Hợp đồng thương mại cần những điều khoản tối thiểu nào để được pháp lu Công ty Luật TLK

I. TỔNG QUAN: VÌ SAO HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI CHỈ ĐƯỢC PHÁP LUẬT BẢO VỆ KHI CÓ ĐỦ ĐIỀU KHOẢN TỐI THIỂU?

Hợp đồng thương mại là cơ sở pháp lý ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên. Tuy nhiên, pháp luật chỉ bảo vệ những nội dung được thể hiện rõ ràng, có đủ điều khoản để xác định quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý.

Nhiều tranh chấp thương mại phát sinh vì doanh nghiệp:

sử dụng hợp đồng mẫu, hợp đồng sao chép trên mạng,
bỏ sót điều khoản quan trọng,
không hiểu rõ quy định pháp luật điều chỉnh,
không được rà soát bởi luật sư chuyên nghiệp.

Do đó, để hợp đồng được pháp luật công nhận và bảo vệ, nội dung hợp đồng phải có tối thiểu các điều khoản mà luật yêu cầu, nếu thiếu sẽ bị coi là không rõ ràng, dẫn đến thua thiệt khi tranh chấp.

Tất cả các hợp đồng thương mại đều phải dựa trên hệ thống pháp luật sau (chỉ dùng văn bản còn hiệu lực):

1. Bộ luật Dân sự 2015

Điều 385 – 401: giao kết hợp đồng, điều kiện có hiệu lực.
Điều 117: điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự.
Điều 119: hình thức hợp đồng.
Điều 280 – 302: thực hiện nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại.
Điều 430 – 452: hợp đồng mua bán tài sản.

2. Luật Thương mại 2005

Điều 24 – 25: hình thức hợp đồng.
Điều 39 – 52: giao hàng – kiểm tra hàng – chuyển rủi ro.
Điều 55 – 58: nghĩa vụ thanh toán.
Điều 306: phạt vi phạm – bồi thường thiệt hại.
Điều 312 – 314: tạm ngừng – đình chỉ – hủy bỏ hợp đồng.

3. Luật Giá 2012 & Luật sửa đổi 2023

Điều chỉnh cách xác định giá, các yếu tố cấu thành giá, nghĩa vụ kê khai – niêm yết giá đối với hàng hóa đặc thù.

4. Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007

Điều 32 – 34: trách nhiệm của tổ chức kinh doanh trong việc bảo đảm chất lượng.
Nghĩa vụ hoàn lại, đổi trả, bồi thường nếu cung cấp hàng hóa không đạt chuẩn.

5. Luật Giao dịch điện tử 2023 (với hợp đồng ký số, hợp đồng online)

Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số, bản điện tử, phương thức giao kết online.

6. Văn bản hướng dẫn còn hiệu lực

Ví dụ:

Nghị định 123/2020/NĐ-CP: về hóa đơn, chứng từ.
Nghị định 43/2017/NĐ-CP: về nhãn hàng hóa.
Thông tư 219/2013/TT-BTC: hướng dẫn thuế VAT (liên quan hóa đơn – thanh toán).
Nghị định 21/2021/NĐ-CP: về thi hành Bộ luật Dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ.

7. Án lệ – thực tiễn xét xử hiện hành

TLK phân tích án lệ liên quan đến:

xác định hợp đồng vô hiệu khi thiếu điều khoản,
tranh chấp giao hàng, thanh toán,
nghĩa vụ chứng minh thiệt hại,
phạt – bồi thường trong thương mại.

Sự kết hợp giữa luật và án lệ giúp hợp đồng TLK soạn phòng ngừa rủi ro theo cả pháp luật và thực tiễn.

II. ĐIỀU KHOẢN VỀ CHỦ THỂ HỢP ĐỒNG – TƯ CÁCH PHÁP LÝ – ĐẠI DIỆN KÝ KẾT

Đây là điều khoản tối thiểu bắt buộc phải có. Nếu ghi sai chủ thể hoặc người ký không đúng thẩm quyền, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu.

1. Xác định chính xác chủ thể hợp đồng

Doanh nghiệp phải ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC):

tên pháp lý,
mã số doanh nghiệp,
địa chỉ trụ sở,
ngành nghề phù hợp giao dịch.

