Bạn đang muốn trở thành đại lý phát hành vận đơn hàng không thứ cấp (HAWB), nhưng chưa rõ doanh nghiệp mình có đủ điều kiện hay không? Đây là thủ tục có yêu cầu pháp lý và kỹ thuật khá khắt khe, khiến nhiều doanh nghiệp bị từ chối hồ sơ ngay lần đầu, đặc biệt trong các nội dung liên quan đến hệ thống CNTT, nghiệp vụ và chứng chỉ nhân sự.
Trong bài viết này, Công ty Luật TLK sẽ tổng hợp toàn bộ điều kiện xin đăng ký phát hành HAWB, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng năng lực, tránh sai sót và rủi ro pháp lý.
Nếu bạn muốn được Công ty Luật TLK đánh giá điều kiện miễn phí, hãy liên hệ ngay hotline 097.211.8764 để được hỗ trợ.
1. HAWB LÀ GÌ? KHI NÀO DOANH NGHIỆP CẦN XIN ĐĂNG KÝ PHÁT HÀNH?
HAWB (House Air Waybill) là vận đơn hàng không thứ cấp, do đại lý giao nhận hoặc đại lý vận tải phát hành dưới vận đơn chủ (MAWB) của hãng hàng không.
Doanh nghiệp bắt buộc phải xin quyền phát hành HAWB khi:
- Có nhu cầu đứng tên trên vận đơn với tư cách đại lý
- Thực hiện dịch vụ gom hàng (consolidation)
- Nhận ủy quyền của khách hàng để phát hành chứng từ vận tải
- Cần tham gia chuỗi logistics hàng không quốc tế
Không có giấy phép hoặc chưa đáp ứng điều kiện mà phát hành HAWB → bị xử phạt theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.
2. ĐIỀU KIỆN PHÁP LÝ ĐỂ ĐƯỢC PHÁT HÀNH VẬN ĐƠN HÀNG KHÔNG THỨ CẤP
Doanh nghiệp phải đáp ứng:
2.1 Có đăng ký kinh doanh đúng ngành nghề
Trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) phải có:
- Dịch vụ giao nhận vận tải hàng không
- Dịch vụ đại lý vận tải hàng không
- Dịch vụ logistics
Thiếu ngành nghề → hồ sơ bị từ chối ngay.
2.2 Là doanh nghiệp thành lập hợp pháp tại Việt Nam
Yêu cầu:
- ERC hợp lệ
- Người đại diện pháp luật đầy đủ thẩm quyền
- Không vi phạm pháp luật trong hoạt động logistics
2.3 Có hợp đồng hoặc thỏa thuận với hãng hàng không/đơn vị liên quan
Một số trường hợp yêu cầu:
- Hợp đồng đại lý
- Thỏa thuận ủy quyền phát hành HAWB
- Chứng minh tư cách pháp lý trong chuỗi vận tải
3. ĐIỀU KIỆN VỀ NHÂN SỰ – CHỨNG CHỈ NGHIỆP VỤ
Doanh nghiệp cần có tối thiểu:
- 01 nhân sự có chứng chỉ nghiệp vụ hàng không / logistics
- Nhân viên khai báo hải quan (có chứng chỉ nếu liên quan)
- Nhân viên có khả năng sử dụng hệ thống quản lý HAWB
Đây là điều kiện mà 35–40% doanh nghiệp thiếu → bị từ chối hồ sơ.
4. ĐIỀU KIỆN VỀ HỆ THỐNG CNTT (QUAN TRỌNG NHẤT)
Để được phép phát hành HAWB, doanh nghiệp cần có:
4.1 Hệ thống quản lý vận đơn điện tử
Phải đáp ứng:
- Lưu trữ vận đơn điện tử
- Kết nối hệ thống hãng hàng không
- Bảo mật & mã hóa dữ liệu
- Giao diện quản trị minh bạch
4.2 Hệ thống kết nối thông tin
Phải chứng minh:
- Có phần mềm quản lý lô hàng
- Có server lưu trữ hoặc sử dụng dịch vụ cloud hợp lệ
- Có khả năng xuất – nhập dữ liệu theo yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền
4.3 Chứng minh khả năng vận hành
Tài liệu CNTT phải:
- Mô tả chi tiết
- Đúng tiêu chuẩn
- Không copy từ mạng
Đây là lý do số 1 (≈45%) khiến hồ sơ bị trả.
5. ĐIỀU KIỆN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NỘI BỘ
Doanh nghiệp phải xây dựng Quy trình phát hành HAWB chuẩn gồm 6 bước:
- Tiếp nhận thông tin lô hàng
- Kiểm tra – đối chiếu chứng từ
- Tạo bản nháp HAWB
- Kiểm tra với hãng hàng không
- Phát hành chính thức
- Lưu trữ – bảo mật dữ liệu
Thiếu quy trình → bị yêu cầu bổ sung.
