Bạn đang muốn phát hành vận đơn hàng không thứ cấp (House Air Waybill – HAWB) nhưng chưa rõ doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện gì? Đây là thủ tục đòi hỏi hệ thống CNTT đạt chuẩn – nhân sự có chứng chỉ – quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa – ngành nghề phù hợp. Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay.
Trong bài viết này, Công ty Luật TLK sẽ phân tích đầy đủ – rõ ràng – đúng pháp luật – đúng nhu cầu doanh nghiệp, giúp bạn nắm chính xác các điều kiện để được phép phát hành vận đơn hàng không thứ cấp.
Liên hệ ngay Công ty Luật TLK nếu bạn muốn được đánh giá điều kiện nhanh – chính xác – bảo đảm thành công.
Điều kiện phát hành vận đơn hàng không thứ cấp gồm: doanh nghiệp có ngành nghề logistics phù hợp; nhân sự có chứng chỉ nghiệp vụ hàng không; hệ thống CNTT đạt chuẩn EDI; quy trình nghiệp vụ nội bộ đầy đủ; đáp ứng yêu cầu pháp lý – thuế – kế toán và tuân thủ các quy định hàng không hiện hành.
1. Điều kiện pháp lý để được phát hành vận đơn hàng không thứ cấp
1.1 Doanh nghiệp phải được thành lập hợp pháp
Doanh nghiệp cần có:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) còn hiệu lực
- Ngành nghề phù hợp như:
- Dịch vụ logistics
- Đại lý vận tải hàng hóa
- Giao nhận vận chuyển hàng không
Thiếu ngành nghề → hồ sơ bị từ chối 100%.
1.2 Doanh nghiệp không có vi phạm pháp luật nghiêm trọng
Cơ quan thẩm định sẽ kiểm tra:
- Tình trạng tuân thủ thuế
- Vi phạm hành chính lĩnh vực logistics – vận tải
- Lịch sử xử phạt
Doanh nghiệp có vi phạm nặng sẽ bị đánh giá rủi ro cao.
2. Điều kiện nhân sự (Yếu tố quan trọng nhất)
2.1 Nhân sự phải có chứng chỉ hàng không hoặc logistics
Tối thiểu 01 nhân sự có:
- Chứng chỉ khai thác vận đơn hàng không
- Hoặc chứng chỉ IATA / FIATA / Air Cargo / Forwarding Certificate
- Kinh nghiệm thực tế trong giao nhận hàng không
20–30% doanh nghiệp bị từ chối chỉ vì thiếu chứng chỉ này.
2.2 Nhân sự phải đăng ký chữ ký số – xác thực hồ sơ
Hãng hàng không hoặc cơ quan quản lý có thể yêu cầu:
- Đăng ký chữ ký số
- Hồ sơ cá nhân đầy đủ
- Xác thực thông tin nghề nghiệp
Nhân sự không đạt chuẩn → hồ sơ không được xét tiếp.
3. Điều kiện về hệ thống công nghệ thông tin (CNTT)
Đây là nhóm điều kiện khó nhất và phổ biến nhất dẫn đến bị từ chối hồ sơ.
3.1 Hệ thống phải kết nối được EDI
Doanh nghiệp cần chứng minh hệ thống CNTT có khả năng kết nối:
- Hệ thống quản lý vận đơn của hãng hàng không
- Hệ thống khai báo điện tử (EDI)
- Phần mềm khai vận đơn tiêu chuẩn
3.2 Hệ thống bảo mật dữ liệu
Bao gồm:
- Mã hóa – phân quyền
- Sao lưu và phục hồi dữ liệu
- Bảo mật thông tin khách hàng
- Lưu trữ điện tử đúng chuẩn
3.3 Mô tả hệ thống CNTT phải đầy đủ
Tài liệu phải nêu rõ:
- Cấu hình thiết bị
- Chức năng phần mềm
- Lưu đồ quy trình
- Khả năng tích hợp hệ thống
Lỗi mô tả CNTT chiếm 45% hồ sơ bị từ chối.
