Thủ tục đăng ký mã số, mã vạch cho sản phẩm mới (2026) Công ty Luật TLK

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

1. Luật Đo lường số 04/2011/QH13

2. Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12

3. Nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31/12/2008 của Chính phủ

4. Nghị định số 74/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ

5. Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN ngày 30/12/2020 của Bộ Khoa học và Công nghệ

6. Bộ tiêu chuẩn GS1 quốc tế và GS1 Việt Nam

II. TỔNG QUAN VỀ MÃ SỐ, MÃ VẠCH (MSMV) & LỢI ÍCH DOANH NGHIỆP NHẬN ĐƯỢC

Mã số mã vạch không chỉ là một dãy số hay một hình ảnh để quét, mà là hệ thống nhận dạng sản phẩm toàn cầu, được quản lý theo chuẩn GS1.

1. MSMV là gì?

– Mã doanh nghiệp (GS1 Company Prefix): dãy số đại diện cho doanh nghiệp.
– Mã sản phẩm GTIN (Global Trade Item Number): mã nhận dạng từng sản phẩm cụ thể.
– Mã vạch (Barcode): hình ảnh thể hiện GTIN dưới dạng máy quét đọc được.

2. MSMV mang lại lợi ích gì?

– Giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm vào siêu thị – chuỗi bán lẻ
– Bắt buộc nếu bán trên Shopee, Lazada, Tiki, Amazon, Walmart…
– Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, tăng độ tin cậy của sản phẩm
– Quản lý kho vận – logistics – xuất nhập hàng
– Là tiêu chuẩn bắt buộc khi xuất khẩu
– Giảm sai sót trong quá trình giao nhận, đối soát
– Khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp

3. Hệ quả nếu không đăng ký MSMV

– Không được phân phối vào các hệ thống bán lẻ lớn
– Không đưa sản phẩm lên sàn TMĐT
– Dễ bị đánh giá thấp về quản trị và chất lượng
– Nguy cơ bị xử lý theo pháp luật nếu sử dụng mã không hợp lệ

MSMV không chỉ là “một thủ tục”, mà là yếu tố cốt lõi giúp sản phẩm được chấp nhận trên thị trường.

III. ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC CẤP MÃ SỐ, MÃ VẠCH (MSMV)

Để doanh nghiệp được phép đăng ký và sử dụng mã số, mã vạch theo quy định của pháp luật và tiêu chuẩn GS1, cần đáp ứng các điều kiện sau:

1. Điều kiện về tư cách pháp lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải là tổ chức được thành lập hợp pháp tại Việt Nam, có đầy đủ:
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Mã số thuế đang hoạt động
– Người đại diện theo pháp luật hợp lệ

Theo Nghị định 132/2008/NĐ-CP, chỉ các tổ chức hợp pháp mới được cấp mã doanh nghiệp GS1.

2. Điều kiện về sản phẩm đăng ký MSMV

Sản phẩm phải:
– Không thuộc danh mục bị cấm lưu hành
– Có đầy đủ thông tin nhận dạng: tên sản phẩm, loại sản phẩm, quy cách
– Có khả năng truy xuất nguồn gốc theo quy định của Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12

3. Điều kiện về hồ sơ theo GS1 Việt Nam

Doanh nghiệp cần khai báo chính xác:
– Số lượng sản phẩm dự kiến sử dụng mã GTIN
– Ngành hàng – danh mục sản phẩm
– Thông tin doanh nghiệp đăng ký mã chủ (GS1 Company Prefix)

4. Điều kiện về nghĩa vụ tài chính

Doanh nghiệp phải hoàn thành:
– Phí cấp mã doanh nghiệp
– Phí duy trì mã hàng năm theo quy định của Thông tư 10/2020/TT-BKHCN

Việc không thực hiện nghĩa vụ này có thể dẫn đến khóa mã doanh nghiệp, mất hiệu lực sử dụng.

IV. RỦI RO PHÁP LÝ & THƯƠNG MẠI NẾU DOANH NGHIỆP KHÔNG ĐĂNG KÝ MÃ SỐ, MÃ VẠCH

Việc không đăng ký MSMV hoặc sử dụng MSMV không hợp lệ dẫn đến nhiều hệ quả nghiêm trọng:

1. Không được đưa hàng vào siêu thị, chuỗi bán lẻ, đại lý phân phối

Hầu hết hệ thống phân phối hiện đại đều yêu cầu sản phẩm phải có GTIN hợp lệ.