2. Kiểm tra tư cách đại diện ký kết

Người ký phải là:

người đại diện theo pháp luật; hoặc
người được ủy quyền hợp lệ theo Điều 134–140 Bộ luật Dân sự 2015.

Không đúng thẩm quyền → hợp đồng có thể vô hiệu.

3. Giấy ủy quyền phải hợp lệ

Giấy ủy quyền cần:

đúng mẫu,
thể hiện rõ phạm vi, thời hạn,
có chữ ký, dấu (đối với doanh nghiệp yêu cầu).

4. Rủi ro khi xác định sai chủ thể

không đòi được tiền hàng,
không buộc được đối tác thực hiện nghĩa vụ,
hợp đồng bị tuyên vô hiệu,
doanh nghiệp mất lợi thế hoàn toàn khi tranh chấp.

III. ĐIỀU KHOẢN VỀ ĐỐI TƯỢNG HỢP ĐỒNG – MÔ TẢ HÀNG HÓA/DỊCH VỤ

Trong mọi hợp đồng thương mại, đối tượng hợp đồng luôn là điều khoản cốt lõi. Nếu mô tả không rõ ràng, hợp đồng có thể bị coi là không xác định được đối tượng, dẫn đến vô hiệu theo Điều 117 và Điều 402 Bộ luật Dân sự 2015.

1. Mô tả hàng hóa/dịch vụ phải rõ ràng, cụ thể

Doanh nghiệp cần ghi đầy đủ:

tên hàng hóa;
mã sản phẩm;
quy cách, chất lượng;
mẫu đối chiếu;
tiêu chuẩn kỹ thuật (TCVN/ISO…);
nhãn mác, bao bì;
công dụng;
số lượng, khối lượng.

Mô tả càng chi tiết → khả năng pháp luật bảo vệ càng cao.

2. Tiêu chuẩn – quy chuẩn kỹ thuật (nếu có)

Theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007, các tiêu chuẩn phải được công bố rõ ràng trong hợp đồng, ví dụ:

TCVN 5724:2012;
tiêu chuẩn ISO 9001;
tiêu chuẩn an toàn thực phẩm;
quy chuẩn kỹ thuật QCVN liên quan.

Không ghi tiêu chuẩn → không có căn cứ khiếu nại chất lượng.

Ảnh 1: Luật sư Công ty Luật TLK phân tích điều khoản tối thiểu hợp đồng thương mại – Hotline 097.211.8764

3. Quy định về nguồn gốc – xuất xứ

Để tránh rủi ro pháp lý, TLK luôn yêu cầu ghi rõ:

CO (Certificate of Origin);
CQ (Certificate of Quality);
chứng từ nhập khẩu.

4. Đối với dịch vụ: mô tả phạm vi công việc

Phải ghi cụ thể:

mục tiêu dịch vụ;

kết quả đầu ra;
yêu cầu chất lượng;
phương pháp thực hiện;
hồ sơ bàn giao.

Thiếu mô tả → khách hàng không thể chứng minh vi phạm khi tranh chấp.

5. Rủi ro khi điều khoản đối tượng ghi mơ hồ

hợp đồng bị tuyên vô hiệu;
doanh nghiệp mất quyền đòi bồi thường;
đối tác giao hàng kém chất lượng mà không vi phạm hợp đồng;
cơ quan giải quyết tranh chấp không có căn cứ bảo vệ doanh nghiệp.

IV. ĐIỀU KHOẢN VỀ GIÁ – PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

Theo Điều 52 – 58 Luật Thương mại 2005, giá và thanh toán là điều khoản bắt buộc trong hợp đồng thương mại. Thiếu hoặc ghi không đúng → doanh nghiệp rất dễ bị chiếm dụng vốn, khó thu hồi công nợ.

1. Xác định giá và phương pháp tính giá

Hợp đồng phải nêu rõ:

giá cố định hoặc giá biến động;
giá đã bao gồm VAT hay chưa;
chi phí vận chuyển, bốc xếp;
phụ phí (nếu có).

Ghi không rõ → đối tác có thể tăng giá, tính phí trái cam kết.

Ảnh 2: Doanh nghiệp trao đổi hợp đồng thương mại cùng luật sư TLK – Hotline 097.211.8764

2. Phương thức thanh toán rõ ràng

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 219/2013/TT-BTC:

thanh toán phải có hóa đơn hợp lệ;
thanh toán trên 20 triệu đồng phải thực hiện qua ngân hàng để được khấu trừ VAT.

