Thủ tục xin xác nhận hợp quy, công bố hợp quy cho sản phẩm nhập khẩu mới nhất 2026

CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007
2. Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006
3. Luật Quản lý ngoại thương 2017 
4. Nghị định 74/2018/NĐ-CP 
5. Nghị định 154/2018/NĐ-CP
6. Các Thông tư của Bộ quản lý chuyên ngành tùy nhóm sản phẩm

Xem thêm: Danh mục sản phẩm nhập khẩu bắt buộc phải hợp quy mới nhất 2026

Xem thêm: Hồ sơ công bố hợp quy cho sản phẩm nhập khẩu gồm những gì? Checklist chuẩn 2026

Xem thêm: QCVN cho hàng nhập khẩu là gì? Cách xác định đúng QCVN trước khi công bố hợp quy 2026

TÔNG QUAN VỀ XÁC NHẬN HỢP QUY – CÔNG BỐ HỢP QUY

Trong bối cảnh kiểm soát chất lượng hàng hóa nhập khẩu ngày càng chặt chẽ, việc xác nhận hợp quy và công bố hợp quy trở thành thủ tục bắt buộc đối với nhiều loại sản phẩm trước khi lưu thông tại Việt Nam. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là điều kiện để sản phẩm được thông quan, phân phối và được bảo hộ khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra chất lượng thị trường.

1. Xác nhận hợp quy là gì?

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006, hợp quy là việc sản phẩm, hàng hóa phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Việc đánh giá hợp quy được thực hiện thông qua kết quả thử nghiệm, chứng nhận hoặc các phương pháp giám định khác do cơ quan có thẩm quyền quy định.

2. Công bố hợp quy là gì?

Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố sản phẩm của mình phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật sau khi có đầy đủ hồ sơ:

• Kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu
• Chứng nhận hợp quy (nếu thuộc nhóm phải chứng nhận)
• Hồ sơ kỹ thuật và tài liệu liên quan

3. Tại sao sản phẩm nhập khẩu phải thực hiện hợp quy – công bố hợp quy?

Thực hiện hợp quy giúp:

• Đảm bảo hàng hóa được phép thông quan
• Giảm nguy cơ bị tạm giữ – tiêu hủy – truy thu
• Tránh xử phạt theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP
• Tăng độ tin cậy và khả năng cạnh tranh khi phân phối tại Việt Nam

Để tránh bị từ chối hồ sơ, kéo dài thời gian thông quan hoặc phát sinh chi phí thử nghiệm lại, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia trước khi tiến hành hợp quy. Liên hệ ngay Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764 để được tư vấn miễn phí bước đầu và hỗ trợ trọn gói thủ tục hợp quy – công bố hợp quy.

DANH MỤC SẢN PHẨM NHẬP KHẨU PHẢI HỢP QUY (PHÂN LOẠI THEO BỘ QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH)

Việc xác định đúng sản phẩm thuộc danh mục phải hợp quy là bước quan trọng nhất, vì chỉ cần sai mã HS hoặc sai danh mục, doanh nghiệp sẽ bị từ chối hồ sơ hoặc buộc thử nghiệm lại, gây tốn kém đáng kể. Dưới đây là phân nhóm chính:

1. Nhóm sản phẩm thuộc Bộ Công Thương quản lý

• Đồ điện – điện tử
• Thiết bị năng lượng
• Vật liệu nổ công nghiệp
• Xăng dầu, khí đốt, sản phẩm hóa chất

Cơ sở pháp lý: Danh mục kỹ thuật theo các Thông tư chuyên ngành của Bộ Công Thương.