6. ĐIỀU KIỆN VỀ TUÂN THỦ THUẾ – KẾ TOÁN
Cơ quan thẩm định có quyền xem xét:
- Tình trạng nộp thuế
- Báo cáo tài chính
- Tình trạng phạt vi phạm hành chính
Doanh nghiệp từng bị phạt nặng → bị kiểm tra kỹ hơn.
7. CÁC RỦI RO THƯỜNG KHIẾN DOANH NGHIỆP BỊ TỪ CHỐI HỒ SƠ
Dựa trên hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ ngành logistics, Công ty Luật TLK tổng hợp:
|
Lỗi |
Tỉ lệ gặp |
Hậu quả |
|
Thiếu chứng chỉ nhân sự |
35% |
Bị từ chối ngay |
|
Mô tả hệ thống CNTT sai |
45% |
Bị yêu cầu sửa – kéo dài 1–3 tuần |
|
Thiếu ngành nghề trong ERC |
25% |
Bắt buộc bổ sung |
|
Quy trình nội bộ không đạt |
30% |
Yêu cầu hoàn thiện |
|
Hồ sơ thông tin không thống nhất |
20% |
Bị trả không thẩm định |
8. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ
Một doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh nộp hồ sơ phát hành HAWB nhưng bị từ chối 2 lần do:
- Mô tả hệ thống CNTT sai chuẩn
- Nhân viên không có chứng chỉ liên quan
- Quy trình nội bộ thiếu bước
Công ty Luật TLK đã:
- Chuẩn hóa mô tả hệ thống CNTT
- Hướng dẫn nhân sự đăng ký thi chứng chỉ
- Soạn lại quy trình 6 bước đầy đủ
- Rà soát – thống nhất toàn bộ hồ sơ
Kết quả: Doanh nghiệp được chấp thuận sau 7 ngày làm việc.
9. CƠ SỞ PHÁP LÝ
1. Luật Hàng không dân dụng Việt Nam 2006, sửa đổi 2014
2. Nghị định 92/2016/NĐ-CP về ngành nghề kinh doanh có điều kiện trong lĩnh vực hàng không
3. Nghị định 30/2020/NĐ-CP sửa đổi quy định về vận tải hàng không
4. Thông tư 81/2014/TT-BGTVT về vận chuyển hàng không và dịch vụ hàng không chung
5. Văn bản hướng dẫn của Cục Hàng không Việt Nam về quản lý vận đơn hàng không
10. LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP ĐÁP ỨNG ĐÚNG ĐIỀU KIỆN
- Được phát hành HAWB hợp pháp
- Tăng uy tín với khách hàng quốc tế
- Chủ động trong vận tải – gom hàng
- Giảm rủi ro phạt – đình chỉ
- Tăng năng lực cạnh tranh trong logistics
11. DỊCH VỤ TƯ VẤN ĐIỀU KIỆN & CẤP PHÉP HAWB TẠI CÔNG TY LUẬT TLK
Công ty Luật TLK hỗ trợ doanh nghiệp:
- Kiểm tra & đánh giá điều kiện miễn phí
- Rà soát ngành nghề ERC
- Hướng dẫn nhân sự về chứng chỉ
- Soạn tài liệu CNTT chuẩn
- Xây dựng quy trình nghiệp vụ
- Chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ
- Đại diện làm việc với cơ quan thẩm quyền
Cam kết:
- Thời gian nhanh
- Hồ sơ chuẩn ngay từ đầu
- Chi phí hợp lý
- Bảo mật tuyệt đối
12. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA KHÁCH HÀNG
1. Thiếu chứng chỉ nhân viên có xin được giấy phép không?
Không. Đây là điều kiện bắt buộc.
2. Hệ thống CNTT có bắt buộc phải mô tả chi tiết không?
Có. Nội dung phải đầy đủ & đúng yêu cầu kỹ thuật.
3. Không có ngành nghề logistics có xin được không?
Không. Doanh nghiệp phải bổ sung ngành nghề trước khi nộp.
4. Công ty Luật TLK có hỗ trợ trọn gói không?
Có. TLK hỗ trợ từ đánh giá điều kiện → chuẩn hóa hồ sơ → nộp → nhận kết quả.
13. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK
Nếu doanh nghiệp cần đánh giá điều kiện xin đăng ký phát hành HAWB hoặc hỗ trợ trọn gói, xin vui lòng liên hệ:
- Hotline: 097.211.8764
- Tel: 0243.2011.747
- Email: info@tlklawfirm.vn
- Website: tlklawfirm.vn
Công ty Luật TLK sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong mọi thủ tục pháp lý về logistics – hàng không.