Doanh nghiệp cần quy định:

thanh toán chuyển khoản/LC/tiền mặt;
thanh toán theo tiến độ hay theo đợt giao hàng;
giữ lại (retention) để đảm bảo nghĩa vụ.

3. Tạm ứng – giữ lại – thanh toán sau nghiệm thu

Để tránh chiếm dụng vốn, TLK khuyến nghị:

tạm ứng không quá 30–50% giá trị hợp đồng;
giữ lại 5–10% giá trị để đối tác thực hiện nghĩa vụ bảo hành;
chỉ thanh toán hết sau nghiệm thu đạt yêu cầu.

4. Rủi ro khi không quy định điều khoản giá – thanh toán

bên bán giao kém chất lượng nhưng vẫn đòi đủ tiền;
bên mua chậm thanh toán kéo dài mà không bị phạt;
không thu hồi được công nợ;
hóa đơn – chứng từ không hợp lệ, không được tính chi phí hợp lý.

V. ĐIỀU KHOẢN VỀ GIAO HÀNG – CUNG ỨNG DỊCH VỤ

Theo Điều 35 – 52 Luật Thương mại 2005, giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ là nghĩa vụ quan trọng nhất của bên bán.

1. Thời hạn giao hàng

Hợp đồng cần ghi rõ:

ngày cụ thể;
giao theo lô;
giao theo tiến độ dự án.

Không ghi rõ → đối tác kéo dài giao hàng mà không bị coi là vi phạm.

2. Địa điểm giao hàng

Xác định:

giao tại kho bên bán;
giao tại kho bên mua;
giao qua đơn vị vận chuyển;
theo điều kiện Incoterms (nếu áp dụng).

Địa điểm là yếu tố quyết định chuyển giao rủi ro theo Điều 57 LTM 2005.

3. Chuyển giao rủi ro

Luật Thương mại quy định:

rủi ro chuyển khi hàng được giao cho bên mua, trừ khi có thỏa thuận khác.

TLK thường tư vấn doanh nghiệp ghi rõ:
“Rủi ro chỉ chuyển sau khi nghiệm thu đạt yêu cầu.”

4. Chứng từ giao hàng

Phải có:

biên bản giao nhận;
vận đơn;
phiếu xuất kho;
hóa đơn;
hình ảnh, video chứng minh tình trạng hàng.

Thiếu chứng từ → không chứng minh được lỗi của bên bán.

5. Nghĩa vụ của các bên khi cung ứng dịch vụ

Phải nêu rõ:

phạm vi công việc;
tiến độ thực hiện;
tiêu chí hoàn thành;
trách nhiệm khi trễ tiến độ.

VI. ĐIỀU KHOẢN NGHIỆM THU – KIỂM TRA – XÁC NHẬN HOÀN THÀNH

Theo Điều 44 – 46 Luật Thương mại 2005, bên mua phải kiểm tra hàng ngay khi nhận và báo ngay nếu có lỗi.

1. Quy trình nghiệm thu rõ ràng

Gồm:

thời điểm nghiệm thu;
số lần thử nghiệm;
mẫu đối chiếu;
biên bản nghiệm thu.

2. Thời hạn kiểm tra hàng hóa/dịch vụ

TLK khuyến nghị:

24–72 giờ với hàng thông thường;
3–7 ngày với hàng kỹ thuật;
đối với dịch vụ: kiểm tra + phản hồi trong thời gian xác định.

3. Quyền từ chối nhận hàng

Doanh nghiệp có quyền từ chối khi:

hàng không đúng mẫu;
không đạt chất lượng;
giao thiếu;
bao bì hư hỏng.

4. Rủi ro khi bỏ qua điều khoản nghiệm thu

mất quyền khiếu nại;
bị buộc nhận hàng lỗi;
không chứng minh được thiệt hại;
tranh chấp kéo dài.

VII. ĐIỀU KHOẢN BẢO HÀNH – ĐỔI TRẢ – KHẮC PHỤC LỖI

Theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Điều 32 – 34), doanh nghiệp cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ phải bảo đảm chất lượng phù hợp tiêu chuẩn đã công bố.

1. Thời hạn bảo hành

Nêu rõ:

thời gian;
thời điểm bắt đầu tính;
thời gian bảo hành lại sau khi sửa chữa.