2. Nhóm sản phẩm thuộc Bộ Y tế

• Thực phẩm
• Phụ gia thực phẩm
• Thiết bị y tế
• Mỹ phẩm (tùy nhóm áp dụng quy chuẩn)

3. Nhóm sản phẩm thuộc Bộ Thông tin & Truyền thông (Bộ TT&TT)

• Thiết bị viễn thông
• Thiết bị đầu cuối
• Thiết bị phát – thu sóng
• Thiết bị CNTT có kết nối mạng

4. Nhóm sản phẩm thuộc Bộ Nông nghiệp & PTNT (Bộ NN&PTNT)

• Phân bón
• Thức ăn chăn nuôi
• Thuốc bảo vệ thực vật

5. Nhóm sản phẩm thuộc Bộ Giao thông Vận tải (Bộ GTVT)

• Mũ bảo hiểm
• Linh kiện ô tô – xe máy
• Trang thiết bị an toàn giao thông

6. Trường hợp được miễn hợp quy

Theo Nghị định 154/2018/NĐ-CP, một số trường hợp có thể không phải hợp quy:

• Hàng tạm nhập – tái xuất
• Hàng mẫu thử không bán ra thị trường
• Hàng phục vụ nghiên cứu
• Hàng quà biếu – quà tặng dưới mức quy định

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC XÁC NHẬN HỢP QUY, CÔNG BỐ HỢP QUY

Một trong những yếu tố quyết định hồ sơ có được chấp thuận hay không chính là việc doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý và kỹ thuật theo từng loại quy chuẩn. Mỗi nhóm sản phẩm sẽ có các quy chuẩn kỹ thuật khác nhau, nhưng nhìn chung đều phải đáp ứng các điều kiện cốt lõi sau:

1. Điều kiện về tiêu chuẩn – quy chuẩn kỹ thuật

Theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật 2006, sản phẩm nhập khẩu chỉ được đánh giá hợp quy nếu đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu chất lượng quy định trong:

• Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng
• Chỉ tiêu an toàn bắt buộc
• Các phép thử do Bộ quản lý chuyên ngành quy định

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng hàng hóa thực tế và tài liệu kỹ thuật đi kèm tương thích hoàn toàn với quy chuẩn được áp dụng.

2. Điều kiện về phòng thử nghiệm được chỉ định

Theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP, việc đánh giá hợp quy chỉ hợp lệ nếu được thực hiện tại:

• Phòng thử nghiệm được Bộ quản lý chuyên ngành chỉ định
• Phòng thử nghiệm được công nhận quốc tế nhưng được Việt Nam thừa nhận (trong một số trường hợp)

Các test report từ tổ chức không được chỉ định sẽ không có giá trị trong hồ sơ hợp quy.

3. Điều kiện về hồ sơ kỹ thuật sản phẩm

Doanh nghiệp phải cung cấp:

• Catalog kỹ thuật
• Bản mô tả thành phần – cấu tạo sản phẩm
• Hướng dẫn sử dụng
• Tiêu chuẩn nhà sản xuất (nếu có)

Các thông tin này phải thống nhất với thông tin trên bao bì và nhãn hàng hóa, theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 2007.

4. Điều kiện về nhãn sản phẩm – nhãn phụ

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP về ghi nhãn hàng hóa:

• Sản phẩm nhập khẩu phải dán nhãn phụ trước khi lưu thông tại Việt Nam
• Nhãn phụ phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc: tên hàng hóa, xuất xứ, thành phần, cảnh báo, thông tin kỹ thuật…

Việc dán nhãn sai, thiếu hoặc không đúng vị trí có thể khiến hồ sơ bị từ chối.

5. Điều kiện về nguồn gốc xuất xứ

Cơ quan kiểm tra chất lượng yêu cầu:

• CO (Giấy chứng nhận xuất xứ)
• CFS (Giấy chứng nhận lưu hành tự do) đối với thực phẩm – mỹ phẩm – sản phẩm đặc thù

HỒ SƠ XIN XÁC NHẬN HỢP QUY – CÔNG BỐ HỢP QUY

Để tránh yêu cầu bổ sung nhiều lần, hồ sơ nên được chuẩn hóa theo đúng thành phần pháp lý quy định tại Luật Chất lượng sản phẩm và Nghị định 74/2018/NĐ-CP.

