I. GIỚI THIỆU – VÌ SAO DOANH NGHIỆP MUỐN LÀM ĐẠI LÝ HẢI QUAN PHẢI ĐÁP ỨNG ĐIỀU KIỆN CHẶT CHẼ?
Trong thời kỳ hội nhập quốc tế sâu rộng, xuất nhập khẩu trở thành lĩnh vực trọng yếu của nền kinh tế. Các doanh nghiệp tham gia chuỗi logistics, dịch vụ vận tải, giao nhận, thương mại quốc tế đều có nhu cầu cung cấp dịch vụ khai hải quan.
Tuy nhiên, để được hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp không thể tự ý khai thuê mà phải được Cục Hải quan công nhận đủ điều kiện trở thành đại lý hải quan theo Luật Hải quan và hệ thống văn bản chuyên ngành.
Vậy vì sao phải được công nhận đại lý hải quan?
- Doanh nghiệp không được nhận ủy thác khai báo nếu không đủ điều kiện theo pháp luật
- Tránh bị xử phạt từ 20 đến 80 triệu đồng nếu khai thuê trái quy định
- Tạo uy tín pháp lý khi ký hợp đồng với khách hàng
- Được sử dụng mã số đại lý trong hệ thống VNACCS/VCIS
- Được phép đăng ký nhân viên đại lý hải quan
- Được bảo hộ bởi Luật Hải quan
Lợi ích lớn nhất:
Doanh nghiệp có thể phát triển dịch vụ khai báo hải quan với quy mô lớn, tham gia chuỗi logistics toàn diện và tăng doanh thu bền vững.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ QUY ĐỊNH ĐIỀU KIỆN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
- Luật Hải quan năm 2014
- Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Hải quan
- Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 08
- Thông tư 12/2015/TT-BTC quy định đào tạo, cấp chứng chỉ, cấp mã số nhân viên đại lý hải quan
- Thông tư 22/2019/TT-BTC sửa đổi Thông tư 12
- Các quyết định, hướng dẫn nội bộ của Tổng cục Hải quan về CNTT và quy trình nghiệp vụ
III. KHÁI NIỆM VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA ĐẠI LÝ HẢI QUAN
Theo pháp luật, đại lý hải quan là doanh nghiệp được chủ hàng ủy quyền để đại diện thực hiện thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
Doanh nghiệp đại lý hải quan có các trách nhiệm pháp lý sau:
- Thực hiện khai báo chính xác và trung thực
- Chịu trách nhiệm về nội dung khai báo
- Tuân thủ quy trình & pháp luật hải quan
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo thời hạn pháp luật
- Khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS
- Tuyển dụng và quản lý nhân viên đại lý hải quan
Đây là lĩnh vực có chi phí đầu tư thấp – lợi nhuận cao – tăng trưởng ổn định, nên rất nhiều doanh nghiệp muốn tham gia.
IV. ĐIỀU KIỆN ĐỂ TRỞ THÀNH ĐẠI LÝ HẢI QUAN (BẢN CHUẨN 2026)
Theo Điều 20 Thông tư 12/2015/TT-BTC và Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp phải đáp ứng 4 nhóm điều kiện chính.
1. ĐIỀU KIỆN VỀ PHÁP LÝ DOANH NGHIỆP
Để được trở thành đại lý hải quan doanh nghiệp phải:
- Được thành lập hợp pháp theo Luật Doanh nghiệp
- Có ngành nghề kinh doanh phù hợp:
• Logistics
• Dịch vụ hỗ trợ vận tải
• Giao nhận hàng hóa
• Khai báo hải quan
• Xuất nhập khẩu - Có trụ sở hoạt động rõ ràng
- Không vi phạm pháp luật hải quan trong 02 năm gần nhất
Đây là điều kiện tiên quyết.
2. ĐIỀU KIỆN VỀ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN (BẮT BUỘC)
Doanh nghiệp phải có ít nhất 01 nhân viên đại lý hải quan, người này phải đáp ứng:
(1) Có Chứng chỉ nghiệp vụ đại lý hải quan
Do Tổng cục Hải quan tổ chức thi (hiện tại là Cục Hải quan).
(2) Có Mã số nhân viên đại lý hải quan
Sau khi có chứng chỉ, làm việc trong đại lý hải quan mới được cấp mã số.