2. Không bán được trên sàn thương mại điện tử

Các sàn như Shopee, Lazada, Tiki, Amazon, TikTok Shop đều bắt buộc có MSMV.

3. Không truy xuất nguồn gốc – vi phạm pháp luật

Theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa số 05/2007/QH12, truy xuất nguồn gốc là nghĩa vụ pháp lý.

Thiếu MSMV → không đáp ứng yêu cầu → sản phẩm có thể bị xử lý.

4. Nguy cơ bị xử phạt hành chính hoặc thu hồi hàng

Theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt khi sử dụng mã vạch giả, sai quy định hoặc không đăng ký.

5. Mất uy tín & giảm tính cạnh tranh thị trường

Sản phẩm không có MSMV thường bị đánh giá thấp về tính minh bạch, khó tạo niềm tin với nhà bán lẻ và người tiêu dùng.

👉 Xem thêm: Mã số mã vạch bị lỗi, không quét được hoặc bị từ chối – Cách xử lý chuẩn GS1 cho doanh nghiệp

V. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ, MÃ VẠCH CHO SẢN PHẨM MỚI (CHUẨN GS1 VIỆT NAM)

Hồ sơ đăng ký MSMV cần được chuẩn hóa theo quy định pháp luật và tiêu chuẩn GS1 Việt Nam, bao gồm:

1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
– Mã số thuế, thông tin người đại diện theo pháp luật
– Thông tin liên hệ xác thực

2. Hồ sơ về sản phẩm

– Tên sản phẩm, ngành hàng, mô tả sản phẩm
– Quy cách đóng gói
– Thông tin về nhà sản xuất

3. Đăng ký mã doanh nghiệp (GS1 Company Prefix)

Doanh nghiệp lựa chọn dải mã phù hợp theo số lượng sản phẩm dự kiến:
– Dải 7 số
– Dải 8 số
– Dải 9 số

Việc chọn sai dải mã dẫn đến thiếu GTIN khi mở rộng sản phẩm.

4. Khai báo dữ liệu GTIN cho từng sản phẩm

Bao gồm:
– Tên sản phẩm
– Quy cách
– Mã phân loại GPC
– Định mức GTIN 8/12/13/14 tương ứng

GS1 yêu cầu dữ liệu phải thống nhất, không được trùng lặp hoặc sai cấu trúc.

5. Cam kết sử dụng mã số, mã vạch đúng quy định

Doanh nghiệp ký cam kết về việc bảo mật thông tin và sử dụng MSMV đúng quy chuẩn GS1, theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

Ảnh 1: Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch theo GS1 Việt Nam – Tư vấn bởi Công ty Luật TLK– Hotline 097.211.8764

VI. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ MSMV THEO GS1 VIỆT NAM (QUY TRÌNH 6 BƯỚC)

Đây là quy trình chuẩn – chính xác – mới nhất:

Bước 1: Tạo tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống GS1 Việt Nam

Doanh nghiệp cung cấp thông tin pháp lý theo yêu cầu Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

Bước 2: Khai báo thông tin pháp lý của doanh nghiệp

– Tên pháp lý đầy đủ
– Địa chỉ
– Người đại diện
– Giấy phép kinh doanh

Nếu khai sai → hồ sơ bị trả.

Bước 3: Chọn loại mã doanh nghiệp (GS1 Company Prefix)

GS1 cung cấp các dải mã 7–9 số.
Doanh nghiệp cần xác định số lượng GTIN dự kiến để chọn đúng dải mã.

Bước 4: Khai báo số lượng sản phẩm dự kiến sử dụng mã

Đây là cơ sở để GS1 cấp số lượng GTIN tương ứng.

Bước 5: Nộp phí & kích hoạt mã doanh nghiệp

Theo mức phí được quy định trong Thông tư 10/2020/TT-BKHCN.

Bước 6: Công bố dữ liệu GTIN cho từng sản phẩm trên hệ thống GS1

Bao gồm phân loại ngành hàng GPC – GTIN – quy cách sản phẩm.

Dữ liệu này là căn cứ để các hệ thống phân phối kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch.

