1. Vì sao điều kiện cấp Giấy phép hoạt động đại lý hải quan lại khiến nhiều doanh nghiệp “vướng” ngay từ đầu?
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hoạt động đại lý hải quan ngày càng trở thành một dịch vụ thiết yếu. Tuy nhiên, để được phép triển khai dịch vụ này, doanh nghiệp bắt buộc phải xin Giấy phép hoạt động đại lý hải quan theo quy định của Tổng cục Hải quan. Đây là loại giấy phép mang tính “điều kiện cao”, đòi hỏi doanh nghiệp đáp ứng đồng thời nhiều tiêu chí pháp lý, kỹ thuật và nhân sự.
Thực tế cho thấy:
- Nhiều doanh nghiệp chưa hiểu đúng về điều kiện được cấp phép.
- Một số đơn vị lầm tưởng chỉ cần có nhân sự là đủ, nhưng vẫn bị từ chối.
- Không ít doanh nghiệp mô tả hệ thống Công nghệ thông tin (CNTT) sai chuẩn, dẫn đến phải nộp đi nộp lại nhiều lần.
- Hồ sơ nội bộ hoặc quy trình nghiệp vụ quá sơ sài nên không được phê duyệt.
Đặc biệt, từng có trường hợp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ trong ba tháng, nhưng vẫn bị trả lại vì thiếu hồ sơ liên quan đến CNTT hoặc hồ sơ của nhân sự không được xác nhận hợp lệ.
Để tránh tình trạng này, ngay từ đầu doanh nghiệp cần nắm rõ toàn bộ điều kiện theo Nghị định 08/2015/NĐ-CP và Nghị định 59/2018/NĐ-CP, từ đó chuẩn hóa hồ sơ ngay trước khi nộp.
Nếu doanh nghiệp muốn được rà soát điều kiện nhanh và chính xác, có thể liên hệ Công ty Luật TLK qua Hotline 097.211.8764 hoặc Tel: 0243.2011.747.
2. Điều kiện để được cấp Giấy phép hoạt động đại lý hải quan theo quy định hiện hành
Theo Điều 20 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 59/2018/NĐ-CP), để được công nhận là đại lý hải quan, doanh nghiệp cần đáp ứng 4 nhóm điều kiện cốt lõi dưới đây:
2.1 Điều kiện về pháp lý doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải:
- Được thành lập hợp pháp tại Việt Nam
(có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)). - Có ngành nghề kinh doanh liên quan đến:
Dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan, dịch vụ logistics, dịch vụ hỗ trợ vận tải và các ngành nghề tương tự.
Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký đúng ngành nghề, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay.
Công ty Luật TLK có thể hỗ trợ bổ sung ngành nghề đúng quy định trong thời gian từ 03–05 ngày làm việc.
2.2 Điều kiện về nhân sự có Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan
Đây là điều kiện quan trọng nhất và là lý do chiếm hơn 60% trường hợp hồ sơ bị từ chối.
Doanh nghiệp bắt buộc phải có tối thiểu 01 nhân viên:
- Có Chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan hợp lệ;
- Với chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan đã hết thời hạn, nhân viên phải cung cấp được giấy chứng nhận tham gia khóa học cập nhật bồi dưỡng kiến thức pháp luật hải quan có thời hạn được cấp trong vòng 3 năm.
- Thuộc biên chế doanh nghiệp, có hợp đồng lao động rõ ràng;
- Cần có bằng cao đẳng/ đại học với trình độ và nghiệp vụ phù hợp theo Điều 21 Nghị định 08/2015/NĐ-CP.
Nhiều doanh nghiệp hiểu sai rằng: "Chỉ cần nhân sự có kinh nghiệm là đủ" — đây là sai lầm nghiêm trọng.
Không có chứng chỉ → không đủ điều kiện cấp phép.
Chứng chỉ hết thời hạn -> Không đủ điều kiện cấp phép.
Bằng cấp của nhân viên không đúng chuyên môn được ghi trong luật -> Không đủ điều kiện cấp phép.
Công ty Luật TLK có thể giúp doanh nghiệp:
- Tìm kiếm khóa học đào tạo chuyên môn cho nhân sự
- Hỗ trợ đăng ký thi chứng chỉ, hỗ trợ đăng ký khóa học cập nhật bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ
- Tư vấn xây dựng hồ sơ nhân sự đúng chuẩn pháp luật
2.3 Điều kiện về hệ thống công nghệ thông tin (CNTT)
Theo quy định, doanh nghiệp phải có hệ thống CNTT đáp ứng đủ tiêu chí:
- Có máy tính cấu hình phù hợp
- Có Internet ổn định
- Có phần mềm khai báo hải quan tương thích hệ thống VNACCS/VCIS
- Có giải pháp bảo mật thông tin
- Có khả năng lưu trữ dữ liệu theo yêu cầu
- Có sơ đồ và mô tả hạ tầng CNTT chi tiết
- Có chữ ký số đại lý hải quan
Thực tế nhiều hồ sơ bị từ chối do:
- Tài liệu mô tả CNTT không đầy đủ
- Mô tả theo mẫu cũ, không đúng chuẩn Tổng cục Hải quan
- Không chứng minh được khả năng kết nối VNACCS/VCIS
- Không mô tả hệ thống lưu trữ và bảo mật dữ liệu
Công ty Luật TLK thường phải sửa lại gần như toàn bộ tài liệu này để đảm bảo đúng chuẩn.