1. Hồ sơ xin xác nhận hợp quy bao gồm:

• Đơn đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa
• Test report đạt yêu cầu QCVN
• Catalog sản phẩm – mô tả kỹ thuật
• CO, CFS (nếu thuộc nhóm yêu cầu)
• Hợp đồng mua bán – Invoice – Packing List
• Bản tự đánh giá của doanh nghiệp (tùy từng nhóm ngành)

2. Hồ sơ công bố hợp quy bao gồm:

• Bản công bố hợp quy
• Chứng nhận hợp quy (nếu thuộc nhóm 2 theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP)
• Hồ sơ kỹ thuật sản phẩm
• Kết quả thử nghiệm hợp lệ
• Tài liệu pháp lý liên quan (catalog, hình ảnh sản phẩm, nhãn phụ…)

QUY TRÌNH THỰC HIỆN XIN XÁC NHẬN HỢP QUY – CÔNG BỐ HỢP QUY

Quy trình này là phần quan trọng nhất vì ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan và chi phí thử nghiệm. Dưới đây là quy trình chuẩn theo pháp luật:

Bước 1. Xác định sản phẩm có thuộc danh mục phải hợp quy

Dựa trên:

• Mã HS
• Danh mục sản phẩm thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ chuyên ngành
• QCVN áp dụng
• Mục đích sử dụng hàng hóa

Sai bước này → hồ sơ chắc chắn bị từ chối.

Bước 2. Lấy mẫu sản phẩm – thử nghiệm tại phòng thử nghiệm chỉ định

Phòng thử nghiệm sẽ:

• Lấy mẫu
• Tiến hành các phép thử theo QCVN
• Cấp test report

Nếu kết quả không đạt → doanh nghiệp phải thử nghiệm lại hoặc xử lý bổ sung kỹ thuật.

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ xin xác nhận hợp quy

Hồ sơ phải thống nhất giữa:

• Catalog
• Nhãn phụ
• Test report
• Tài liệu kỹ thuật

Không thống nhất → từ chối ngay.

Bước 4. Nộp hồ sơ tại cơ quan kiểm tra chất lượng chuyên ngành

Cơ quan tiếp nhận sẽ:

• Kiểm tra tính hợp lệ
• Đánh giá kết quả thử nghiệm
• Trả lời bằng văn bản chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung

Bước 5. Nhận Giấy chứng nhận hợp quy

Giấy này là cơ sở pháp lý để tiến hành công bố hợp quy.

Bước 6. Nộp hồ sơ công bố hợp quy

Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp được phép:

• Thông quan
• Lưu thông hàng hóa
• Lưu giữ hồ sơ phục vụ hậu kiểm

Bước 7. Nghĩa vụ sau công bố hợp quy

Theo Luật Quản lý ngoại thương và Luật Chất lượng sản phẩm:

• Doanh nghiệp phải duy trì chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình kinh doanh
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật khi có sự cố chất lượng
• Cung cấp hồ sơ cho cơ quan kiểm tra khi được yêu cầu

Thủ tục hợp quy có thể kéo dài từ 07–20 ngày nếu doanh nghiệp không nắm rõ danh mục, quy chuẩn kỹ thuật hoặc chuẩn bị sai hồ sơ. Để rút ngắn thời gian và tránh chi phí thử nghiệm lại, hãy để Công ty Luật TLK đồng hành và xử lý trọn gói cho bạn. Gọi ngay 097.211.8764 để được hỗ trợ nhanh nhất.

THỜI GIAN, CHI PHÍ VÀ CƠ QUAN THỤ LÝ

1. Thời gian thực hiện (ước tính)

• Thử nghiệm mẫu: 3–7 ngày
• Cấp chứng nhận hợp quy: 5–10 ngày
• Công bố hợp quy: 1–3 ngày
• Tổng thời gian thực hiện: 7–20 ngày tùy từng nhóm sản phẩm

Thời gian có thể rút ngắn nếu hồ sơ được chuẩn hóa từ đầu.

2. Chi phí thực hiện

Chi phí phụ thuộc vào:

• Nhóm sản phẩm
• Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng
• Số lượng phép thử yêu cầu
• Chi phí phòng thử nghiệm
• Phí công bố hợp quy

Công ty Luật TLK sẽ cung cấp báo giá chi tiết tùy từng nhóm hồ sơ.