Ảnh 2: Quy trình đăng ký mã số mã vạch theo GS1 Việt Nam – Tư vấn bởi Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VII. THỜI GIAN ĐĂNG KÝ MSMV (CẬP NHẬT 2025)

Theo quy định pháp luật và thực tiễn xử lý của GS1 Việt Nam:

1. Thời gian tiếp nhận & kiểm tra hồ sơ: 1–2 ngày

Nếu thông tin pháp lý sai → phải sửa → kéo dài thêm 3–5 ngày.

2. Thời gian cấp mã doanh nghiệp GS1 Company Prefix: 3–5 ngày

Trường hợp doanh nghiệp khai sai thông tin → hồ sơ bị trả.

3. Thời gian kích hoạt mã & nộp phí: 1–2 ngày

4. Thời gian công bố dữ liệu GTIN cho sản phẩm: 1–3 ngày

Dữ liệu phải khớp với tiêu chuẩn GS1 quốc tế.

5. Tổng thời gian thực hiện theo 3 kịch bản:

Kịch bản	Thời gian dự kiến
Hồ sơ chuẩn ngay từ đầu	5–10 ngày
Hồ sơ sai 1–2 lỗi nhỏ	10–15 ngày
Hồ sơ sai nhiều lỗi	15–25+ ngày

👉 Xem thêm: Các bước doanh nghiệp có thể tự kiểm tra để rút ngắn thời gian xử lý lỗi MSMV

VIII. CHI PHÍ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ, MÃ VẠCH (MSMV)

Theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, chi phí đăng ký MSMV bao gồm hai nhóm chính:

1. Phí cấp mã doanh nghiệp GS1 (lần đầu)

Mức phí phụ thuộc vào loại mã doanh nghiệp (7–9 số) và quy mô sử dụng GTIN của doanh nghiệp. Phí bao gồm:
– Phí khởi tạo mã doanh nghiệp
– Phí quản lý dữ liệu GS1

2. Phí duy trì mã hàng năm

Doanh nghiệp sử dụng MSMV phải nộp phí duy trì để bảo đảm:
– Mã không bị khóa
– Dữ liệu GTIN được duy trì trong hệ thống GS1 Việt Nam
– Quyền sử dụng mã được bảo đảm liên tục

3. Các khoản chi phí phát sinh (nếu có)

– Chi phí sửa đổi hồ sơ nếu doanh nghiệp kê khai sai
– Phí mở rộng dải mã khi số lượng sản phẩm tăng
– Chi phí xử lý hồ sơ bị từ chối

Công ty Luật TLK luôn tư vấn minh bạch, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và không phát sinh các khoản ngoài dự kiến.

👉 Xem thêm: Để duy trì mã số mã vạch, doanh nghiệp cần nộp phí duy trì trong các trường hợp nào

👉 Xem thêm: Lý do doanh nghiệp nên duy trì mã đúng hạn

IX. LỖI THƯỜNG GẶP KHI ĐĂNG KÝ MSMV & CÁCH KHẮC PHỤC

Doanh nghiệp thường gặp nhiều sai sót dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc kéo dài thời gian xử lý. Theo kinh nghiệm của Công ty Luật TLK, có một số lỗi phổ biến sau:

1. Khai sai loại mã doanh nghiệp (Prefix)

Doanh nghiệp chọn prefix quá ngắn hoặc quá dài so với số lượng sản phẩm dự kiến → không đủ GTIN.
Cách khắc phục TLK: xác định cấu trúc sản phẩm, kế hoạch mở rộng để lựa chọn dải mã tối ưu.

2. Khai báo sai mô tả sản phẩm

Sai quy cách – sai tên sản phẩm – sai mã phân loại GPC khiến GS1 từ chối dữ liệu.

Cách TLK xử lý: rà soát mô tả, chuẩn hóa quy cách theo đúng danh mục hàng hóa quốc tế.

3. Trùng GTIN hoặc khai sai cấu trúc GTIN

Do doanh nghiệp không hiểu quy luật cấu trúc mã dẫn đến sai logic.

Cách TLK xử lý: kiểm tra toàn bộ dữ liệu GTIN – phân bổ mã đúng chuẩn GS1.

4. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp sai hoặc thiếu

GS1 Việt Nam sẽ từ chối nếu giấy phép kinh doanh không đúng ngành nghề.

Cách TLK xử lý: rà soát ngành nghề, bổ sung ngành phù hợp nếu cần.