2. Phạm vi bảo hành

Quy định rõ:

lỗi kỹ thuật;
lỗi vận chuyển;
lỗi lắp đặt;
chi phí phát sinh.

3. Quyền yêu cầu đổi – trả – hoàn tiền

Điều khoản này giúp doanh nghiệp được bảo vệ khi hàng không đạt chất lượng.

4. Nghĩa vụ khắc phục lỗi trong thời gian hợp lý

Hợp đồng nên quy định:

thời hạn khắc phục;
chi phí ai chịu;
biện pháp tạm thời.

VIII. ĐIỀU KHOẢN VI PHẠM – PHẠT – BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI

Theo Điều 300 – 306 Luật Thương mại 2005, điều khoản phạt và bồi thường là nhóm điều khoản bắt buộc để pháp luật có căn cứ bảo vệ bên bị vi phạm.

1. Điều khoản phạt vi phạm

Phải quy định:

hành vi vi phạm;
mức phạt;
thời điểm áp dụng.

Lưu ý: mức phạt tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.

2. Điều khoản bồi thường thiệt hại

Muốn đòi bồi thường, doanh nghiệp phải chứng minh:

thiệt hại thực tế;
có lỗi;
có quan hệ nhân quả.

3. Điều khoản miễn trừ trách nhiệm

Áp dụng khi:

thiên tai, dịch bệnh;
hỏa hoạn, tai nạn;
quyết định của cơ quan nhà nước;
sự kiện bất khả kháng (theo Điều 156 BLDS 2015).

4. Rủi ro khi điều khoản phạt – bồi thường không rõ

không thu hồi được thiệt hại;
bị tòa tuyên vô hiệu điều khoản;
mất khả năng thương lượng.

IX. ĐIỀU KHOẢN CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG – THANH LÝ – NGHĨA VỤ SAU KHI CHẤM DỨT

Doanh nghiệp thường chỉ quan tâm giai đoạn ký – thực hiện hợp đồng, mà bỏ qua giai đoạn chấm dứt – nơi phát sinh nhiều tranh chấp nhất. Theo Điều 312 – 314 Luật Thương mại 2005, bên bị vi phạm có quyền đình chỉ, tạm ngừng hoặc hủy bỏ hợp đồng nếu có vi phạm nghiêm trọng.

1. Điều kiện chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng phải quy định rõ:

chấm dứt do vi phạm nghĩa vụ;
chấm dứt theo thỏa thuận;
chấm dứt do bất khả kháng;
chấm dứt khi một bên mất khả năng thanh toán.

Không quy định rõ → bên vi phạm dễ lợi dụng trì hoãn.

2. Quy trình thanh lý hợp đồng

Doanh nghiệp phải bổ sung:

thời hạn thanh lý (thường 3–7 ngày kể từ ngày chấm dứt),
bàn giao tài liệu, hàng hóa, thiết bị,
xác nhận công nợ còn tồn.

Thanh lý rõ ràng → tránh tranh chấp kéo dài nhiều năm.

3. Nghĩa vụ tồn đọng sau khi chấm dứt

Cần quy định nghĩa vụ tiếp tục duy trì sau khi hợp đồng kết thúc:

bảo mật thông tin,
thanh toán phần còn lại,
bồi thường thiệt hại,
hoàn trả tài sản đã nhận.

4. Hệ quả pháp lý khi điều khoản chấm dứt không rõ

Hợp đồng không thể chấm dứt dù bên kia vi phạm;
Không có cơ sở yêu cầu bồi thường;
Doanh nghiệp bị “treo” nghĩa vụ mà không thể triển khai dự án mới.

X. ĐIỀU KHOẢN GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP – LỰA CHỌN LUẬT – CƠ QUAN TÀI PHÁN

Đây là điều khoản quyết định doanh nghiệp thắng hay thua khi tranh chấp xảy ra. Nhiều doanh nghiệp ký mà không biết mình đã chấp nhận cơ quan giải quyết tranh chấp bất lợi.

1. Lựa chọn cơ quan giải quyết: Tòa án hay Trọng tài?

a. Trọng tài thương mại (VIAC)

Ưu điểm:

xử kín, bảo mật thông tin;
thời gian giải quyết nhanh;
phán quyết có giá trị chung thẩm.

