I. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp, được Quốc hội thông qua ngày 17/6/2025.

2. Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

3. Nghị định số 296/2026/NĐ-CP ngày 23/7/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP.

4. Thông tư số 121/2026/TT-BTC ngày 21/8/2026 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 68/2025/TT-BTC về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh.

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

1. Nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tại TP. Hà Nội thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật phải xác định, kê khai và cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo từng trường hợp cụ thể. Nghĩa vụ này không chỉ căn cứ người đứng tên góp vốn mà còn liên quan quyền sở hữu gián tiếp, quyền chi phối thực tế và thời điểm phát sinh nghĩa vụ.

Điểm cần đặc biệt lưu ý là không phải mọi doanh nghiệp đều phải thực hiện một thủ tục kê khai độc lập tại cùng một thời điểm. Doanh nghiệp thành lập mới, doanh nghiệp hoạt động trước ngày 01/7/2025 và doanh nghiệp đã kê khai nhưng phát sinh thay đổi phải được xem xét theo những quy định tương ứng.

2. Chiến lược kiểm soát rủi ro ngay từ đầu

Rủi ro lớn nhất thường bắt nguồn từ việc xác định sai cá nhân hưởng lợi, bỏ sót quyền sở hữu gián tiếp hoặc sử dụng biểu mẫu không phù hợp. Những sai sót này có thể làm phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ và ảnh hưởng việc thực hiện nghĩa vụ đăng ký doanh nghiệp.

Đặc biệt, Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã điều chỉnh tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Tuy nhiên, theo giải đáp của Bộ Tài chính, doanh nghiệp đã kê khai và không phát sinh thay đổi thông tin không phải tự động kê khai lại chỉ vì tiêu chí pháp lý được sửa đổi.  Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát cơ cấu sở hữu, tình trạng kê khai trước đó và thời điểm phát sinh thay đổi trước khi lựa chọn thủ tục.

👉 Xem thêm: Thủ tục kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (MỚI NHẤT)

III. CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI CỦA DOANH NGHIỆP LÀ AI?

1. Khái niệm và bản chất pháp lý

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền chi phối doanh nghiệp theo tiêu chí pháp luật quy định. Việc xác định không chỉ dựa vào tỷ lệ vốn góp đứng tên trực tiếp mà còn phải xem xét quyền sở hữu gián tiếp và khả năng chi phối thực tế.

Đối với doanh nghiệp có nhiều tầng sở hữu, cá nhân cuối cùng có quyền hưởng lợi hoặc chi phối có thể không trực tiếp xuất hiện trong danh sách thành viên, cổ đông của doanh nghiệp cần kê khai.

2. Phân biệt với người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật thực hiện quyền, nghĩa vụ đại diện doanh nghiệp; trong khi chủ sở hữu hưởng lợi được xác định theo quyền sở hữu hoặc quyền chi phối. Hai tư cách có thể thuộc cùng một cá nhân nhưng không đương nhiên đồng nhất.

Chẳng hạn, một giám đốc không góp vốn vẫn có thể là người đại diện theo pháp luật. Ngược lại, cá nhân sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức khác có thể thuộc diện xác định chủ sở hữu hưởng lợi dù không trực tiếp điều hành doanh nghiệp.

Ảnh 1: Sơ đồ phân biệt chủ sở hữu hưởng lợi, thành viên góp vốn và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại TP. Hà Nội - Hotline: 097.211.8764

IV. DOANH NGHIỆP NÀO PHẢI KÊ KHAI THÔNG TIN CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI?

1. Xác định nghĩa vụ theo loại hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xem xét loại hình tổ chức, thành phần sở hữu và thời điểm đăng ký. Công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần và công ty hợp danh có đặc điểm sở hữu khác nhau nên cách xác định cá nhân phải kê khai cũng không hoàn toàn giống nhau. Đặc biệt, doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 phải được đối chiếu quy định chuyển tiếp; không thể mặc nhiên áp dụng thời điểm kê khai của doanh nghiệp thành lập mới.

2. Trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh

Tạm ngừng kinh doanh không đồng nghĩa mọi nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp đều chấm dứt. Tuy nhiên, tình trạng tạm ngừng cũng không tự động làm phát sinh nghĩa vụ kê khai độc lập nếu chưa có căn cứ tương ứng. Doanh nghiệp cần xác định đã kê khai hay chưa, có phát sinh thay đổi thông tin và có thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thuộc trường hợp phải bổ sung thông tin hay không.

👉 Xem thêm: Dịch vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi trọn gói của Công ty Luật TLK (MỚI NHẤT)

V. CÁCH XÁC ĐỊNH CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI VÀ THÔNG TIN PHẢI KÊ KHAI

1. Xác định theo quyền sở hữu và quyền chi phối

Doanh nghiệp cần ưu tiên xác định cá nhân đáp ứng tiêu chí sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết theo trường hợp luật định, bao gồm việc xem xét sở hữu trực tiếp, gián tiếp.

Trường hợp không xác định được theo tiêu chí sở hữu hoặc có căn cứ cho thấy người được xác định không phải chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp tiếp tục đánh giá quyền chi phối thực tế. Việc xác định người quản lý có quyền hạn lớn nhất chỉ thực hiện khi đáp ứng điều kiện tương ứng theo quy định hiện hành.

2. Thông tin cần chuẩn bị và đối chiếu

Doanh nghiệp nên kiểm tra các nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin định danh, quốc tịch và địa chỉ liên lạc của cá nhân.

• Tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ, cổ phần có quyền biểu quyết.

• Cơ cấu sở hữu gián tiếp và căn cứ xác định quyền chi phối.

• Điều lệ, danh sách thành viên, cổ đông và tài liệu nội bộ liên quan.

Các tài liệu phục vụ rà soát nội bộ cần được phân biệt với thành phần hồ sơ bắt buộc nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

👉 Hãy liên hệ Luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, Hotline: 097.211.8764.

VI. HỒ SƠ VÀ BIỂU MẪU KÊ KHAI THÔNG TIN CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI

1. Thành phần hồ sơ kê khai theo từng trường hợp

Hồ sơ kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi phải được xác định theo tình trạng pháp lý và nội dung thủ tục doanh nghiệp thực hiện. Doanh nghiệp đăng ký thành lập mới, doanh nghiệp bổ sung thông tin lần đầu và doanh nghiệp thông báo thay đổi thông tin đã kê khai không nhất thiết sử dụng cùng một bộ hồ sơ.

Đối với trường hợp thông báo thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi theo khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi. Trường hợp bổ sung thông tin trong một thủ tục đăng ký doanh nghiệp khác, thành phần hồ sơ phải được đối chiếu với quy định riêng của thủ tục đó. Trước khi lập hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra các tài liệu sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và điều lệ hiện hành.

• Danh sách thành viên, cổ đông và tỷ lệ sở hữu tương ứng.

• Tài liệu thể hiện quyền sở hữu gián tiếp hoặc quyền chi phối.

• Giấy tờ định danh của cá nhân thuộc diện kê khai.

• Thông tin đã kê khai trước đó, nếu có.

Đây là nhóm tài liệu phục vụ rà soát; không phải tất cả đều bắt buộc nộp.

2. Sử dụng đúng Mẫu số 10 và biểu mẫu liên quan

Mẫu số 10 là danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp. Từ ngày 21/8/2026, doanh nghiệp cần sử dụng phiên bản biểu mẫu được sửa đổi theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, không mặc nhiên tiếp tục sử dụng mẫu cũ.

Khi chuẩn bị hồ sơ, cần phân biệt Mẫu số 10 với biểu mẫu thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi và các mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Việc lựa chọn phải căn cứ loại hình doanh nghiệp, nội dung kê khai và thủ tục đang thực hiện.