5. Không nộp phí duy trì đúng hạn

Dẫn tới khóa mã doanh nghiệp, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Cách TLK xử lý: cảnh báo sớm – hỗ trợ đóng phí – kích hoạt lại mã.

Nhờ hệ thống kiểm tra – đối soát chuyên nghiệp, Công ty Luật TLK giúp doanh nghiệp giảm 90% nguy cơ hồ sơ bị trả lại.

👉 Xem thêm: Để việc phân loại GPC diễn ra thuận lợi và chính xác, doanh nghiệp chuẩn bị gì

👉 Xem thêm: Cách tính số lượng GTIN khi đăng ký mã số mã vạch – Hướng dẫn chuẩn GS1

X. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI & CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Khi hồ sơ bị từ chối, doanh nghiệp cần xử lý nhanh để không ảnh hưởng tiến độ kinh doanh.

Dưới đây là quy trình xử lý chuyên sâu của Công ty Luật TLK:

1. Phân tích nguyên nhân bị từ chối trong vòng 24 giờ

Chúng tôi rà soát toàn bộ dữ liệu GTIN – prefix – mô tả sản phẩm – hồ sơ pháp lý.

2. Chuẩn hóa lại dữ liệu và hoàn thiện hồ sơ

Bổ sung mô tả sản phẩm, chỉnh sửa cấu trúc GTIN, cập nhật ngành nghề nếu cần.

3. Làm việc trực tiếp với GS1 Việt Nam

Giúp hồ sơ được xem xét lại nhanh nhất có thể.

4. Khôi phục mã hoặc cấp mới khi cần thiết

Bảo đảm doanh nghiệp tiếp tục sử dụng MSMV không gián đoạn.

Ảnh 3: Công ty Luật TLK xử lý hồ sơ mã số mã vạch bị từ chối – hỗ trợ doanh nghiệp khôi phục mã nhanh chóng – Hotline 097.211.8764

XI. LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ MSMV CỦA CÔNG TY LUẬT TLK

Việc sử dụng dịch vụ của Công ty Luật TLK mang lại những lợi ích nổi bật sau:

1. Hoàn thiện hồ sơ theo chuẩn GS1 – đúng pháp luật – không sai sót

Giúp doanh nghiệp tránh các lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả về.

2. Rút ngắn thời gian đăng ký từ 10 ngày xuống còn 3–5 ngày

Nhờ kinh nghiệm chuyên sâu và cơ chế hỗ trợ trực tiếp với cơ quan chuyên môn.

3. Đồng hành dài hạn trong suốt quá trình duy trì mã

Chúng tôi theo dõi phí duy trì, cảnh báo trước hạn, hỗ trợ cập nhật GTIN.

4. Tư vấn tiêu chuẩn nhãn – bao bì – quét mã theo chuẩn quốc tế

Đảm bảo mã quét được tại siêu thị, kho vận, đối tác nước ngoài.

5. Cam kết bảo mật – trách nhiệm – hiệu quả

Hồ sơ được xử lý chuyên nghiệp, đúng pháp luật, không phát sinh.

XII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

1. Sản phẩm chưa bán ra thị trường có cần đăng ký MSMV không?

Có. Việc đăng ký MSMV trước giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ sản phẩm ngay từ đầu.

2. Một mã doanh nghiệp sử dụng cho bao nhiêu sản phẩm?

Tùy thuộc dải mã prefix (7–9 số), doanh nghiệp có thể sử dụng từ vài chục đến hàng nghìn GTIN.

3. Thay đổi bao bì có cần thay mã số không?

Chỉ thay đổi GTIN nếu thông tin ảnh hưởng đến thương mại của sản phẩm.

4. Đăng ký MSMV mất bao lâu?

Trung bình 5–10 ngày nếu hồ sơ chuẩn; 10–20 ngày nếu hồ sơ sai sót.

5. Không nộp phí duy trì có bị khóa mã không?

Có. GS1 sẽ tạm ngừng hiệu lực mã doanh nghiệp.

6. Phân biệt GS1 Việt Nam và GS1 quốc tế thế nào?

GS1 Việt Nam cấp mã theo tiêu chuẩn GS1 quốc tế, dữ liệu được công nhận toàn cầu.

7. Có thể kiểm tra mã vạch hợp lệ ở đâu?

Trên hệ thống tra cứu GS1 Việt Nam hoặc các ứng dụng quét mã chuẩn GS1.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global