Doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán thuế tại Bắc Ninh – Cách xử lý hợp pháp

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

1. Luật Quản lý thuế số: 38/2019/QH14 được Quốc hội thông qua ngày 13/6/2019;

2. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số: 67/2025/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 14/6/2025;

3. Luật Thuế giá trị gia tăng số: 48/2024/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2024;

4. Nghị định số: 126/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020;

5. Nghị định số: 125/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020;

6. Thông tư số: 80/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 29/9/2021;

7. Các văn bản hướng dẫn thi hành còn hiệu lực khác có liên quan.

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Bị loại chi phí khi quyết toán thuế là tình huống phổ biến khiến doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế thu nhập doanh nghiệp và tiền chậm nộp. Nhiều doanh nghiệp tại Bắc Ninh chỉ phát hiện rủi ro khi đoàn thanh tra yêu cầu giải trình và loại trừ hàng tỷ đồng chi phí do không đáp ứng điều kiện pháp lý.

Việc hiểu đúng điều kiện chi phí được trừ và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ ngay từ đầu là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp tránh truy thu lớn và bảo vệ dòng tiền.

👉Xem thêm: Doanh nghiệp không phát sinh có phải nộp báo cáo tài chính không tại Bắc Ninh?

III. CHI PHÍ ĐƯỢC TRỪ LÀ GÌ?

Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện cơ bản:

1. Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;

2. Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp;

3. Thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch bắt buộc;

4. Không thuộc danh mục chi phí bị khống chế hoặc không được trừ theo quy định.

Chỉ cần thiếu một trong các điều kiện trên, chi phí có thể bị loại khi quyết toán.

IV. VÌ SAO DOANH NGHIỆP BỊ LOẠI CHI PHÍ?

Các nguyên nhân phổ biến gồm:

• Hóa đơn không hợp lệ;

• Thanh toán tiền mặt vượt mức quy định;

• Chi phí không chứng minh được liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh;

• Không có hợp đồng, biên bản nghiệm thu;

• Sai sót trong hạch toán.

Tại Bắc Ninh, nhóm doanh nghiệp sản xuất thường bị loại chi phí do thiếu hồ sơ gia công, hợp đồng dịch vụ nội bộ hoặc chênh lệch tồn kho.

Ảnh 1: Bị loại chi phí khi quyết toán thuế tại Bắc Ninh – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764/ 0969.760.195

V. CÁC NHÓM CHI PHÍ THƯỜNG BỊ LOẠI

1. Chi phí tiếp khách, quảng cáo vượt mức hợp lý

Nếu không chứng minh được tính cần thiết và liên quan trực tiếp, cơ quan thuế có thể loại trừ.

2. Chi phí tiền lương không có đủ hồ sơ

Không có hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ dẫn đến loại chi phí.

3. Chi phí dịch vụ không rõ nội dung

Hợp đồng dịch vụ chung chung, không có biên bản nghiệm thu hoặc chứng minh kết quả thực hiện.

👉Xem thêm: Hồ sơ lập báo cáo tài chính năm gồm những gì theo quy định mới nhất tại Bắc Ninh?

VI. CHI PHÍ KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN HỢP LỆ

Hóa đơn không hợp lệ bao gồm:

• Hóa đơn của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh;

• Hóa đơn sai thông tin;

• Hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch;

• Không thanh toán qua ngân hàng theo quy định.

Việc sử dụng hóa đơn rủi ro không chỉ dẫn đến loại chi phí mà còn có thể bị xử phạt hành chính.

VII. CHI PHÍ KHÔNG PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Một số chi phí cá nhân, chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo doanh thu sẽ không được trừ.

Doanh nghiệp cần chứng minh được:

• Mối liên hệ giữa chi phí và hoạt động kinh doanh;

• Hiệu quả hoặc tính cần thiết của khoản chi.