Sai biểu mẫu, thiếu thông tin cá nhân hoặc không thống nhất tỷ lệ sở hữu là những nguyên nhân cần được kiểm tra trước khi nộp, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều cổ đông hoặc tầng sở hữu.

👉 Xem thêm: Chi phí dịch vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi trọn gói của Công ty Luật TLK (MỚI NHẤT)

VII. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC KÊ KHAI THÔNG TIN CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI TẠI TP. HÀ NỘI

1. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Đối với doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại TP. Hà Nội, cơ quan giải quyết là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phân biệt cơ quan giải quyết với địa điểm tiếp nhận hồ sơ và phương thức nộp trực tuyến.

Trước khi nộp trực tiếp, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin tiếp nhận được công bố chính thức để tránh sử dụng địa chỉ cũ hoặc lựa chọn sai đầu mối xử lý. Đối với hồ sơ trực tuyến, cần sử dụng hệ thống đăng ký doanh nghiệp được cơ quan có thẩm quyền công bố.

2. Quy trình kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Quy trình thực hiện có thể tổ chức thành năm bước:

Bước 1: Rà soát cơ cấu sở hữu. Kiểm tra vốn điều lệ, thành viên, cổ đông, chuỗi sở hữu và các thỏa thuận chi phối.

Bước 2: Xác định cá nhân phải kê khai. Đối chiếu tiêu chí sở hữu và quyền chi phối theo quy định hiện hành; lập căn cứ giải thích cho từng trường hợp.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ. Lựa chọn biểu mẫu, hoàn thiện thông tin cá nhân, kiểm tra tỷ lệ sở hữu và chữ ký hoặc xác thực theo yêu cầu.

Bước 4: Nộp hồ sơ. Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp nộp theo phương thức được chấp nhận đối với thủ tục tương ứng.

Bước 5: Theo dõi và nhận kết quả. Kiểm tra thông báo tiếp nhận, yêu cầu sửa đổi, bổ sung và việc cập nhật dữ liệu theo thủ tục đã thực hiện.

3. Lưu ý khi kê khai trực tuyến

Việc gửi hồ sơ thành công trên hệ thống không đồng nghĩa nội dung kê khai đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận là hợp lệ hoặc hoàn tất cập nhật. Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng xử lý, lưu mã hồ sơ và kiểm tra kết quả. Nếu được yêu cầu bổ sung, phải xác định đúng nội dung cần sửa, tránh nộp lại toàn bộ thông tin mà chưa xử lý nguyên nhân.

Ảnh 2: Quy trình chuẩn bị và nộp hồ sơ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp tại TP. Hà Nội qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp - Hotline: 097.211.8764

👉 Xem thêm: Doanh nghiệp chưa kê khai chủ sở hữu hưởng lợi: Bổ sung và xử lý rủi ro (MỚI NHẤT)

VIII. THỜI HẠN KÊ KHAI, THỜI GIAN GIẢI QUYẾT VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN

1. Thời hạn thực hiện nghĩa vụ kê khai

Thời hạn kê khai phụ thuộc vào sự kiện pháp lý làm phát sinh nghĩa vụ. Đối với doanh nghiệp thành lập mới, việc kê khai được xem xét trong hồ sơ đăng ký thành lập. Đối với doanh nghiệp hoạt động trước ngày 01/7/2025, cần áp dụng quy định chuyển tiếp tương ứng.

Khi phát sinh thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc tỷ lệ sở hữu đã kê khai thuộc khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thông báo trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Cần đặc biệt phân biệt thời hạn này với việc thay đổi tiêu chí xác định theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp đã kê khai và không phát sinh thay đổi thông tin không mặc nhiên phải kê khai lại trong 10 ngày kể từ ngày nghị định có hiệu lực.

