I. CƠ SỞ PHÁP LÝ
- Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014
- Luật Việc làm số 38/2013/QH13 ngày 16/11/2013
- Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 ngày 25/6/2015
- Nghị định 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của Chính phủ
- Nghị định 143/2018/NĐ-CP ngày 15/10/2018 của Chính phủ
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022 của Chính phủ
- Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
- Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 và các văn bản hướng dẫn còn hiệu lực
II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO
Doanh nghiệp có sử dụng người lao động bắt buộc phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động. Việc không đăng ký hoặc đăng ký chậm có thể dẫn đến truy thu, xử phạt hành chính và phát sinh tranh chấp lao động nghiêm trọng.
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép sản xuất, đóng gói phụ gia thực phẩm tại Bắc Ninh mới nhất
III. VÌ SAO DOANH NGHIỆP CẦN HIỂU ĐÚNG THỦ TỤC ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI?
Ngay sau khi thành lập, đa số doanh nghiệp tập trung vào các thủ tục như khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử, kê khai thuế ban đầu. Tuy nhiên, trên thực tế, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu mới là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng nhất nhưng lại thường bị bỏ sót hoặc thực hiện chậm.
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đăng ký bảo hiểm xã hội khi hoạt động đã “ổn định” hoặc khi có số lượng lao động lớn. Quan điểm này là không phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. Ngay khi doanh nghiệp ký hợp đồng lao động hợp pháp với người lao động, nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đã phát sinh, không phụ thuộc vào quy mô, doanh thu hay thời gian hoạt động của doanh nghiệp.
Trong bối cảnh cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội và cơ quan quản lý lao động ngày càng liên thông dữ liệu, việc doanh nghiệp có phát sinh lao động nhưng không đăng ký bảo hiểm xã hội rất dễ bị phát hiện. Khi đó, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn có nguy cơ bị truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, kèm theo tiền lãi chậm nộp và các hệ quả pháp lý khác.
Vì vậy, việc nắm rõ điều kiện, thời hạn, hồ sơ và quy trình đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp ngay từ giai đoạn đầu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành đúng pháp luật, hạn chế rủi ro và xây dựng nền tảng quản trị nhân sự bền vững.
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép bán lẻ thuốc lá tại Hà Nội (Mới nhất) | Công ty Luật TLK
IV. VÌ SAO DOANH NGHIỆP BẮT BUỘC PHẢI ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI NGAY TỪ ĐẦU?
1. Nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên. Quy định này mang tính bắt buộc, không phụ thuộc vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp và người lao động.
Việc doanh nghiệp chưa đăng ký bảo hiểm xã hội với lý do “lao động thử việc”, “lao động thời vụ” hoặc “chưa có nhu cầu” đều không được pháp luật thừa nhận nếu hợp đồng lao động đáp ứng điều kiện theo luật định.
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép bán buôn thuốc lá tại Bắc Ninh (Mới nhất) | Công ty Luật TLK
2. Bảo vệ quyền lợi hợp pháp và ổn định quan hệ lao động
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp là trụ cột bảo đảm an sinh cho người lao động. Khi doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm, quyền lợi của người lao động được bảo đảm, từ đó góp phần ổn định quan hệ lao động và hạn chế tranh chấp phát sinh trong quá trình làm việc.
Ngược lại, trong nhiều trường hợp thực tế, khi người lao động nghỉ việc, ốm đau, thai sản hoặc xảy ra tai nạn lao động, việc doanh nghiệp chưa đăng ký bảo hiểm xã hội trở thành nguyên nhân trực tiếp dẫn đến khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện.
3. Phòng ngừa rủi ro xử phạt và truy thu về sau
Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không đăng ký hoặc chậm đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt đáng kể, đồng thời buộc truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, bao gồm cả phần doanh nghiệp và phần người lao động.
Trong thực tiễn, chi phí truy thu và khắc phục hậu quả thường cao hơn rất nhiều so với việc thực hiện đăng ký đúng và đầy đủ ngay từ đầu. Do đó, chủ động đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là giải pháp quản trị rủi ro hiệu quả cho doanh nghiệp.
👉 Xem thêm: Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu mới nhất 2026
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép hoạt động phòng khám da liễu tại Hà Nội (Mới nhất)
V. DOANH NGHIỆP NÀO PHẢI ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU?
Trước khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần xác định rõ mình có thuộc đối tượng bắt buộc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội hay không. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp hiểu sai hoặc cố tình né tránh nghĩa vụ này, dẫn đến rủi ro pháp lý lớn về sau.
Theo quy định pháp luật hiện hành, hầu hết các doanh nghiệp có sử dụng lao động đều thuộc diện bắt buộc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu, không phân biệt loại hình, quy mô hay thời gian hoạt động.
👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép kinh doanh dịch vụ thẩm định giá mới nhất
1. Doanh nghiệp mới thành lập có ký hợp đồng lao động
Doanh nghiệp mới thành lập, ngay khi ký hợp đồng lao động với người lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, đã phát sinh nghĩa vụ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ khi ký hợp đồng chính thức sau thử việc mới phải đăng ký bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nếu hợp đồng thử việc được giao kết dưới hình thức hợp đồng lao động hoặc thử việc gộp trong hợp đồng lao động thì nghĩa vụ bảo hiểm xã hội vẫn phát sinh theo quy định.
Ảnh 1: Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu – tư vấn Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764
2. Doanh nghiệp đang hoạt động nhưng chưa từng đăng ký bảo hiểm xã hội
Trên thực tế, có không ít doanh nghiệp đã hoạt động một thời gian nhưng chưa từng đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động. Khi bị thanh tra hoặc khi người lao động khiếu nại, doanh nghiệp mới tiến hành đăng ký “lần đầu”.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu, đồng thời đối mặt với nguy cơ bị truy thu và xử phạt đối với thời gian chưa thực hiện nghĩa vụ.
3. Chi nhánh, văn phòng đại diện có sử dụng lao động
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có ký hợp đồng lao động và trực tiếp trả lương cho người lao động thì cũng thuộc đối tượng phải đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội.
Tùy mô hình quản lý, việc đăng ký có thể thực hiện tập trung tại trụ sở chính hoặc đăng ký riêng tại địa phương, nhưng nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với người lao động không được miễn trừ.
VI. THỜI HẠN ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP
Xác định đúng thời hạn đăng ký là yếu tố then chốt để tránh bị xử phạt và truy thu về sau.
Theo quy định, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động.
Thời hạn này được tính kể từ:
- Ngày ký hợp đồng lao động hợp pháp; hoặc
- Ngày người lao động chính thức bắt đầu làm việc theo hợp đồng.
Việc doanh nghiệp chậm đăng ký, dù chỉ quá thời hạn vài ngày, vẫn có thể bị coi là hành vi vi phạm hành chính nếu bị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra.
Ảnh 2: Thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764
VII. HỒ SƠ ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP
Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu bao gồm hồ sơ của doanh nghiệp và hồ sơ của người lao động. Việc chuẩn bị thiếu hoặc sai thông tin là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
1. Hồ sơ của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội (theo mẫu của cơ quan bảo hiểm xã hội);
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Văn bản đăng ký hình thức đóng, phương thức đóng bảo hiểm xã hội (nếu có).
2. Hồ sơ của người lao động
Đối với mỗi người lao động tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội của người lao động;
- Bản sao căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân;
- Hợp đồng lao động đã ký kết hợp pháp.
Trong trường hợp người lao động đã từng có sổ bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục báo tăng và tiếp nhận sổ cũ, không được đăng ký trùng mã số bảo hiểm xã hội.
VIII. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU
Việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu hiện nay có thể thực hiện trực tiếp hoặc trực tuyến, tuy nhiên về bản chất đều trải qua các bước sau:
Bước 1: Doanh nghiệp rà soát lao động thuộc diện bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội.
Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc qua cổng giao dịch điện tử.
Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ.
Bước 5: Doanh nghiệp nhận kết quả, thực hiện đóng bảo hiểm xã hội theo thông báo.
Thời gian giải quyết thông thường từ 05–10 ngày làm việc, tùy từng địa phương và hình thức nộp hồ sơ.
Ảnh 3: Quy trình đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu cho doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764
IX. CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU KHIẾN DOANH NGHIỆP BỊ TRẢ HỒ SƠ
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội, Công ty Luật TLK ghi nhận nhiều trường hợp hồ sơ bị trả lại hoặc doanh nghiệp bị truy thu, xử phạt do những lỗi tưởng chừng rất nhỏ nhưng lặp đi lặp lại.
1. Chậm đăng ký so với thời hạn luật định
Đây là lỗi phổ biến nhất. Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động nhưng không thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày, dẫn đến bị xác định là hành vi chậm đóng hoặc trốn đóng bảo hiểm xã hội.
2. Kê khai sai thông tin người lao động
Các sai sót thường gặp gồm: sai số căn cước công dân, sai họ tên, sai ngày sinh, sai mã số bảo hiểm xã hội đã được cấp trước đó. Những lỗi này khiến hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
3. Nhầm lẫn giữa hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động
Nhiều doanh nghiệp cho rằng ký hợp đồng thử việc thì không phải đóng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nếu thử việc được ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc hợp đồng có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, nghĩa vụ bảo hiểm xã hội vẫn phát sinh.
X. MỨC ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ, BẢO HIỂM THẤT NGHIỆP MỚI NHẤT
Việc nắm rõ mức đóng bảo hiểm là cơ sở để doanh nghiệp dự trù chi phí nhân sự và tránh tranh chấp với người lao động.
1. Tỷ lệ đóng của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng các khoản sau trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm:
- Bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất);
- Bảo hiểm y tế;
- Bảo hiểm thất nghiệp.