4. Điều kiện về quy trình nghiệp vụ nội bộ (Chuẩn 6 bước)
Một quy trình chuẩn phải gồm:
- Tiếp nhận chứng từ
- Kiểm tra – đối chiếu dữ liệu
- Lập vận đơn hàng không thứ cấp (HAWB)
- Gửi phản hồi – theo dõi hãng
- Lưu trữ – bảo mật chứng từ
- Đối soát – báo cáo định kỳ
Nếu quy trình không đầy đủ → hồ sơ bị yêu cầu bổ sung ngay.
5. Checklist điều kiện phát hành vận đơn hàng không thứ cấp (Bảng mạnh chuẩn SEO)
|
STT |
Nhóm điều kiện |
Yêu cầu |
Ghi chú |
|
1 |
Pháp lý |
ERC đúng ngành nghề |
Thiếu ngành → From chối |
|
2 |
Nhân sự |
01 chứng chỉ hàng không |
Quan trọng nhất |
|
3 |
CNTT |
Kết nối EDI |
Lý do bị từ chối nhiều nhất |
|
4 |
CNTT |
Bảo mật dữ liệu |
Cần mô tả rõ |
|
5 |
Quy trình |
Đầy đủ 6 bước |
Không đủ → trả hồ sơ |
|
6 |
Tuân thủ thuế |
Không vi phạm nặng |
Có thể bị soi kỹ |
6. Những lỗi khiến doanh nghiệp không đủ điều kiện
- Thiếu ngành nghề trong ERC
- Không có nhân sự có chứng chỉ
- Hệ thống CNTT mô tả sơ sài
- Quy trình nội bộ không đạt chuẩn
- Lỗi thống nhất thông tin pháp lý
7. Hồ sơ bị từ chối và cách Công ty Luật TLK xử lý
Một doanh nghiệp tại Hà Nội bị từ chối vì:
- Mô tả CNTT không đạt
- Thiếu chứng chỉ nhân sự
- Quy trình nội bộ sai mẫu
Công ty Luật TLK đã:
- Chuẩn hóa mô tả CNTT theo chuẩn EDI
- Tư vấn đăng ký chứng chỉ nhân sự
- Soạn lại quy trình 6 bước
- Rà soát và hoàn thiện toàn bộ hồ sơ
Kết quả: được chấp thuận trong 05 ngày làm việc.
8. Cơ sở pháp lý
- Luật Hàng không dân dụng Việt Nam 2006, sửa đổi 2014
- Nghị định 92/2016/NĐ-CP về ngành nghề kinh doanh có điều kiện lĩnh vực hàng không
- Nghị định 128/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hải quan
- Thông tư của Cục Hàng không Việt Nam về quản lý vận đơn hàng không (đang còn hiệu lực tại thời điểm 2025)
9. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của Công ty Luật TLK
- Đánh giá điều kiện chính xác ngay từ đầu
- Xây dựng tài liệu CNTT – quy trình đạt chuẩn
- Đại diện làm việc – nộp hồ sơ – theo dõi
- Giảm 50% rủi ro bị trả hồ sơ
- Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng
- Rút ngắn thời gian phê duyệt
10. Các câu hỏi thường gặp của khách hàng
1. Thiếu chứng chỉ nhân sự có nộp được không?
Không. Đây là điều kiện bắt buộc.
2. Có cần mô tả CNTT chi tiết không?
Có. Nếu mô tả sai → hồ sơ bị từ chối.
3. Không có ngành nghề phù hợp có làm được không?
Không. Phải bổ sung ngành nghề trước.
4. Công ty Luật TLK có hỗ trợ xử lý hồ sơ bị từ chối không?
Có. TLK xử lý trọn gói.
11. Liên hệ Công ty Luật TLK
Nếu doanh nghiệp cần đánh giá điều kiện hoặc xử lý hồ sơ bị từ chối, hãy liên hệ ngay:
- Hotline: 097.211.8764
- Tel: 0243.2011.747
- Email: info@tlklawfirm.vn
- Website: tlklawfirm.vn
Công ty Luật TLK cam kết đồng hành và xử lý hồ sơ nhanh – chính xác – đúng pháp luật – đúng thời hạn.