2. Thời gian cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ

Đối với hồ sơ thông báo thay đổi thuộc khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin vào hệ thống trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

Tuy nhiên, không được áp dụng thời hạn này cho mọi thủ tục kê khai. Hồ sơ thành lập mới, bổ sung thông tin hoặc đăng ký thay đổi nội dung khác phải được xác định thời gian giải quyết theo quy định tương ứng. Thời gian chuẩn bị tài liệu, xác minh cơ cấu sở hữu và sửa đổi hồ sơ chưa hợp lệ cũng cần được tính riêng khi doanh nghiệp lập kế hoạch thực hiện.

3. Lệ phí nhà nước và chi phí dịch vụ

Doanh nghiệp phải phân biệt lệ phí đăng ký doanh nghiệp, phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp và chi phí thuê dịch vụ pháp lý. Từng khoản chỉ phát sinh khi có căn cứ áp dụng đối với thủ tục cụ thể.

Chi phí dịch vụ thường phụ thuộc vào số lượng cá nhân cần xác định, độ phức tạp của cơ cấu sở hữu, yếu tố nước ngoài và tình trạng hồ sơ. Báo giá phải thể hiện rõ phạm vi công việc, chi phí đã bao gồm và khoản có thể phát sinh.

👉 Xem thêm: Thủ tục thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (MỚI NHẤT)

IX. NHỮNG TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT VÀ VƯỚNG MẮC KHI KÊ KHAI

1. Doanh nghiệp có sở hữu gián tiếp hoặc yếu tố nước ngoài

Đối với công ty có thành viên, cổ đông là tổ chức, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi có thể phải xem xét nhiều tầng sở hữu. Nếu chỉ kiểm tra danh sách người góp vốn trực tiếp, doanh nghiệp có nguy cơ bỏ sót cá nhân đáp ứng tiêu chí pháp luật.

Một cá nhân có thể nắm giữ lợi ích thông qua nhiều tổ chức hoặc có quyền chi phối theo thỏa thuận. Vì vậy, doanh nghiệp cần lập sơ đồ sở hữu, đối chiếu tỷ lệ tại từng tầng và kiểm tra căn cứ chi phối trước khi hoàn thiện danh sách. Tài liệu của tổ chức nước ngoài cần được rà soát về tính xác thực, khả năng sử dụng và yêu cầu pháp lý tương ứng; không mặc định mọi tài liệu nội bộ đều phải nộp hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025

Đây là nhóm cần được phân biệt rõ giữa nghĩa vụ bổ sung thông tin lần đầu và nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin đã kê khai.

Doanh nghiệp phải kiểm tra thời điểm thành lập, tình trạng hồ sơ hiện tại và thủ tục đăng ký doanh nghiệp dự kiến thực hiện. Không nên suy diễn rằng tất cả doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 đều phải tự nộp ngay một hồ sơ kê khai độc lập.

3. Không có cá nhân sở hữu từ 25% hoặc doanh nghiệp đang tạm ngừng

Không xác định được cá nhân đạt ngưỡng sở hữu không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Khi đó, cần tiếp tục đánh giá quyền chi phối thực tế và trường hợp xác định người quản lý có quyền hạn lớn nhất theo quy định.

Đối với doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh, cần căn cứ sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ kê khai. Bản thân tình trạng tạm ngừng không phải căn cứ duy nhất để kết luận phải kê khai hoặc được miễn kê khai.

👉 Xem thêm: Bổ sung chủ sở hữu hưởng lợi cho doanh nghiệp thành lập trước 01/7/2025 (MỚI NHẤT)

X. SAI SÓT, RỦI RO PHÁP LÝ VÀ PHƯƠNG ÁN KHẮC PHỤC

1. Những sai sót thường gặp khi kê khai

Sai sót có thể phát sinh từ việc xác định thiếu cá nhân có quyền chi phối, tính sai tỷ lệ sở hữu gián tiếp, kê khai không thống nhất với hồ sơ nội bộ hoặc không cập nhật thông tin khi có thay đổi thuộc trường hợp phải thông báo.

Đối với doanh nghiệp có cơ cấu vốn phức tạp, lỗi không chỉ nằm ở biểu mẫu mà còn ở phương pháp xác định cá nhân hưởng lợi. Việc sửa thông tin định danh sẽ không giải quyết được vấn đề nếu căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi ban đầu đã không chính xác.

