Cách xây dựng thang bảng lương đúng luật, phù hợp thực tế doanh nghiệp Công ty Luật TLK

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, ban hành ngày 20/11/2019
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 14/12/2020
Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, ban hành ngày 17/01/2022

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Nội dung cốt lõi	Doanh nghiệp cần làm
Xây dựng thang bảng lương đúng luật	Bắt buộc
Làm theo mẫu có sẵn có an toàn không?	Không an toàn
Phải bám vào yếu tố nào?	Cơ cấu chức danh – thực tế trả lương
Rủi ro nếu làm sai	Thanh tra – phạt – truy thu – tranh chấp
Giải pháp tối ưu	Xây dựng đúng ngay từ đầu

Ảnh 1: Cách xây dựng thang bảng lương đúng luật cho doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

III. VÌ SAO “XÂY DỰNG ĐÚNG NGAY TỪ ĐẦU” LÀ GIẢI PHÁP AN TOÀN NHẤT?

Sau khi bị xử phạt, bị truy thu hoặc làm việc với đoàn thanh tra, rất nhiều doanh nghiệp mới đặt câu hỏi: “Giờ xây dựng lại thang bảng lương cho đúng có kịp không?”. Thực tế cho thấy, chi phí khắc phục sau vi phạm luôn cao hơn rất nhiều so với chi phí làm đúng ngay từ đầu.

Không ít doanh nghiệp lựa chọn tải mẫu thang bảng lương trên mạng hoặc sao chép từ đơn vị khác. Cách làm này tưởng nhanh, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro lớn vì không phản ánh đúng cơ cấu tổ chức, chức danh và chính sách tiền lương thực tế của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị xây dựng hoặc điều chỉnh thang bảng lương, việc làm đúng ngay từ gốc sẽ giúp tránh được rủi ro pháp lý kéo dài trong suốt quá trình hoạt động.

IV. NGUYÊN TẮC CỐT LÕI KHI XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG ĐÚNG LUẬT

Để thang bảng lương có giá trị pháp lý và an toàn khi thanh tra, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

1. Phù hợp với cơ cấu tổ chức và vị trí việc làm

Thang bảng lương phải được xây dựng dựa trên:

Cơ cấu tổ chức thực tế của doanh nghiệp;
Các nhóm chức danh, vị trí việc làm cụ thể;
Mức độ phức tạp và trách nhiệm của từng vị trí.

Việc gom tất cả chức danh vào một nhóm chung là sai về bản chất quản trị tiền lương.

2. Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng

Mức lương thấp nhất trong thang bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm áp dụng. Đây là nguyên tắc bắt buộc và là điểm bị thanh tra kiểm tra rất kỹ.

V. XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG PHẢI BÁM SÁT THỰC TẾ CHI TRẢ

Một thang bảng lương “đẹp trên giấy” nhưng không được áp dụng trong thực tế sẽ rất dễ bị đánh giá là xây dựng hình thức.

Doanh nghiệp cần bảo đảm:

Mức lương trong thang bảng lương phù hợp với hợp đồng lao động;
Bảng lương thực trả không chênh lệch bất hợp lý với thang bảng lương;
Có lộ trình điều chỉnh rõ ràng khi tăng lương.

Ảnh 2: Xây dựng thang bảng lương phù hợp thực tế chi trả của doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VI. QUY TRÌNH 05 BƯỚC XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG ĐÚNG LUẬT – ÁP DỤNG ĐƯỢC NGAY

Để thang bảng lương có giá trị pháp lý, áp dụng được trong thực tế và an toàn khi thanh tra, doanh nghiệp nên triển khai theo quy trình 05 bước sau.

Bước 1. Rà soát cơ cấu tổ chức, vị trí việc làm thực tế

Doanh nghiệp cần lập danh sách:

Các phòng ban đang hoạt động;
Các chức danh, vị trí việc làm thực tế;
Nhóm lao động theo tính chất công việc (quản lý, chuyên môn, hỗ trợ…).

Việc này giúp thang bảng lương phản ánh đúng thực tế sử dụng lao động, tránh tình trạng xây dựng hình thức.

Bước 2. Xác định mức lương khởi điểm và khoảng cách bậc lương

Ở bước này, doanh nghiệp cần:

Xác định mức lương thấp nhất không thấp hơn lương tối thiểu vùng;
Xây dựng khoảng cách giữa các bậc lương hợp lý;
Bảo đảm có lộ trình tăng lương phù hợp với năng lực và thâm niên.

Thanh tra lao động thường kiểm tra rất kỹ tính hợp lý của khoảng cách bậc lương, không chỉ con số tuyệt đối.

Bước 3. Hoàn thiện dự thảo thang bảng lương phù hợp thực tế chi trả

Thang bảng lương sau khi xây dựng phải:

Phù hợp với hợp đồng lao động đã ký;
Phù hợp với bảng lương thực trả;
Không tạo ra chênh lệch bất hợp lý giữa hồ sơ và thực tế.

Đây là bước then chốt để tránh rủi ro bị kết luận “xây dựng đối phó”.

Bước 4. Tham khảo ý kiến người lao động theo đúng quy định

Doanh nghiệp cần:

Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động hoặc tập thể người lao động;
Lập biên bản ghi nhận ý kiến;
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ tham vấn.

