Thủ tục khai trình sử dụng lao động lần đầu tại Hà Nội (Mới nhất) Công ty Luật TLK

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, ban hành ngày 20/11/2019
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 14/12/2020
Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, ban hành ngày 17/01/2022

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Nội dung cần nắm	Áp dụng tại Hà Nội
Đối tượng phải khai trình	Doanh nghiệp lần đầu sử dụng lao động
Thời hạn khai trình	30 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng lao động
Cơ quan tiếp nhận	Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện
Hình thức nộp	Trực tuyến hoặc trực tiếp
Rủi ro nếu không khai trình	Bị xử phạt theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP

Ảnh 1: Thủ tục khai trình sử dụng lao động lần đầu tại Hà Nội – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

III. MỞ ĐẦU – VÌ SAO DOANH NGHIỆP TẠI HÀ NỘI CẦN KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU?

Hà Nội là địa bàn tập trung số lượng lớn doanh nghiệp mới thành lập, đồng thời cũng là khu vực được tăng cường thanh tra, kiểm tra lao động định kỳ và đột xuất. Trong bối cảnh đó, khai trình sử dụng lao động lần đầu là một nghĩa vụ pháp lý mà doanh nghiệp tại Hà Nội không nên xem nhẹ.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội chỉ bị “soi” hồ sơ lao động khi:

Thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội;
Xin giấy phép con liên quan đến lao động;
Hoặc khi có phản ánh, khiếu nại từ người lao động.

Lúc này, việc chưa từng khai trình sử dụng lao động thường bị phát hiện và xử lý ngay từ đầu.
Nếu doanh nghiệp của Anh/Chị đang hoạt động tại Hà Nội và vừa bắt đầu sử dụng lao động, việc khai trình đúng và đủ ngay từ đầu sẽ giúp tránh rủi ro xử phạt và tạo nền tảng pháp lý an toàn cho toàn bộ hồ sơ lao động.

IV. DOANH NGHIỆP NÀO TẠI HÀ NỘI BẮT BUỘC PHẢI KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU?

Theo quy định pháp luật lao động hiện hành và thực tiễn áp dụng tại Hà Nội, các trường hợp sau bắt buộc phải khai trình:

1. Doanh nghiệp mới thành lập tại Hà Nội và lần đầu sử dụng lao động

Ngay khi doanh nghiệp:

Được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; và
Bắt đầu ký hợp đồng lao động với người lao động,

thì nghĩa vụ khai trình sử dụng lao động lần đầu phát sinh bắt buộc, không phụ thuộc số lượng lao động.

2. Không phân biệt số lượng lao động

Dù doanh nghiệp tại Hà Nội chỉ:

Sử dụng 01 người lao động; hoặc
Thuê lao động thời gian ngắn trong giai đoạn đầu,

thì vẫn phải thực hiện khai trình theo đúng thời hạn luật định.

V. THỜI HẠN KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU TẠI HÀ NỘI

Doanh nghiệp tại Hà Nội phải thực hiện khai trình trong:

Thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu sử dụng lao động đầu tiên;
Thời điểm bắt đầu sử dụng lao động thường được xác định là ngày người lao động bắt đầu làm việc theo hợp đồng.

Việc chậm khai trình là lỗi rất dễ bị phát hiện khi kiểm tra hồ sơ lao động, kể cả trong các thủ tục khác không liên quan trực tiếp.

Ảnh 2: Thời hạn khai trình sử dụng lao động lần đầu tại Hà Nội – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VI. HỒ SƠ KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU TẠI HÀ NỘI GỒM NHỮNG GÌ?

So với nhiều thủ tục lao động khác, hồ sơ khai trình sử dụng lao động lần đầu không phức tạp, tuy nhiên tại Hà Nội, cơ quan tiếp nhận kiểm tra rất kỹ tính thống nhất của thông tin. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ sau:

1. Tờ khai trình sử dụng lao động theo mẫu

Tờ khai là tài liệu bắt buộc, thể hiện các thông tin cơ bản:

Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp;
Địa chỉ trụ sở chính và địa điểm sử dụng lao động tại Hà Nội;
Ngành, nghề kinh doanh;
Thông tin người đại diện theo pháp luật;
Tổng số lao động đang sử dụng tại thời điểm khai trình.