2. Rủi ro pháp lý và trách nhiệm của doanh nghiệp

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ có thể dẫn đến rủi ro về tuân thủ đăng ký doanh nghiệp và xử lý vi phạm hành chính khi đủ căn cứ pháp luật.

Tuy nhiên, cần xác định đúng hành vi, thời điểm xảy ra, chủ thể chịu trách nhiệm và văn bản xử phạt đang có hiệu lực trước khi kết luận mức phạt. Không thể áp dụng một mức xử phạt chung cho mọi trường hợp chậm, thiếu hoặc sai thông tin.

3. Phương án khắc phục hồ sơ kê khai chưa chính xác

Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp nên xử lý theo trình tự:

1. Xác định nội dung sai và thời điểm phát sinh.

2. Rà soát lại cơ cấu sở hữu, quyền chi phối và tài liệu chứng minh.

3. Xác định thủ tục bổ sung, đính chính hoặc thông báo thay đổi phù hợp.

4. Hoàn thiện hồ sơ, giải trình khi có yêu cầu hợp pháp và kiểm tra kết quả cập nhật.

Đối với trường hợp có nguy cơ vi phạm, cần đánh giá trách nhiệm pháp lý song song với việc khắc phục. Chủ động sửa hồ sơ không đồng nghĩa mọi hậu quả pháp lý trước đó đương nhiên được loại trừ.

👉 Hãy liên hệ Luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, Hotline: 097.211.8764.

XI. DỊCH VỤ HỖ TRỢ KÊ KHAI THÔNG TIN CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI CỦA CÔNG TY LUẬT TLK

1. Khi nào doanh nghiệp tại TP. Hà Nội nên sử dụng dịch vụ luật sư?

Kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi không đơn thuần là điền biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu phức tạp, yêu cầu quan trọng nhất là xác định chính xác cá nhân có quyền sở hữu hoặc quyền chi phối thực tế, đồng thời phân biệt nghĩa vụ kê khai lần đầu, bổ sung thông tin và thông báo thay đổi theo quy định hiện hành.

Tại TP. Hà Nội, doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục nếu đã xác định rõ đối tượng kê khai và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ luật sư đặc biệt cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều thành viên, cổ đông là tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài hoặc phát sinh những thay đổi về quyền sở hữu và kiểm soát. Những trường hợp nên được rà soát chuyên sâu bao gồm:

• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 chưa xác định rõ nghĩa vụ bổ sung thông tin.

• Công ty có nhiều tầng sở hữu hoặc cá nhân góp vốn gián tiếp.

• Không có cá nhân trực tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ hoặc cổ phần có quyền biểu quyết.

• Doanh nghiệp đang tạm ngừng, tổ chức lại hoặc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

• Hồ sơ đã kê khai nhưng phát hiện sai lệch hoặc bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Việc rà soát trước khi nộp giúp doanh nghiệp xác định đúng bản chất pháp lý của từng tình huống, hạn chế nguy cơ bỏ sót thông tin hoặc thực hiện thủ tục không cần thiết.

2. Phạm vi dịch vụ hỗ trợ kê khai của Công ty Luật TLK

Công ty Luật TLK tiếp cận thủ tục kê khai chủ sở hữu hưởng lợi theo hướng kiểm soát toàn diện tính chính xác của thông tin và sự phù hợp giữa hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với cơ cấu sở hữu thực tế.

Tùy tình trạng hồ sơ và phạm vi dịch vụ được thỏa thuận, công việc có thể bao gồm:

Thứ nhất, rà soát hồ sơ pháp lý doanh nghiệp. Kiểm tra điều lệ, danh sách thành viên, cổ đông, tài liệu về góp vốn, chuyển nhượng và các thỏa thuận có liên quan nhằm xác định những thông tin cần đối chiếu.