Đây là thủ tục bắt buộc, dù nội dung thang bảng lương có hợp lý đến đâu.

Bước 5. Ban hành và công bố công khai thang bảng lương

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần:

Ban hành quyết định áp dụng thang bảng lương;
Công bố công khai tại nơi làm việc;
Lưu trữ hồ sơ để phục vụ hậu kiểm, thanh tra.

Ảnh 3: Quy trình 5 bước xây dựng thang bảng lương đúng luật cho doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VII. HỒ SƠ DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ KHI XÂY DỰNG THANG BẢNG LƯƠNG

Để thang bảng lương được đánh giá là hợp lệ và đầy đủ, doanh nghiệp cần chuẩn bị tối thiểu các hồ sơ sau:

Dự thảo thang bảng lương;
Biên bản tham khảo ý kiến người lao động;
Quyết định ban hành thang bảng lương;
Hồ sơ công bố công khai;
Hợp đồng lao động mẫu và bảng lương thực tế (để đối chiếu).

Việc chuẩn bị đồng bộ giúp doanh nghiệp chủ động khi thanh tra, tránh bị yêu cầu bổ sung gấp.

VIII. NHỮNG ĐIỂM DOANH NGHIỆP CẦN TRÁNH KHI TRIỂN KHAI THANG BẢNG LƯƠNG

Trong quá trình tư vấn, Công ty Luật TLK nhận thấy doanh nghiệp thường mắc các lỗi sau:

Sao chép thang bảng lương từ đơn vị khác;
Không cập nhật khi lương tối thiểu vùng thay đổi;
Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ tham vấn và công bố;
Xây dựng thang bảng lương không gắn với thực tế chi trả.

Những lỗi này không chỉ làm mất giá trị pháp lý của thang bảng lương, mà còn gia tăng rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

IX. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng thang bảng lương nhưng vẫn bị yêu cầu điều chỉnh hoặc bị đánh giá là chưa hợp lệ khi thanh tra. Nguyên nhân chủ yếu không nằm ở việc “có hay không”, mà nằm ở cách xây dựng và áp dụng.

1. Các tình huống hồ sơ thường bị từ chối

Thang bảng lương không phù hợp với cơ cấu tổ chức và vị trí việc làm thực tế;
Khoảng cách bậc lương không hợp lý, mang tính hình thức;
Không chứng minh được việc tham khảo ý kiến người lao động;
Không có hoặc không chứng minh được việc công bố công khai;
Thang bảng lương không cập nhật theo lương tối thiểu vùng tại thời điểm áp dụng.

Những trường hợp này thường khiến doanh nghiệp phải khắc phục gấp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhân sự và quản trị chi phí.

2. Cách Công ty Luật TLK xử lý để bảo đảm an toàn pháp lý

Khi hỗ trợ doanh nghiệp, Công ty Luật TLK tập trung vào giải pháp bền vững:

Rà soát toàn bộ hệ thống hồ sơ lao động – tiền lương – bảo hiểm xã hội;
Đánh giá mức độ phù hợp giữa thang bảng lương, hợp đồng lao động và thực tế chi trả;
Xây dựng hoặc điều chỉnh thang bảng lương đúng luật – sát thực tế – dễ áp dụng;
Hoàn thiện hồ sơ tham vấn, công bố, lưu trữ theo đúng chuẩn hậu kiểm;
Hướng dẫn doanh nghiệp chủ động giải trình khi làm việc với cơ quan quản lý.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp ổn định lâu dài, tránh phải điều chỉnh lặp đi lặp lại trong các kỳ thanh tra tiếp theo.

X. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP

1. Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc xây dựng thang bảng lương không?

Có. Đây là nghĩa vụ bắt buộc khi sử dụng người lao động.

2. Xây dựng thang bảng lương theo mẫu có sẵn có an toàn không?

Không an toàn nếu không phù hợp thực tế doanh nghiệp.

3. Khoảng cách bậc lương bao nhiêu là hợp lý?

Phải phù hợp tính chất công việc và chính sách tiền lương, không có tỷ lệ cứng.

4. Không có công đoàn thì lấy ý kiến người lao động như thế nào?

Có thể lấy ý kiến tập thể người lao động và lập biên bản.

5. Thang bảng lương có cần cập nhật hàng năm không?

Cần rà soát khi lương tối thiểu vùng hoặc chính sách tiền lương thay đổi.

6. Thang bảng lương có liên quan đến bảo hiểm xã hội không?

Có. Đây là căn cứ quan trọng khi xác định mức đóng.

7. Doanh nghiệp nhỏ có bị thanh tra thang bảng lương không?

Có. Quy mô không phải căn cứ miễn trừ.

8. Có thể xây dựng lại thang bảng lương sau khi bị thanh tra không?

Có thể khắc phục, nhưng không loại trừ trách nhiệm đã phát sinh.

9. Hồ sơ thang bảng lương cần lưu trữ trong bao lâu?

Nên lưu trữ xuyên suốt quá trình áp dụng.

10. Công ty Luật TLK có hỗ trợ trọn gói không?

Có. Công ty Luật TLK hỗ trợ từ tư vấn đến hoàn thiện hồ sơ.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global