(3) Có trình độ từ Cao đẳng trở lên
Thuộc các ngành:
- Kinh tế
- Luật
- Kỹ thuật
(4) Có hợp đồng lao động với doanh nghiệp
Thời hạn tối thiểu 01 năm.
Nếu không có nhân viên đại lý hải quan → KHÔNG THỂ được công nhận đại lý hải quan.
3. ĐIỀU KIỆN VỀ HẠ TẦNG CNTT (CÔNG NGHỆ THÔNG TIN)
Doanh nghiệp phải có hệ thống đầy đủ:
• Phần mềm khai báo hải quan điện tử
• Máy tính cấu hình phù hợp
• Kết nối Internet tốc độ cao
• Chữ ký số hợp lệ
• Hệ thống VNACCS/VCIS
• Tường lửa bảo mật
• Biện pháp quản lý dữ liệu & sao lưu dữ liệu
Hải quan có thể kiểm tra thực tế, nên đây là điều kiện quan trọng.
4. ĐIỀU KIỆN VỀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
Doanh nghiệp phải xây dựng đầy đủ quy trình làm đại lý hải quan, gồm:
- Quy trình tiếp nhận & kiểm tra hồ sơ
- Quy trình kê khai tờ khai hải quan
- Quy trình làm kiểm hóa
- Quy trình xử lý sai sót & phát sinh
- Quy trình bàn giao chứng từ
- Quy trình bảo mật thông tin khách hàng
- Quy trình lưu trữ hồ sơ
Hải quan sẽ đánh giá quy trình này khi thẩm định hồ sơ.
V. DOANH NGHIỆP KHÔNG ĐÁP ỨNG ĐỦ ĐIỀU KIỆN SẼ BỊ XỬ LÝ THẾ NÀO?
Nếu cố tình nhận ủy thác khai báo hải quan khi chưa được công nhận là đại lý, doanh nghiệp có thể bị:
- Phạt 20 – 80 triệu đồng
- Bị cấm tham gia hoạt động khai báo
- Tờ khai bị từ chối hoặc vô hiệu
- Bị đánh giá “không tuân thủ” → ảnh hưởng thông quan sau này
VI. LỢI ÍCH KHI DOANH NGHIỆP ĐỦ ĐIỀU KIỆN LÀM ĐẠI LÝ HẢI QUAN
- Được phép khai thuê hợp pháp
- Tăng uy tín khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu
- Tăng doanh thu logistics – khai thuê hải quan
- Được truy cập hệ thống VNACCS/VCIS
- Được bảo hộ pháp lý
- Được đăng ký thêm nhân viên đại lý hải quan
VII. CHECKLIST ĐIỀU KIỆN TRỞ THÀNH ĐẠI LÝ HẢI QUAN (CHUẨN TLK)
|
Điều kiện |
Đạt / Chưa |
Ghi chú |
|
Doanh nghiệp thành lập hợp pháp |
✔ |
Ngành nghề phù hợp |
|
Có nhân viên đại lý hải quan |
✔ |
Tối thiểu 01 người |
|
Có mã số nhân viên đại lý hải quan |
✔ |
Bắt buộc |
|
Có chứng chỉ nghiệp vụ |
✔ |
Thi do Tổng cục Hải quan (nay là Cục Hải quan) tổ chức |
|
Hệ thống CNTT đạt chuẩn |
✔ |
VNACCS/VCIS |
|
Có quy trình nghiệp vụ |
✔ |
TLK hỗ trợ |
|
Không vi phạm pháp luật |
✔ |
2 năm gần nhất |
VIII. QUY TRÌNH TLK HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP ĐẠT ĐIỀU KIỆN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
1. Khảo sát điều kiện nội bộ (24 giờ)
2. Hỗ trợ nhân viên học & thi chứng chỉ
3. Xin cấp mã số cho nhân viên
4. Hoàn thiện hồ sơ CNTT chuẩn VNACCS/VCIS
5. Soạn trọn bộ quy trình nghiệp vụ
6. Nộp hồ sơ xin công nhận đại lý hải quan
7. Theo dõi & phối hợp với Tổng cục Hải quan đến khi được cấp phép
X. THÔNG TIN LIÊN HỆ CỦA CÔNG TY LUẬT TLK
Liên hệ ngay Công ty Luật TLK để được tư vấn miễn phí về điều kiện & thủ tục trở thành đại lý hải quan:
Website: tlklawfirm.vn
Email: info@tlklawfirm.vn
Tel: 0243.2011.747
Hotline: 097.211.8764
