động xuất khẩu, việc rà soát hóa đơn đầu vào còn có ý nghĩa trong việc xác định khả năng đáp ứng điều kiện hoàn thuế GTGT. Tuy nhiên, có số thuế đầu vào chưa khấu trừ hết không đồng nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được hoàn thuế.

Cần kiểm tra loại hoạt động, điều kiện về hợp đồng xuất khẩu, chứng từ thanh toán, hồ sơ hải quan khi thuộc trường hợp áp dụng và những yêu cầu pháp luật khác. Đặc biệt, việc rà soát phải xác định đúng thuế đầu vào liên quan đến hoạt động xuất khẩu và phương án xử lý khi doanh nghiệp có nhiều loại hoạt động.

Trường hợp chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế, cần kiểm tra lại dữ liệu các kỳ kê khai trước, lịch sử hóa đơn, tình trạng nhà cung cấp và chứng từ thanh toán. Đây là nghiệp vụ có phạm vi rộng hơn dịch vụ rà soát hóa đơn trước kê khai thông thường, cần được xác định riêng trong hợp đồng.

Xem thêm: Hoàn thuế giá trị gia tăng cho doanh nghiệp xuất khẩu tại Hà Nội.

3. Dịch vụ rà soát hóa đơn và thuế GTGT đối với doanh nghiệp FDI

Đối với doanh nghiệp FDI tại TP. Hà Nội, hóa đơn đầu vào có thể liên quan đến hàng hóa mua trong nước, dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài, thiết bị nhập khẩu hoặc khoản thanh toán cho bên liên kết. Mỗi loại giao dịch có yêu cầu chứng từ và nghĩa vụ thuế khác nhau, không thể áp dụng một quy trình kiểm tra giống nhau cho mọi trường hợp.

Đối với hàng hóa nhập khẩu, cần xem xét chứng từ thuế GTGT ở khâu nhập khẩu và những điều kiện khấu trừ tương ứng. Đối với dịch vụ từ nhà cung cấp nước ngoài, phải xác định giao dịch có thuộc diện phát sinh nghĩa vụ thuế tại Việt Nam và loại chứng từ được sử dụng để chứng minh quyền khấu trừ.

Nếu xuất hiện giao dịch với công ty mẹ hoặc bên liên kết, việc đánh giá có thể cần kết hợp quy định về thuế GTGT, thuế nhà thầu, giao dịch liên kết và căn cứ hợp đồng. Doanh nghiệp cần phân biệt từng nghĩa vụ để tránh áp dụng điều kiện khấu trừ không phù hợp.

👉 CTA 3 (Cuối H2 XII): Liên hệ TLK Global để được rà soát hóa đơn điện tử đầu vào, kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế GTGT, xác định khoản thuế có nguy cơ bị loại và xây dựng phương án hoàn thiện chứng từ cho công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội; Công ty Luật TLK phối hợp hỗ trợ đánh giá hợp đồng, giao dịch và trách nhiệm pháp lý phát sinh – Hotline 097.211.8764.

XIII. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội có bắt buộc thuê dịch vụ rà soát hóa đơn đầu vào không?

Không. Doanh nghiệp có thể tự kiểm tra nếu có đủ năng lực và thực hiện đúng nghĩa vụ pháp luật. Việc thuê dịch vụ phù hợp khi số lượng chứng từ tăng, có giao dịch phức tạp hoặc chưa có nhân sự chuyên trách kiểm soát điều kiện khấu trừ thuế GTGT.

2. Có hóa đơn điện tử hợp lệ thì công ty chắc chắn được khấu trừ thuế GTGT không?

Không. Ngoài hóa đơn, cần kiểm tra phương pháp tính thuế, mục đích sử dụng hàng hóa, dịch vụ, chứng từ thanh toán và những điều kiện đặc thù. Hóa đơn hợp lệ về hình thức không thay thế yêu cầu chứng minh giao dịch thực tế.

3. Hóa đơn đầu vào từ 05 triệu đồng thanh toán bằng tiền mặt có được khấu trừ không?

Nếu thuộc diện bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp có thể không đáp ứng điều kiện khấu trừ. Cần kiểm tra giá trị đã bao gồm thuế GTGT, phương thức thanh toán, thời điểm giao dịch và ngoại lệ pháp luật trước khi kết luận.