Nhược điểm:

chi phí cao hơn Tòa án.

b. Tòa án nhân dân

Ưu điểm:

chi phí thấp;
phù hợp tranh chấp nhỏ.

Nhược điểm:

thời gian kéo dài;
công khai phiên tòa.

TLK luôn tư vấn chọn phương án phù hợp quy mô doanh nghiệp và giá trị hợp đồng.

Ảnh 3: Hướng dẫn ký hợp đồng thương mại đúng pháp luật bởi TLK – Hotline 097.211.8764

2. Lựa chọn luật áp dụng

Theo pháp luật, các bên được quyền thỏa thuận luật áp dụng nếu giao dịch có yếu tố nước ngoài (Điều 683 BLDS 2015).

Trong hợp đồng thuần Việt Nam → phải áp dụng pháp luật Việt Nam.

3. Ngôn ngữ hợp đồng

Trong giao dịch với đối tác nước ngoài, ngôn ngữ phải rõ ràng:

tiếng Việt;
tiếng Anh;
song ngữ.

Nhiều hợp đồng bị vô hiệu do xung đột giữa hai bản dịch.

4. Rủi ro khi điều khoản giải quyết tranh chấp không rõ

doanh nghiệp phải giải quyết tranh chấp tại tòa án nước ngoài;
phán quyết không có hiệu lực tại Việt Nam;
mất quyền yêu cầu bồi thường;
tốn kém thời gian – chi phí.

XI. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP VỀ ĐIỀU KHOẢN TỐI THIỂU TRONG HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI

1. Nếu hợp đồng thiếu điều khoản quan trọng thì có bị vô hiệu không?

Có. Nếu thiếu điều khoản làm hợp đồng không xác định được đối tượng hoặc nghĩa vụ → vô hiệu theo Điều 117 BLDS 2015.

2. Hợp đồng bằng email, Zalo có được pháp luật công nhận không?

Được, nếu đáp ứng điều kiện về giao dịch điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

3. Có bắt buộc phải ký hợp đồng bằng văn bản không?

Đa phần hợp đồng thương mại phải lập bằng văn bản theo Điều 24 LTM 2005.

4. Nếu người ký không đúng thẩm quyền thì sao?

Hợp đồng có thể vô hiệu toàn bộ.

5. Hợp đồng phải có tối thiểu bao nhiêu điều khoản?

Không quy định số lượng, nhưng phải đảm bảo nội dung tối thiểu: đối tượng – giá – giao hàng – thanh toán – quyền & nghĩa vụ – vi phạm – chấm dứt – giải quyết tranh chấp.

6. Có cần điều khoản bảo hành không?

Có, nhất là với hàng kỹ thuật.

7. Có thể sử dụng hợp đồng mẫu tìm trên mạng không?

Không nên. Thường thiếu điều khoản cốt lõi, không phù hợp pháp luật hiện hành.

8. Khi nào nên dùng luật sư rà soát hợp đồng?

Trước khi ký bất kỳ hợp đồng có giá trị lớn hoặc rủi ro cao.

9. Điều khoản phạt tối đa là bao nhiêu?

8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm (Điều 301 LTM 2005).

10. Nếu đối tác giao hàng lỗi mà hợp đồng không có điều khoản bảo hành thì sao?

Doanh nghiệp rất khó yêu cầu khắc phục.

11. Có cần thỏa thuận luật áp dụng trong hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài?

Bắt buộc nên có để tránh tranh chấp pháp lý sau này.

12. Vì sao cần để TLK soạn hoặc kiểm tra hợp đồng?

TLK phát hiện và loại bỏ mọi điều khoản bất lợi, đảm bảo hợp đồng được pháp luật bảo vệ tối đa.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global

XII. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Dù bạn là doanh nghiệp vừa, nhỏ hay tập đoàn lớn, việc xây dựng hợp đồng thương mại chặt chẽ luôn là “lá chắn” bảo vệ tài chính và uy tín. Công ty Luật TLK với kinh nghiệm chuyên sâu trong giao dịch thương mại cam kết đồng hành, giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro trước khi tranh chấp xảy ra.

CÔNG TY LUẬT TLK

🌐 Website: https://tlklawfirm.vn
📧 Email: info@tlklawfirm.vn
☎ Tel: 0243.2011.747
📞 Hotline: 097.211.8764