Thứ hai, xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Phân tích quyền sở hữu trực tiếp, gián tiếp và quyền chi phối thực tế theo các tiêu chí pháp luật hiện hành, đặc biệt đối với cơ cấu có nhiều tầng sở hữu.

Thứ ba, chuẩn hóa hồ sơ kê khai. Lựa chọn biểu mẫu phù hợp, kiểm tra thông tin cá nhân, tỷ lệ sở hữu và sự thống nhất giữa tài liệu nội bộ với nội dung dự kiến kê khai.

Thứ tư, hỗ trợ thực hiện thủ tục. Soạn thảo hồ sơ, hướng dẫn hoặc đại diện nộp hồ sơ trong phạm vi pháp luật cho phép và nội dung được ủy quyền hợp lệ.

Thứ năm, theo dõi và xử lý vướng mắc. Kiểm tra tình trạng hồ sơ, rà soát yêu cầu sửa đổi, bổ sung và hỗ trợ giải trình khi cần thiết.

Thứ sáu, hướng dẫn nghĩa vụ sau kê khai. Bàn giao tài liệu thuộc phạm vi công việc và khuyến nghị cơ chế lưu giữ, theo dõi các sự kiện có thể làm phát sinh nghĩa vụ cập nhật thông tin.

3. Giá trị khác biệt khi sử dụng dịch vụ pháp lý của TLK

Điểm cốt lõi trong phương pháp hỗ trợ của Công ty Luật TLK là xem việc kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi như một hoạt động kiểm soát tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp, thay vì chỉ hoàn thành một biểu mẫu hành chính.

Trước hết, việc rà soát đúng đối tượng giúp hạn chế tình trạng kê khai thiếu cá nhân hưởng lợi hoặc xác định nhầm người đại diện theo pháp luật thành chủ sở hữu hưởng lợi. Tiếp đó, kiểm tra hồ sơ theo từng tình huống giúp phát hiện những thông tin chưa thống nhất trước khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục.

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp thường xuyên thay đổi cổ đông, thành viên hoặc cơ cấu vốn, việc thiết lập cơ chế theo dõi sau kê khai có ý nghĩa lâu dài. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp chủ động nhận diện nghĩa vụ mới, thay vì chỉ xử lý khi phát sinh yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.

4. Kết quả công việc và trách nhiệm phối hợp

Tùy phạm vi dịch vụ, kết quả bàn giao có thể bao gồm danh mục cá nhân được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi, hồ sơ kê khai, tài liệu giải trình, chứng từ tiếp nhận và hướng dẫn lưu giữ, cập nhật.

Doanh nghiệp có trách nhiệm cung cấp thông tin trung thực, đầy đủ và phối hợp xác minh các quan hệ sở hữu hoặc quyền chi phối. Công ty Luật TLK thực hiện công việc pháp lý trong phạm vi thỏa thuận, không cam kết thay quyết định thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước.

👉 Xem thêm: Cách điền Mẫu số 10 kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (MỚI NHẤT)

XII. NGHĨA VỤ LƯU GIỮ, CẬP NHẬT THÔNG TIN VÀ KHUYẾN NGHỊ PHÁP LÝ CHO DOANH NGHIỆP

1. Nghĩa vụ lưu giữ thông tin sau khi kê khai

Hoàn tất thủ tục kê khai không đồng nghĩa doanh nghiệp đã chấm dứt mọi nghĩa vụ liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai, thông báo dưới hình thức văn bản giấy hoặc văn bản điện tử.

Trong thực tiễn quản trị, doanh nghiệp nên tổ chức hồ sơ theo hướng có thể kiểm tra và truy xuất khi cần thiết. Ngoài danh sách đã kê khai, những tài liệu nội bộ chứng minh cơ cấu sở hữu hoặc quyền chi phối cần được quản lý phù hợp với nghĩa vụ lưu trữ, bảo mật và cung cấp thông tin theo pháp luật.