VIII. THỰC TIỄN QUYẾT TOÁN THUẾ TẠI BẮC NINH

Bắc Ninh là địa phương có mật độ doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cao. Trong các đợt quyết toán thuế, cơ quan thuế thường tập trung vào:

1. Tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào;

2. Tỷ suất lợi nhuận so với ngành;

3. Chi phí dịch vụ nội bộ và giao dịch liên kết;

4. Biến động chi phí bất thường qua từng năm;

5. Tính hợp lý của chi phí quản lý và chi phí tài chính.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện rủi ro khi đoàn thanh tra yêu cầu giải trình chi tiết từng khoản chi phí. Nếu hồ sơ thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán phù hợp, chi phí có thể bị loại ngay tại thời điểm quyết toán.

👉Xem thêm:  Những lỗi thường gặp khi lập báo cáo tài chính năm tại Bắc Ninh và cách phòng ngừa rủi ro thuế

IX. DOANH NGHIỆP FDI VÀ CHI PHÍ GIAO DỊCH LIÊN KẾT

Doanh nghiệp FDI tại Bắc Ninh thường phát sinh:

• Phí bản quyền;

• Phí quản lý tập đoàn;

• Chi phí chuyển giao công nghệ;

• Mua nguyên vật liệu từ công ty mẹ.

Nếu không chứng minh được tính hợp lý và mức giá phù hợp với thị trường, các khoản chi phí này có thể bị điều chỉnh hoặc loại trừ một phần.

Khi đó, hậu quả không chỉ là tăng thu nhập chịu thuế mà còn kéo theo tiền chậm nộp và xử phạt.

Việc kiểm soát chi phí giao dịch liên kết đòi hỏi sự phối hợp giữa:

• Kiểm soát số liệu kế toán;

• Phân tích pháp lý hợp đồng;

• So sánh dữ liệu ngành.

Sự kết hợp giữa Công ty Luật TLK và Công ty TNHH Tư vấn Đại lý Thuế TLK giúp doanh nghiệp vừa bảo đảm tính hợp lệ hồ sơ, vừa sẵn sàng bảo vệ quyền lợi khi bị điều chỉnh chi phí.

👉Xem thêm:  Doanh nghiệp bị ấn định thuế do sai sót báo cáo tài chính tại Bắc Ninh – Nguyên nhân và cách phòng ngừa

Ảnh 2: Quyết toán thuế tại Bắc Ninh – bị loại chi phí – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764/ 0969.760.195

X. HẬU QUẢ KHI BỊ LOẠI CHI PHÍ

Khi chi phí bị loại, doanh nghiệp phải đối mặt với:

1. Tăng thu nhập chịu thuế;

2. Tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp;

3. Tiền chậm nộp tính theo ngày;

4. Phạt do khai sai nếu có.

Nhiều doanh nghiệp chỉ tính đến phần thuế bổ sung mà không lường trước tiền chậm nộp kéo dài nhiều năm, khiến tổng nghĩa vụ tăng đáng kể.

Ngoài thiệt hại tài chính, việc bị loại chi phí còn làm doanh nghiệp bị xếp vào nhóm rủi ro cao, dễ bị kiểm tra sâu trong các kỳ tiếp theo.

XI. CÁCH XỬ LÝ KHI ĐÃ BỊ LOẠI CHI PHÍ

Khi nhận biên bản quyết toán hoặc quyết định xử lý, doanh nghiệp cần:

1. Rà soát lại căn cứ pháp lý được viện dẫn;

2. Kiểm tra lại tính hợp lệ của hồ sơ;

3. Bổ sung tài liệu còn thiếu nếu có;

4. Chuẩn bị lập luận giải trình;

5. Xem xét quyền khiếu nại theo quy định.

Sai lầm phổ biến là chấp nhận ngay việc loại chi phí mà không kiểm tra kỹ điều kiện áp dụng.

Trong nhiều trường hợp, khi doanh nghiệp chứng minh được tính liên quan và hợp lệ của khoản chi, phần chi phí bị loại có thể được xem xét điều chỉnh.