3. Cơ quan thụ lý theo từng nhóm sản phẩm

• Bộ Công Thương
• Bộ Y tế
• Bộ Thông tin & Truyền thông
• Bộ Nông nghiệp & PTNT
• Bộ Giao thông Vận tải

CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI XIN HỢP QUY & CHẾ TÀI XỬ PHẠT

Một số lỗi phổ biến dẫn đến hồ sơ bị từ chối:

1. Sai mã HS → Sai danh mục hợp quy

Đây là lỗi chiếm 70% trường hợp bị trả hồ sơ. Mã HS sai ⇒ QCVN áp dụng sai ⇒ Test report không phù hợp ⇒ Từ chối.

2. Test report không hợp lệ

Lý do thường gặp:

• Thử nghiệm tại phòng lab không được chỉ định
• Test report quá hạn
• Không đủ các phép thử theo yêu cầu QCVN

3. Nhãn phụ không đúng quy định

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP, cơ quan quản lý có quyền từ chối thông quan nếu nhãn phụ thiếu thông tin.

4. Hồ sơ kỹ thuật – catalog mâu thuẫn với nhãn

Sai lệch thông số kỹ thuật ⇒ nghi ngờ hàng hóa không đảm bảo chất lượng ⇒ bị yêu cầu giải trình hoặc thử nghiệm lại.

5. Chế tài xử phạt

Theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm có thể bị:

• Phạt tiền từ 3 – 70 triệu đồng
• Buộc thu hồi – tái xuất – tiêu hủy hàng hóa
• Đình chỉ lưu thông sản phẩm
• Buộc thử nghiệm lại toàn bộ lô hàng

HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI & CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp dù đã thử nghiệm sản phẩm và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ nhưng vẫn bị từ chối. Nguyên nhân chủ yếu nằm ở việc không hiểu rõ quy chuẩn kỹ thuật hoặc hồ sơ thiếu tính thống nhất. Công ty Luật TLK chia nhóm nguyên nhân như sau:

1. Bị từ chối vì sai quy chuẩn kỹ thuật

Nhiều doanh nghiệp áp dụng sai QCVN do xác định nhầm mã HS. Điều này dẫn đến test report không phù hợp yêu cầu.

Cách TLK xử lý:

• Rà soát lại mã HS
• Đối chiếu danh mục hàng hóa của Bộ chuyên ngành
• Điều chỉnh lại phép thử và đề xuất thử nghiệm bổ sung (nếu cần)

2. Bị từ chối vì hồ sơ kỹ thuật thiếu hoặc thiếu sự thống nhất

Hồ sơ kỹ thuật – nhãn phụ – catalog phải đồng nhất. Sai lệch một trong các tài liệu có thể khiến hồ sơ bị nghi ngờ.

Cách TLK xử lý:

• Chuẩn hóa lại catalog
• Kiểm tra kỹ thông số kỹ thuật
• So sánh từng dòng với test report và nhãn sản phẩm

3. Bị từ chối vì nhãn hàng hóa sai quy định

Nhãn phụ thiếu thành phần, thiếu cảnh báo hoặc đặt sai vị trí đều bị từ chối.

Giải pháp của TLK:

• Rà soát toàn bộ nội dung nhãn
• Thiết kế nhãn phụ chuẩn theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP
• Kiểm tra lại với QCVN áp dụng

4. Bị từ chối vì test report không được chấp nhận

Test report từ phòng thí nghiệm không được Bộ chỉ định → Không hợp lệ.

Cách TLK xử lý:

• Chuyển sang phòng thử nghiệm được chỉ định
• Hỗ trợ doanh nghiệp thử nghiệm lại theo đúng phép thử bắt buộc

Tại sao doanh nghiệp nên giao cho TLK xử lý hồ sơ bị từ chối?

TLK có đội ngũ chuyên gia pháp lý, chuyên gia kỹ thuật – tiêu chuẩn, và chuyên gia kiểm định làm việc trực tiếp với các Bộ chuyên ngành. Nhờ đó:

• Xác định lỗi nhanh
• Tư vấn hướng sửa chuẩn xác
• Giảm 50–70% thời gian xử lý lại hồ sơ
• Tăng tỷ lệ được chấp thuận ngay lần tiếp theo

LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG DỊCH VỤ HỢP QUY – CÔNG BỐ HỢP QUY CỦA CÔNG TY LUẬT TLK

Lựa chọn Công ty Luật TLK đồng hành trong thủ tục hợp quy mang lại giá trị cao hơn nhiều so với việc doanh nghiệp tự thực hiện.