4. Công ty chưa phát sinh doanh thu có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Có thể, nếu áp dụng phương pháp khấu trừ và hàng hóa, dịch vụ mua vào đáp ứng điều kiện pháp luật. Chưa có doanh thu không đồng nghĩa mất quyền khấu trừ, nhưng cũng không làm tất cả các khoản thuế đầu vào đương nhiên được khấu trừ.

5. Hóa đơn đầu vào chưa thanh toán có được kê khai khấu trừ không?

Có thể được khấu trừ theo cơ chế áp dụng đối với khoản mua trả chậm, trả góp khi đáp ứng điều kiện. Doanh nghiệp phải theo dõi thời hạn thanh toán và xử lý điều chỉnh nếu sau đó không có chứng từ thanh toán đáp ứng yêu cầu.

6. Nhân viên dùng tài khoản cá nhân thanh toán thay công ty có được khấu trừ thuế không?

Cần kiểm tra điều kiện về ủy quyền, chứng từ thanh toán của nhân viên và việc doanh nghiệp hoàn trả theo phương thức hợp pháp. Không thể kết luận chỉ dựa trên tên chủ tài khoản; bản chất giao dịch và bộ hồ sơ tương ứng có ý nghĩa quyết định.

7. Nhà cung cấp ngừng hoạt động sau khi bán hàng thì hóa đơn trước đó có bị loại không?

Không đương nhiên. Cần kiểm tra tình trạng pháp lý tại thời điểm giao dịch, hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế, chứng từ thanh toán và những tài liệu liên quan. Việc nhà cung cấp ngừng hoạt động sau đó chỉ là một yếu tố cần đánh giá.

8. Hóa đơn đầu vào sai thuế suất đã kê khai thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần phối hợp với bên bán xử lý hóa đơn theo quy định, đồng thời kiểm tra tác động đến tờ khai đã nộp. Việc khai bổ sung phải căn cứ nội dung sai, kỳ bị ảnh hưởng và quy định áp dụng, không thực hiện điều chỉnh tùy ý.

9. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ có được tính vào chi phí TNDN không?

Không tự động. Phải kiểm tra nguyên nhân không được khấu trừ và điều kiện ghi nhận chi phí hoặc nguyên giá tài sản theo pháp luật. Đặc biệt, trường hợp không đáp ứng điều kiện thanh toán phải được đánh giá theo quy định riêng.

10. TLK Global có thể hỗ trợ rà soát những nội dung nào?

Tùy hợp đồng, phạm vi có thể gồm kiểm tra hóa đơn điện tử, đối chiếu giao dịch, chứng từ thanh toán, điều kiện khấu trừ và lập danh mục sai sót. Công ty Luật TLK phối hợp đánh giá vấn đề hợp đồng, chứng cứ giao dịch và trách nhiệm pháp lý khi cần thiết.

XIV. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Rà soát hóa đơn đầu vào và kiểm soát điều kiện khấu trừ thuế GTGT là công việc cần được tổ chức ngay từ những giao dịch đầu tiên của công ty mới thành lập tại TP. Hà Nội. Việc kiểm tra đúng thời điểm giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền khấu trừ hợp pháp, hạn chế sai sót khi kê khai và chuẩn bị đầy đủ chứng cứ khi phát sinh yêu cầu giải trình.

Công ty Luật TLK hỗ trợ tư vấn pháp lý về doanh nghiệp, hợp đồng và trách nhiệm phát sinh từ giao dịch. Công ty TNHH Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global phối hợp hỗ trợ các nghiệp vụ hóa đơn, kế toán – thuế theo phạm vi dịch vụ phù hợp. Với triết lý “xử lý đúng ngay từ đầu”, hệ sinh thái TLK hướng đến giải pháp đồng bộ Pháp lý – Tài chính – Kế toán – Thuế, chú trọng tính chính xác, minh bạch và khả năng kiểm soát rủi ro lâu dài.

CÔNG TY LUẬT TLK

🌐 Website: tlklawfirm.vn

📧 Email: info@tlklawfirm.vn

☎️ Tel: 0243.2011.747

📞 Hotline: 097.211.8764