Đối với doanh nghiệp có nhiều cổ đông, thành viên là tổ chức, việc lưu giữ sơ đồ sở hữu cùng những tài liệu làm căn cứ xác định cá nhân hưởng lợi giúp giảm đáng kể khó khăn khi cơ cấu vốn thay đổi.

2. Những trường hợp cần rà soát và cập nhật thông tin

Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra nghĩa vụ cập nhật khi phát sinh các sự kiện có khả năng làm thay đổi thông tin đã kê khai, đặc biệt là:

• Chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần.

• Tăng, giảm vốn điều lệ làm thay đổi tỷ lệ sở hữu.

• Thay đổi số cổ phần có quyền biểu quyết.

• Thay đổi cơ cấu sở hữu gián tiếp qua các tổ chức.

• Phát sinh hoặc chấm dứt quyền chi phối thực tế.

• Thay đổi thông tin cá nhân đã kê khai thuộc trường hợp phải thông báo.

Không phải mọi thay đổi nội bộ đều đương nhiên dẫn đến cùng một thủ tục. Doanh nghiệp phải đối chiếu nội dung thay đổi với tiêu chí xác định chủ sở hữu hưởng lợi và quy định thông báo tương ứng.

Đặc biệt, đối với thay đổi thuộc khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần kiểm soát thời hạn thông báo 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi. Việc phát hiện chậm có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chứng minh thời điểm và thực hiện nghĩa vụ đúng hạn.

3. Bảng kiểm tự rà soát dành cho doanh nghiệp tại Hà Nội

Để chủ động phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kiểm sau:

Nội dung	Câu hỏi cần kiểm tra
Tình trạng doanh nghiệp	Đang hoạt động, tạm ngừng hay thực hiện thay đổi đăng ký?
Thời điểm thành lập	Trước hay từ ngày 01/7/2025?
Tình trạng kê khai	Đã kê khai, chưa kê khai hay đã phát sinh thay đổi?
Quyền sở hữu	Có cá nhân sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp theo tiêu chí luật định?
Quyền chi phối	Có cá nhân thực tế chi phối doanh nghiệp?
Biểu mẫu	Đã sử dụng đúng phiên bản hiện hành?
Thông tin cập nhật	Có sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ thông báo?
Lưu giữ hồ sơ	Danh sách và tài liệu liên quan đã được quản lý phù hợp?

Bảng kiểm giúp doanh nghiệp bước đầu nhận diện nghĩa vụ, nhưng không thay thế việc phân tích pháp lý đối với các trường hợp có cơ cấu sở hữu hoặc quyền chi phối phức tạp.

4. Khuyến nghị pháp lý giúp kiểm soát rủi ro lâu dài

Từ góc độ quản trị doanh nghiệp, việc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi cần được tích hợp vào quy trình kiểm soát pháp lý nội bộ. Khi phát sinh giao dịch chuyển nhượng vốn, thay đổi cổ đông hoặc điều chỉnh quyền quản trị, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời tác động đến thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai.

Cần đặc biệt tránh hai cách hiểu thiếu chính xác: chỉ xem xét người đứng tên trực tiếp và mặc định doanh nghiệp không có cá nhân sở hữu từ 25% thì không cần tiếp tục xác định chủ sở hữu hưởng lợi. Quyền chi phối thực tế và các trường hợp xác định bổ sung vẫn phải được xem xét theo pháp luật.

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc nhiều tầng sở hữu, việc duy trì sơ đồ sở hữu được cập nhật, phân công người phụ trách và kiểm tra thông tin trước mỗi lần thay đổi đăng ký kinh doanh là giải pháp quản trị đáng cân nhắc.

Ảnh 3: Bảng kiểm lưu giữ và cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi sau khi doanh nghiệp tại TP. Hà Nội hoàn tất thủ tục kê khai - Hotline: 097.211.8764

👉 Hãy liên hệ Luật sư Công ty Luật TLK để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời, Hotline: 097.211.8764.

XIII. CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2025 có bắt buộc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi không?

