Hồ sơ xin Giấy phép hoạt động đại lý hải quan gồm những gì? (Đầy đủ – Mới nhất 2026)

1. HỒ SƠ XIN GIẤY PHÉP ĐẠI LÝ HẢI QUAN CÓ KHÓ KHÔNG?

Có. Đây là một trong những thủ tục doanh nghiệp thường bị trả hồ sơ nhiều nhất vì:

• Tài liệu kỹ thuật phức tạp (mô tả hệ thống CNTT theo chuẩn VNACCS/VCIS)
• Yêu cầu nhân sự phải có Chứng chỉ nghiệp vụ đại lý hải quan, bằng cấp, chứng nhận bồi dưỡng kiến thức pháp luật hải quan
• Hồ sơ phải thống nhất 100% với ERC
• Cơ quan Hải quan đánh giá rất kỹ các thông tin trên hồ sơ
• Doanh nghiệp thường thiếu, sai hoặc thừa nội dung trên hồ sơ và các tài liệu đính kèm
• Chỉ cần thiếu 1 tài liệu → bị trả hồ sơ ngay

Theo thống kê nội bộ của Luật TLK từ 2022–2025 từ thông tin khách hàng cung cấp:
60% hồ sơ do khách hàng tự làm và nộp lần đầu bị trả vì thiếu chứng chỉ, chứng nhận, tài liệu hoặc sai thông tin trên hồ sơ.

Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần nắm đúng Checklist dưới đây.

2. CHECKLIST HỒ SƠ ĐẦY ĐỦ – CHUẨN CỤC HẢI QUAN 2025

STT	TÀI LIỆU	YÊU CẦU	GHI CHÚ QUAN TRỌNG
1	Đơn đề nghị cấp Giấy phép	Theo mẫu tại Điều 22 Nghị định 08/2015/NĐ-CP	Sai mẫu = bị trả ngay
2	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp	Bản sao công chứng	Ngành nghề phải liên quan thủ tục hải quan
3	Chứng chỉ nhân viên đại lý hải quan	Tối thiểu 01 người	Thiếu = tự động từ chối
4	Chứng nhận hoàn thành khóa học bồi dưỡng kiến thức	Tối thiểu 01 người	Thiếu = tự động từ chối
5	Bằng cấp cao đẳng/ đại học có ngành nghề học phù hợp theo quy định pháp luật	Tối thiểu 01 người	Thiếu = tự động từ chối
6	Tài liệu chứng minh, mô tả hệ thống CNTT	Đúng chuẩn VNACCS/VCIS	Lỗi nhiều nhất (40% hồ sơ bị trả)
7	Tài liệu bổ trợ	Hợp đồng nhân sự, quyết định bổ nhiệm	Không bắt buộc nhưng thường cần

3. GIẢI THÍCH CHI TIẾT TỪNG LOẠI HỒ SƠ

3.1 Đơn đề nghị cấp Giấy phép đại lý hải quan

Căn cứ Khoản 1 Điều 22 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, đơn phải:

• Theo mẫu thống nhất của Cục Hải quan
• Ghi đúng thông tin đại diện pháp luật
• Không tẩy xóa – không chỉnh sửa bằng tay
• Thông tin phải thống nhất với ERC

Nếu sai 1 mục → yêu cầu bổ sung hoặc từ chối.

3.2 Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)

Phải đảm bảo:

• Đăng ký kinh doanh hợp pháp
• Có ngành nghề “dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan”, “logistics”, “dịch vụ hỗ trợ vận tải”

Thiếu ngành nghề → phải bổ sung trước khi nộp hồ sơ.

3.3 Chứng chỉ nhân viên đại lý hải quan

Theo Điểm b Khoản 1 Điều 20 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có:

• Ít nhất 01 nhân viên có Chứng chỉ nghiệp vụ đại lý hải quan. Nếu chứng chỉ quá thời hạn 05 năm từ ngày cấp thì cần bổ sung Chứng nhận hoàn thành khó học bồi dưỡng kiến thức pháp luật hải quan
• Bằng tốt nghiệm cao đẳng trở lên với ngành nghề phù hợp
• Hồ sơ nhân sự đầy đủ
• Đăng ký chữ ký số

20–30% doanh nghiệp thiếu chứng chỉ → hồ sơ bị từ chối ngay.

3.4 Tài liệu chứng minh, mô tả hệ thống CNTT

Phải mô tả:

• Cấu hình máy tính
• Phần mềm khai VNACCS
• Bộ phận bảo mật và sao lưu dữ liệu
• Khả năng kết nối VCIS
• Quy trình xử lý lỗi hệ thống...