Việc kê khai sai hoặc thiếu thông tin trong tờ khai là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu làm lại.

2. Danh sách người lao động đang làm việc tại Hà Nội

Danh sách người lao động cần phản ánh đúng thực tế sử dụng lao động, bao gồm:

Họ và tên người lao động;
Giới tính;
Ngày, tháng, năm sinh;
Quốc tịch;
Số căn cước công dân hoặc hộ chiếu;
Vị trí công việc, chức danh;
Thời điểm bắt đầu làm việc.

Tại Hà Nội, nhiều doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình khi danh sách lao động không khớp với hợp đồng lao động hoặc hồ sơ bảo hiểm xã hội.

3. Giấy tờ kèm theo (trường hợp cần thiết)

Tùy từng quận/huyện, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình thêm:

Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Hợp đồng lao động đã ký với người lao động;
Giấy ủy quyền hợp lệ (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật).

VII. DOANH NGHIỆP TẠI HÀ NỘI KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG Ở ĐÂU?

Theo quy định áp dụng trên địa bàn Thành phố Hà Nội, doanh nghiệp thực hiện khai trình tại:

Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp quận/huyện, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nơi trực tiếp sử dụng lao động.
Với doanh nghiệp có nhiều địa điểm sử dụng lao động tại Hà Nội, việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ là rất quan trọng để tránh bị trả hồ sơ hoặc yêu cầu nộp lại.

VIII. CÁCH THỨC KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU TẠI HÀ NỘI

Hiện nay, doanh nghiệp tại Hà Nội có thể lựa chọn một trong hai hình thức khai trình, tùy điều kiện thực tế.

1. Khai trình sử dụng lao động theo hình thức trực tuyến tại Hà Nội

Doanh nghiệp thực hiện khai trình thông qua cổng thông tin điện tử về lao động theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.

Ưu điểm:

Tiết kiệm thời gian, không cần đi lại;
Có lịch sử kê khai điện tử để đối chiếu khi cần;
Phù hợp với doanh nghiệp đã quen thao tác hành chính điện tử.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý nhập liệu chính xác ngay từ đầu, bởi việc chỉnh sửa thông tin sau khi gửi thường mất nhiều thời gian.

2. Khai trình sử dụng lao động theo hình thức trực tiếp tại quận/huyện

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/huyện nơi đặt trụ sở hoặc nơi sử dụng lao động.

Hình thức này thường được lựa chọn khi:

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa quen thủ tục điện tử;
Hồ sơ cần trao đổi, giải thích trực tiếp;
Muốn hạn chế rủi ro sai sót trong lần khai trình đầu tiên.

Ảnh 3: Nộp hồ sơ khai trình sử dụng lao động lần đầu tại Hà Nội – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

IX. NHỮNG LỖI DOANH NGHIỆP TẠI HÀ NỘI THƯỜNG MẮC KHI KHAI TRÌNH LẦN ĐẦU

Qua thực tiễn hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội, Công ty Luật TLK ghi nhận các lỗi phổ biến sau:

Khai trình quá thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng lao động;
Kê khai thiếu hoặc sai thông tin người lao động;
Nhầm lẫn giữa khai trình sử dụng lao động lần đầu và báo cáo lao động định kỳ;
Không lưu lại bằng chứng đã khai trình;
Nộp hồ sơ sai quận/huyện có thẩm quyền.

Những lỗi này không chỉ làm mất thời gian xử lý, mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt khi cơ quan quản lý kiểm tra hồ sơ lao động.

X. MỨC XỬ PHẠT KHI DOANH NGHIỆP TẠI HÀ NỘI KHÔNG KHAI TRÌNH HOẶC KHAI TRÌNH SAI

Trên địa bàn Thành phố Hà Nội, việc không khai trình sử dụng lao động lần đầu hoặc khai trình không đúng thời hạn, không đầy đủ thông tin là lỗi rất dễ bị phát hiện khi cơ quan quản lý kiểm tra hồ sơ lao động.

Theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022, doanh nghiệp có thể bị xử phạt trong các trường hợp sau:

Không thực hiện khai trình sử dụng lao động lần đầu;
Thực hiện khai trình quá thời hạn 30 ngày;
Kê khai không đầy đủ, không chính xác thông tin người lao động.

Ngoài mức phạt tiền, doanh nghiệp tại Hà Nội còn có thể:

Bị yêu cầu khai trình bổ sung hoặc khai trình lại;
Bị đưa vào danh sách theo dõi, kiểm tra lao động trong các đợt sau;
Gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến lao động và bảo hiểm xã hội.
Doanh nghiệp tại Hà Nội bị xử phạt do không khai trình sử dụng lao động lần đầu – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

XI. HỒ SƠ BỊ XỬ PHẠT VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP TẠI HÀ NỘI

Trong thực tế triển khai tại Hà Nội, Công ty Luật TLK ghi nhận nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ phát hiện vi phạm khi:

Bị thanh tra lao động định kỳ hoặc đột xuất;
Thực hiện thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội;
Phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại từ người lao động.

1. Các tình huống hồ sơ thường bị xử phạt tại Hà Nội

Doanh nghiệp đã sử dụng lao động nhưng chưa từng khai trình;
Khai trình chậm so với thời hạn quy định;
Thông tin người lao động kê khai không khớp với hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm xã hội;
Không lưu giữ được bằng chứng đã khai trình (bản giấy hoặc dữ liệu điện tử).

2. Cách Công ty Luật TLK hỗ trợ xử lý an toàn pháp lý

Khi tiếp nhận vụ việc tại Hà Nội, Công ty Luật TLK triển khai quy trình hỗ trợ thực tế:

Rà soát toàn bộ tình trạng sử dụng lao động tại doanh nghiệp;
Đánh giá mức độ vi phạm và rủi ro phát sinh;
Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện khai trình bổ sung đúng quy định;
Chuẩn bị hồ sơ, nội dung giải trình khi làm việc với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận/huyện;
Tư vấn đồng bộ các thủ tục lao động liên quan để tránh vi phạm lặp lại.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp khắc phục nhanh – giảm thiểu rủi ro – ổn định hồ sơ lao động lâu dài.

XIII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP TẠI HÀ NỘI

1. Doanh nghiệp mới thành lập tại Hà Nội chưa tuyển người có phải khai trình không?

Chưa. Chỉ phải khai trình khi bắt đầu sử dụng người lao động.

2. Chỉ sử dụng 01 lao động tại Hà Nội có phải khai trình không?

Có. Không phân biệt số lượng lao động.

3. Khai trình sử dụng lao động lần đầu có phải làm hằng năm không?

Không. Đây là thủ tục thực hiện một lần khi bắt đầu sử dụng lao động.

4. Khai trình sử dụng lao động khác gì báo cáo lao động định kỳ?

Khai trình là thủ tục ban đầu; báo cáo định kỳ là nghĩa vụ theo chu kỳ.

5. Doanh nghiệp tại Hà Nội có bắt buộc khai trình trực tuyến không?

Không bắt buộc. Có thể trực tuyến hoặc trực tiếp, tùy hướng dẫn từng quận/huyện.

6. Khai trình chậm tại Hà Nội có bị phạt không?

Có. Khai trình quá thời hạn vẫn có thể bị xử phạt.

7. Khi thay đổi số lượng lao động có phải khai trình lại không?

Không khai trình lại, nhưng phải thực hiện báo cáo lao động theo quy định.

8. Không lưu bằng chứng khai trình có rủi ro gì?

Có thể gặp khó khăn khi bị kiểm tra hoặc thanh tra sau này.

9. Doanh nghiệp có chi nhánh tại Hà Nội khai trình ở đâu?

Tại nơi trực tiếp sử dụng lao động.

10. Công ty Luật TLK có hỗ trợ trọn gói thủ tục này tại Hà Nội không?

Có. Công ty Luật TLK hỗ trợ tư vấn và thực hiện trọn gói.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global