Có nghĩa vụ bổ sung thông tin theo trường hợp và thời điểm pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng kê khai trước đó và thủ tục đăng ký doanh nghiệp đang thực hiện, không mặc nhiên áp dụng một thời hạn chung.

2. Doanh nghiệp đang tạm ngừng kinh doanh có phải kê khai không?

Tạm ngừng kinh doanh không đương nhiên miễn trừ nghĩa vụ pháp lý. Tuy nhiên, việc phải nộp hồ sơ kê khai phụ thuộc trường hợp phát sinh nghĩa vụ cụ thể, không chỉ căn cứ tình trạng tạm ngừng.

3. Cá nhân sở hữu dưới 25% vốn có thể là chủ sở hữu hưởng lợi không?

Có thể, nếu đáp ứng tiêu chí về quyền chi phối thực tế hoặc trường hợp khác theo quy định. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả quyền sở hữu và quyền quyết định đối với hoạt động quản trị.

4. Không có cá nhân sở hữu từ 25% thì kê khai như thế nào?

Doanh nghiệp phải tiếp tục xem xét quyền chi phối thực tế. Nếu không xác định được cá nhân theo các tiêu chí trước đó, áp dụng quy định về xác định người quản lý có quyền hạn lớn nhất khi đủ điều kiện.

5. Người đại diện theo pháp luật có đương nhiên là chủ sở hữu hưởng lợi không?

Không. Quyền đại diện và quyền sở hữu, chi phối là những căn cứ pháp lý khác nhau. Chỉ xác định người đại diện là chủ sở hữu hưởng lợi khi đáp ứng tiêu chí tương ứng.

6. Doanh nghiệp đã kê khai trước ngày 23/7/2026 có phải kê khai lại không?

Nếu đã kê khai và không phát sinh thay đổi thông tin, doanh nghiệp không phải tự động thực hiện lại thủ tục chỉ vì Nghị định 296/2026/NĐ-CP thay đổi tiêu chí xác định.

7. Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi sử dụng Mẫu số 10 hay Mẫu số 12?

Phải xác định đúng nội dung và thủ tục thực hiện. Mẫu số 10 là danh sách chủ sở hữu hưởng lợi; biểu mẫu liên quan khác phải được lựa chọn theo quy định hiện hành.

8. Thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi phải thông báo trong bao lâu?

Đối với trường hợp thuộc khoản 1 Điều 52 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn là 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi thuộc diện phải thông báo.

9. Kê khai sai hoặc không kê khai có bị xử phạt không?

Có thể phát sinh trách nhiệm xử lý vi phạm hành chính nếu hành vi đáp ứng căn cứ xử phạt. Mức phạt và biện pháp khắc phục phải xác định theo hành vi, chủ thể, thời điểm và quy định áp dụng.

10. Công ty Luật TLK hỗ trợ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi như thế nào?

Tùy phạm vi dịch vụ, TLK hỗ trợ xác định nghĩa vụ, rà soát cơ cấu sở hữu, chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục và hướng dẫn lưu giữ, cập nhật thông tin theo pháp luật.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global

XIV. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại TP. Hà Nội đòi hỏi xác định đúng quyền sở hữu, quyền chi phối và nghĩa vụ thực hiện. Công ty Luật TLK hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ, kiểm soát rủi ro và bảo đảm tính nhất quán của thông tin pháp lý.

➡️ Điểm khác biệt của TLK là xử lý đúng ngay từ đầu, từ xác định chủ sở hữu hưởng lợi, hoàn thiện hồ sơ đến kiểm soát nghĩa vụ cập nhật, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và chủ động tuân thủ pháp luật.

👉 Quý khách hãy liên hệ Công ty Luật TLK để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện thủ tục kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp tại TP. Hà Nội chính xác, hiệu quả. Hotline: 097.211.8764.

CÔNG TY LUẬT TLK:

🌐 Website: tlklawfirm.vn

📧 Email: info@tlklawfirm.vn

☎ Tel: 0243.2011.747

📞 Hotline: 097.211.8764