Đây là phần khó nhất vì yêu cầu kỹ thuật cao.

3.5 Quy trình nghiệp vụ nội bộ

Phải đủ 6 bước:

1. Tiếp nhận chứng từ
2. Kiểm tra & đối chiếu thông tin
3. Khai VNACCS
4. Theo dõi phản hồi
5. Xử lý chứng từ bổ sung
6. Lưu trữ & bảo mật dữ liệu

Hồ sơ thiếu bước → thường bị yêu cầu sửa.

3.6 Báo cáo tuân thủ thuế – kế toán

Gồm:

• Báo cáo tài chính
• Lịch sử tuân thủ thuế
• Nếu từng bị xử phạt → hồ sơ bị kiểm tra kỹ hơn

4. MỘT SỐ LÝ DO KHIẾN HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI

Hồ sơ chuẩn	Hồ sơ bị từ chối
Có chứng chỉ nhân viên	Không có chứng chỉ
Có chứng nhận bồi dưỡng kiến thức	Không có chứng nhận
Cung cấp, Mô tả CNTT chi tiết	Không cung cấp, mẫu hồ sơ copy mẫu trên mạng
Ngành nghề doanh nghiệp phù hợp	Thiếu ngành nghề phù hợp
Hồ sơ thống nhất	Thông tin mâu thuẫn

5. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Một doanh nghiệp tại Hà Nội tự xây dựng hồ sơ, tự nộp hồ sơ bị từ chối 3 lần vì:

• Cung cấp thông tin, mô tả CNTT sai chuẩn
• Thiếu chứng nhận bồi dưỡng nghiệp vụ của nhân sự
• Thông tin hồ sơ mâu thuẫn

Công ty Luật TLK đã hỗ trợ xử lý:

• Hướng dẫn cung cấp thông tin, chuẩn hóa tài liệu CNTT đúng chuẩn VNACCS/VCIS
• Đăng ký khóa học bồi dưỡng cho nhân sự
• Rà soát – sửa lỗi – thống nhất hồ sơ
• Nộp lại lần 4

Kết quả: Được cấp phép sau 08 ngày làm việc.

6. RỦI RO NẾU NỘP HỒ SƠ KHÔNG ĐÚNG

Theo Điều 14 Nghị định 128/2020/NĐ-CP:

• Phạt 20–40 triệu đồng
• Đình chỉ hoạt động đại lý hải quan
• Lưu hồ sơ vi phạm → ảnh hưởng lần xin sau

Doanh nghiệp cần tuyệt đối tránh sai sót.

7. DỊCH VỤ CHUẨN HỒ SƠ TẠI CÔNG TY LUẬT TLK

Công ty Luật TLK hỗ trợ:

• Kiểm tra điều kiện
• Bổ sung ngành nghề (nếu thiếu)
• Chuẩn hóa hồ sơ theo Nghị định 08/2015/NĐ-CP
• Soạn tài liệu CNTT
• Soạn quy trình nghiệp vụ chuẩn 6 bước
• Nộp hồ sơ tại Cục Hải quan
• Theo dõi – xử lý bổ sung
• Bàn giao Giấy phép

8. CÔNG TY LUẬT TLK CAM KẾT

• Thời gian rõ ràng
• Chi phí minh bạch
• Hồ sơ bảo mật tuyệt đối
• Tỷ lệ cấp phép rất cao
• Đồng hành đến khi có kết quả cuối cùng

9. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP TỪ KHÁCH HÀNG

1. Hồ sơ xin Giấy phép đại lý hải quan mất bao lâu?
Từ 05–07 ngày làm việc theo Điều 23 Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Có thể lâu hơn tùy từng hồ sơ và thực tế làm việc

2. Bắt buộc phải có Chứng chỉ đại lý hải quan không?
Có – điều kiện bắt buộc.

3. Không có phần mềm khai hải quan có đăng ký làm đại lý hải quan được không?
Không – vì đây là tài liệu trọng yếu.

4. TLK có hỗ trợ trọn gói không?
Có – Luật TLK hỗ trợ từ rà soát, chuẩn hóa hồ sơ, đến nộp và theo dõi.

10. LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Nếu doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ xin Giấy phép hoạt động đại lý hải quan xin mời liên hệ:

Hotline: 097.211.8764
Tel: 0243.2011.747
Email: info@tlklawfirm.vn
Website: tlklawfirm.vn

Liên hệ ngay Công ty Luật TLK để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.