1. Tối ưu thời gian – rút ngắn quy trình 30–50%

Với kinh nghiệm làm việc với các Bộ chuyên ngành, TLK biết chính xác hồ sơ cần gì, tránh bổ sung nhiều lần.

2. Đảm bảo đúng pháp lý – tránh bị phạt – tránh tái xuất

TLK rà soát toàn bộ hồ sơ theo:

• Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn
• Luật Chất lượng sản phẩm
• Danh mục hàng hóa của từng Bộ

Do đó hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình thông quan hoặc hậu kiểm.

3. Hỗ trợ trọn gói từ A – Z

Bao gồm:

• Tư vấn danh mục hợp quy
• Lấy mẫu – thử nghiệm
• Lập hồ sơ hợp quy
• Nộp hồ sơ công bố hợp quy
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước
• Lưu hồ sơ để phục vụ hậu kiểm

4. Minh bạch chi phí – bảo mật tuyệt đối

Tất cả thông tin sản phẩm và tài liệu kỹ thuật được TLK bảo mật theo chuẩn nội bộ dành cho khách hàng doanh nghiệp.

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

Dưới đây là 12 câu hỏi phổ biến nhất khi khách hàng gọi đến Công ty Luật TLK:

1. Sản phẩm của tôi có bắt buộc phải hợp quy không?

Phải đối chiếu mã HS với danh mục của Bộ quản lý chuyên ngành mới xác định chính xác.

2. Tôi có thể dùng test report từ nước ngoài để hợp quy không?

Chỉ được chấp nhận nếu phòng thử nghiệm nước ngoài được Việt Nam công nhận trong thỏa thuận quốc tế.

3. Bao lâu có thể hoàn thành hợp quy – công bố hợp quy?

Thường từ 7–20 ngày tùy nhóm sản phẩm và mức độ chuẩn của hồ sơ.

4. Nếu test report không đạt phải làm gì?

Doanh nghiệp phải thử nghiệm lại hoặc điều chỉnh kỹ thuật sản phẩm.

5. Công bố hợp quy khác công bố chất lượng không?

Có. Công bố hợp quy tuân theo QCVN; công bố chất lượng tuân theo tiêu chuẩn cơ sở hoặc ngành hàng khác.

6. Không công bố hợp quy có bị phạt không?

Có. Theo Nghị định 119/2017/NĐ-CP có thể bị phạt từ 3 đến 70 triệu đồng và buộc tái xuất.

7. Nhãn phụ phải dán khi nào?

Trước khi sản phẩm được lưu thông trên thị trường Việt Nam.

8. Tôi có thể tự nộp hồ sơ được không?

Có, nhưng hồ sơ rất dễ bị trả nếu không nắm rõ QCVN. Doanh nghiệp thường phải thử nghiệm lại, gây tốn kém.

9. Hồ sơ công bố hợp quy có phải nộp bản giấy không?

Tùy từng Bộ. Bộ Y tế và Bộ Công Thương có hệ thống nộp trực tuyến.

10. Có cần công bố hợp quy cho hàng tạm nhập – tái xuất không?

Không. Nhóm hàng này được miễn theo Nghị định 154/2018/NĐ-CP.

11. Có cần công bố hợp quy lại cho từng lô hàng không?

Không. Nhưng phải có test report và hồ sơ phục vụ hậu kiểm.

12. Công ty Luật TLK có thực hiện trọn gói không?

Có. TLK hỗ trợ từ khâu tư vấn đến hoàn thiện hồ sơ và nộp công bố hợp quy.

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị nhập khẩu hàng hóa mới, cần đánh giá hợp quy hoặc đang bị vướng mắc về hồ sơ, hãy để Công ty Luật TLK đồng hành ngay từ bước đầu. Chúng tôi cam kết đem đến sự an tâm tuyệt đối thông qua dịch vụ pháp lý – kỹ thuật chuyên sâu, minh bạch và nhanh chóng.

Thông tin liên hệ Công ty Luật TLK:

• Website: tlklawfirm.vn
• Email: info@tlklawfirm.vn
• Tel: 0243.2011.747
• Hotline: 097.211.8764

Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.