👉Xem thêm:  Doanh nghiệp bị truy thu thuế sau thanh tra tại Bắc Ninh – Cách xử lý và bảo vệ hiệu quả

XII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG

1. Chi phí bị loại có phải nộp thuế bổ sung ngay không?
Khi chi phí bị loại, thu nhập chịu thuế sẽ tăng tương ứng và doanh nghiệp phải nộp bổ sung thuế thu nhập doanh nghiệp. Thời điểm nộp phụ thuộc vào quyết định xử lý của cơ quan thuế, tuy nhiên việc chậm nộp có thể làm phát sinh thêm tiền chậm nộp.

2. Có thể bổ sung chứng từ sau khi bị loại chi phí không?
Trong một số trường hợp, nếu doanh nghiệp kịp thời bổ sung đầy đủ chứng từ hợp pháp và chứng minh được tính liên quan của khoản chi, cơ quan thuế có thể xem xét điều chỉnh lại kết luận.

3. Chi phí thanh toán tiền mặt có bị loại toàn bộ không?
Đối với các khoản thanh toán bắt buộc phải thực hiện qua ngân hàng theo quy định, nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi có thể không được trừ.

4. Chi phí lương trả bằng tiền mặt có bị loại không?
Tiền lương có thể được chấp nhận nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ chi trả. Tuy nhiên, việc thanh toán qua ngân hàng giúp tăng tính minh bạch và giảm rủi ro.

5. Chi phí dịch vụ nội bộ có dễ bị loại không?
Đây là nhóm chi phí thường bị kiểm tra kỹ, đặc biệt với doanh nghiệp FDI. Nếu hợp đồng, nội dung dịch vụ và giá trị thanh toán không rõ ràng, rủi ro bị loại là cao.

6. Nếu doanh nghiệp bị loại chi phí nhiều năm liên tiếp thì sao?
Trường hợp này có thể khiến doanh nghiệp bị xếp vào nhóm rủi ro cao và chịu thanh tra thường xuyên hơn trong các năm tiếp theo.

7. Có nên tự giải trình hay thuê đơn vị chuyên môn?
Đối với khoản chi phí lớn hoặc phức tạp, việc có sự hỗ trợ của chuyên gia thuế và luật sư giúp bảo vệ quyền lợi hiệu quả hơn và hạn chế thiệt hại tài chính.

8. Việc bị loại chi phí có ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp không?
Ngoài thiệt hại tài chính, doanh nghiệp có thể bị đánh giá rủi ro cao, ảnh hưởng đến quan hệ tín dụng và quản trị nội bộ.

9. Phòng ngừa rủi ro bị loại chi phí bằng cách nào hiệu quả nhất?
Thiết lập quy trình kiểm soát hóa đơn, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và rà soát định kỳ trước khi quyết toán thuế là giải pháp bền vững.

10. Vì sao nên lựa chọn hệ sinh thái TLK?
Sự phối hợp giữa năng lực đại lý thuế và chuyên môn pháp lý của Công ty Luật TLK giúp doanh nghiệp không chỉ lập báo cáo tài chính đúng quy định mà còn sẵn sàng bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp về chi phí thuế.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global

XIII. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Trong môi trường quản trị thuế ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần một hệ thống kiểm soát toàn diện từ khâu lập báo cáo tài chính đến xử lý tranh chấp. Hệ sinh thái Công ty Luật TLK và Công ty TNHH Tư vấn Đại lý Thuế TLK cung cấp giải pháp đồng bộ, giúp doanh nghiệp vừa phòng ngừa rủi ro bị loại chi phí, vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi phát sinh quyết toán thuế.

CÔNG TY LUẬT TLK

🌐 Website: tlklawfirm.vn

📧 Email: info@tlklawfirm.vn

☎ Tel: 0243.2011.747

📞 Hotline: 097.211.8764 / 0969.760.195