2.4 Điều kiện về tuân thủ thuế – kế toán
Cơ quan Hải quan sẽ kiểm tra:
- Doanh nghiệp có bị cưỡng chế thuế không
- Có nợ thuế quá hạn không
- Có đang bị thanh tra xử phạt không
- Có bị đánh giá là doanh nghiệp rủi ro cao không
Nếu có vi phạm về thuế, khả năng hồ sơ bị dừng xét duyệt là rất cao.
3. Hồ sơ xin Giấy phép hoạt động đại lý hải quan
Theo Điều 22 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp phép bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo mẫu
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)
- Bản sao chứng chỉ nhân viên đại lý hải quan
- Hồ sơ mô tả hệ thống CNTT
- Quy trình nghiệp vụ đại lý hải quan của doanh nghiệp
Lưu ý quan trọng:
- Hồ sơ phải thống nhất tuyệt đối về thông tin
- Mọi tài liệu cần đóng dấu theo quy định
- Tài liệu mô tả CNTT phải chi tiết, không được sao chép từ mạng
- Quy trình nội bộ càng đầy đủ → khả năng hồ sơ được cấp nhận càng cao
4. Quy trình xin cấp Giấy phép hoạt động đại lý hải quan
Quy trình chuẩn gồm 5 bước:
Bước 1 – Rà soát điều kiện của doanh nghiệp
Xác định nhân sự, ngành nghề, CNTT, thuế.
Bước 2 – Chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định
Soạn thảo và hoàn thiện toàn bộ 5 nhóm tài liệu.
Bước 3 – Nộp hồ sơ tại Cục Hải quan
Bước 4 – Cơ quan Hải quan thẩm định hồ sơ
Đánh giá tính hợp lệ, kiểm tra thông tin, đánh giá CNTT và nhân sự.
Bước 5 – Nhận giấy phép (Quyết định Công bố doanh nghiệp đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan)
Thời gian xử lý theo quy định: 05 ngày làm việc, nhưng thực tế thường kéo dài 7–15 ngày tuỳ trường hợp.
5. Những lỗi khiến hồ sơ thường xuyên bị từ chối
5.1 Thiếu nhân sự có chứng chỉ khai hải quan
Lỗi chiếm tỷ lệ cao nhất.
5.2 Mô tả CNTT không đúng chuẩn
Thiếu thông tin về:
- Phần mềm khai báo
- Sơ đồ mạng
- Lưu trữ dữ liệu
- Bảo mật
5.3 Quy trình nội bộ quá sơ sài
Quy trình chỉ vài trang chắc chắn không đạt yêu cầu.
5.4 Thông tin không thống nhất giữa các tài liệu
5.5 Ngành nghề trong ERC không đúng
6. Hồ sơ bị từ chối và cách Công ty Luật TLK xử lý
Doanh nghiệp X tại Bình Dương nộp hồ sơ 2 lần đều bị từ chối vì:
- Nhân sự chưa có chứng chỉ
- Hồ sơ CNTT mô tả thiếu
- Quy trình nghiệp vụ thiếu tính logic
Sau khi Công ty Luật TLK tiếp nhận và xử lý:
- Hoàn thiện nhân sự
- Soạn lại toàn bộ mô tả CNTT theo đúng chuẩn
- Xây dựng quy trình nội bộ hoàn chỉnh 12 bước
- Rà soát thống nhất thông tin giữa các tài liệu
Kết quả:
Doanh nghiệp được cấp phép sau 08 ngày làm việc.
7. Vì sao nên sử dụng dịch vụ của Công ty Luật TLK?
Công ty Luật TLK mang đến:
- Rà soát điều kiện chính xác
- Chuẩn hóa hồ sơ đúng biểu mẫu
- Đại diện doanh nghiệp làm việc với Tổng cục Hải quan
- Giảm thiểu tối đa nguy cơ bị trả hồ sơ
- Tiết kiệm thời gian – chi phí nhờ kinh nghiệm xử lý nhiều bộ hồ sơ
- Cam kết rõ ràng: Thời gian – chi phí – bảo mật – hiệu quả
8. Liên hệ Công ty Luật TLK để được hỗ trợ
Nếu doanh nghiệp cần xin Giấy phép hoạt động đại lý hải quan nhanh – đúng – không bị trả hồ sơ, hãy liên hệ ngay:
- Hotline: 097.211.8764
- Tel: 0243.2011.747
- Email: info@tlklawfirm.vn
- Website: tlklawfirm.vn
Công ty Luật TLK luôn sẵn sàng đồng hành và xử lý hồ sơ cho bạn.
9. Bài viết liên quan
- Điều kiện trở thành đại lý hải quan
- Hướng dẫn thi chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan
- Thủ tục bổ sung ngành nghề logistics
- Thủ tục xin giấy phép logistics
- Quy trình khai báo hải quan VNACCS/VCIS
- Hướng dẫn hồ sơ chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan
- Điều kiện thành lập doanh nghiệp logistics
- Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)
- Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC))
- Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan điện tử