Tổng tỷ lệ đóng của doanh nghiệp hiện nay chiếm tỷ lệ đáng kể trong chi phí lao động và không được thỏa thuận miễn trừ với người lao động.
2. Tỷ lệ đóng của người lao động
Người lao động cũng có nghĩa vụ trích một phần tiền lương hàng tháng để đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định. Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp cùng lúc với phần nghĩa vụ của mình.
Việc không khấu trừ hoặc không nộp đúng, đủ cho người lao động đều có thể bị xử lý vi phạm.
XI. HẬU QUẢ PHÁP LÝ NẾU DOANH NGHIỆP KHÔNG ĐĂNG KÝ BẢO HIỂM XÃ HỘI ĐÚNG HẠN
Không đăng ký hoặc đăng ký chậm bảo hiểm xã hội không chỉ là vấn đề thủ tục, mà còn kéo theo nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
1. Bị xử phạt vi phạm hành chính
Theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt tăng dần theo số lượng người lao động và thời gian vi phạm.
2. Bị truy thu toàn bộ số tiền chưa đóng và tiền lãi
Doanh nghiệp bị buộc truy thu toàn bộ số tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, bao gồm cả phần doanh nghiệp và phần người lao động, kèm theo tiền lãi chậm nộp.
3. Phát sinh tranh chấp lao động và rủi ro kiện tụng
Trong nhiều trường hợp, người lao động khi nghỉ việc, thai sản hoặc gặp rủi ro mới phát hiện quyền lợi bảo hiểm không được đảm bảo và tiến hành khiếu nại, khởi kiện doanh nghiệp.
XII. DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU TẠI CÔNG TY LUẬT TLK
Với kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc, Công ty Luật TLK cung cấp dịch vụ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu trọn gói – đúng hạn – đúng luật.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Rà soát toàn bộ hồ sơ lao động trước khi đăng ký;
- Tư vấn phương án đăng ký phù hợp, hạn chế truy thu và xử phạt;
- Soạn thảo, nộp hồ sơ và theo dõi kết quả đến khi hoàn tất;
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh sau đăng ký.
Dịch vụ của Công ty Luật TLK đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách hoặc doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ pháp luật ngay từ đầu.
XIII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI LẦN ĐẦU
1. Doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa có lao động có phải đăng ký bảo hiểm xã hội không?
Chưa. Doanh nghiệp chỉ phải đăng ký bảo hiểm xã hội khi phát sinh người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên.
2. Ký hợp đồng thử việc có phải đóng bảo hiểm xã hội không?
Nếu ký hợp đồng thử việc riêng thì chưa bắt buộc đóng. Nếu thử việc ghi trong hợp đồng lao động hoặc hợp đồng từ đủ 01 tháng thì vẫn phải đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội.
3. Doanh nghiệp chậm đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu có bị truy thu không?
Có. Doanh nghiệp có thể bị truy thu toàn bộ số tiền chưa đóng, tính lãi chậm nộp và bị xử phạt vi phạm hành chính.
4. Người lao động đã có sổ bảo hiểm xã hội thì doanh nghiệp xử lý thế nào?
Doanh nghiệp không đăng ký mới mà thực hiện báo tăng lao động và tiếp nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội trước đó của người lao động.
5. Doanh nghiệp có thể đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu online không?
Có. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử của cơ quan bảo hiểm xã hội, nhưng cần kê khai đúng biểu mẫu để tránh bị trả hồ sơ.
6. Doanh nghiệp mới thành lập có được lùi thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội không?
Không. Pháp luật không cho phép gia hạn hoặc lùi thời hạn đăng ký bảo hiểm xã hội khi đã phát sinh nghĩa vụ.
7. Mức lương nào được dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội?
Là mức lương ghi trong hợp đồng lao động, bao gồm lương, phụ cấp và các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể.
8. Sau khi đăng ký lần đầu, phát sinh thêm lao động thì làm gì?
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo tăng lao động và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động mới trong thời hạn luật định.
9. Doanh nghiệp không đăng ký bảo hiểm xã hội có dễ bị thanh tra không?
Có. Cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội và lao động hiện nay liên thông dữ liệu, doanh nghiệp rất dễ bị kiểm tra khi có phát sinh tiền lương.
10. Doanh nghiệp nên tự làm hay thuê dịch vụ đăng ký bảo hiểm xã hội?
Doanh nghiệp có thể tự làm, nhưng sử dụng dịch vụ tại Công ty Luật TLK giúp hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định ngay từ đầu.
👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.
🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK
🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global
🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global
XIV. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK
Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị thành lập, mới đi vào hoạt động hoặc còn băn khoăn về thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, việc được tư vấn đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh rủi ro pháp lý về sau.
CÔNG TY LUẬT TLK
🌐 Website: https://tlklawfirm.vn
📧 Email: info@tlklawfirm.vn
☎ Tel: 0243.2011.747
📞 Hotline: 097.211.8764
