I. TẠI SAO PHẢI CẤP MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN? DOANH NGHIỆP SẼ BỊ PHẠT NẾU KHÔNG ĐĂNG KÝ?
Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ chưa từng có tới thời điểm hiện tại nhờ việc quản lý nhà nước và các chính sách hỗ trợ kinh tế của Chính phủ. Điều này mở ra cánh cửa vô cùng rộng trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, và đương nhiên đại lý hải quan giữ vai trò cực kỳ quan trọng kết nối Việt và quốc tế. Đại lý hải quan giúp doanh nghiệp:
- Khai báo hải quan thay chủ hàng
- Xử lý thủ tục thông quan
- Đại diện làm việc với cơ quan Hải quan
- Giảm rủi ro pháp lý trong xuất nhập khẩu
- Tối ưu chi phí logistics
Tuy nhiên, để được phép hành nghề, mỗi nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan phải có “MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN”. Mã số này do Cục Hải quan cấp và cho phép cá nhân đang hành nghề trong đại lý hải quan. Khi có mã số nhân viên, nhân viên đại lý hải quan có thể làm các công việc sau cho khách hàng:
- Thực hiện nghiệp vụ khai báo hải quan
- Thực hiện ký số trên tờ khai
- Làm thủ tục thông quan
- Làm việc trực tiếp với Hải quan với tư cách hợp pháp
Nếu nhân viên khai báo không có mã số nhân viên đại lý hải quan, doanh nghiệp sẽ gặp một số rủi ro:
→ Doanh nghiệp bị xử phạt: 20 – 40 triệu đồng
→ Tờ khai có nguy cơ bị vô hiệu
→ Rủi ro bị đánh giá “không tuân thủ”
→ Không được công nhận là đại lý hải quan
Do đó, cấp mã số nhân viên đại lý hải quan là thủ tục bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực đại lý làm thủ tục hải quan.
II. CƠ SỞ PHÁP LÝ QUY ĐỊNH MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
1. Luật Hải quan 2014
2. Thông tư 12/2015/TT-BTC
3. Thông tư 22/2019/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 12)
4. Quyết định của Cục Hải quan về cấp mã số nhân viên đại lý hải quan
5. Nghị định 08/2015/NĐ-CP & Nghị định 59/2018/NĐ-CP
6. Quy trình nội bộ của Cục Hải quan
III. MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN LÀ GÌ?
Theo Điều 18 Thông tư 12/2015/TT-BTC:
Mã số nhân viên đại lý hải quan là mã định danh duy nhất được Cục Hải quan cấp cho cá nhân khi đáp ứng điều kiện và có đăng ký hành nghề tại doanh nghiệp đại lý hải quan.
Mã số này được dùng để:
- Xác nhận nhân viên đủ điều kiện nghiệp vụ
- Đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS để khai báo
- Quản lý trách nhiệm cá nhân trong nghiệp vụ hải quan
- Theo dõi lịch sử khai báo của từng nhân viên
IV. ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC CẤP MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
Cá nhân muốn được cấp mã số phải đáp ứng 04 điều kiện chính sau đây:
1. Có chứng chỉ nghiệp vụ đại lý hải quan
Muốn có chứng chỉ, cá nhân phải:
- Hoàn thành khóa học nghiệp vụ
- Dự thi kỳ thi cấp chứng chỉ do Cục Hải quan tổ chức
- Đạt điểm từ 50/100 trở lên
- Không vi phạm pháp luật
2. Có trình độ từ Cao đẳng trở lên
Nhân viên đại lý hải quan phải có bằng cấp trình độ từ cao đẳng trở lên thuộc một trong các chuyên ngành: luật, kinh tế, kỹ thuật. Ví dụ:
- Hải quan
- Logistics
- Kinh tế
- Ngoại thương
- Kinh doanh quốc tế
- Luật
- Hoặc ngành liên quan
3. Có hợp đồng lao động với doanh nghiệp đại lý hải quan
Doanh nghiệp nơi nhân viên làm việc phải:
- Đã được Cục Hải quan công nhận là đại lý hải quan
- Hoặc đang xin công nhận là đại lý hải quan và có nhân viên đủ điều kiện
4. Nhân viên đó phải không thuộc các trường hợp bị cấm
Nhân viên sẽ không được cấp mã số nhân viên đại lý hải quan nếu nằm trong các trường hợp:
- Người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang phải chấp hành hình phạt tù;
- Người có hành vi vi phạm pháp luật về thuế, hải quan, kiểm toán bị xử phạt vi phạm hành chính thuộc thẩm quyền của Cơ quanThuế hoặc Cơ quan Hải quan tỉnh, thành phố trong thời hạn 01 năm kể từ ngày có quyết định xử phạt;
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
- Cán bộ, công chức thôi giữ chức vụ nhưng đang trong thời gian quy định không được kinh doanh theo quy định tại Nghị định số 102/2007/NĐ-CP ngày 14/6/2007 của Chính phủ về việc quy định thời hạn không được kinh doanh trong lĩnh vực trách nhiệm quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức sau khi thôi giữ chức vụ;
- Các trường hợp bị thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định.
V. HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CẤP MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN (BẢN CHUẨN 2025)
Theo Thông tư 22/2019/TT-BTC, hồ sơ gồm 05 tài liệu:
1. Đơn đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý hải quan
Theo mẫu số 07.
2. Bản sao chứng chỉ nghiệp vụ đại lý hải quan và chứng nhận tham gia khóa học đào tạo bồi dưỡng kiến thức pháp luật hải quan trong những trường hợp bắt buộc
Phải là bản sao hợp lệ.
3. Bản sao bằng tốt nghiệp (cao đẳng trở lên) với chuyên ngành phù hợp
Phải là bản sao hợp lệ.
4. CCCD của nhân viên đại lý
Phải là bản sao hợp lệ.
5. 02 ảnh 3x4 (nền trắng)
VI. QUY TRÌNH CẤP MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN (THEO 5 BƯỚC CHUẨN CỦA CÔNG TY LUẬT TLK)
Bước 1: Luật TLK phối hợp cùng khách hàng chuẩn bị hồ sơ đầy đủ 5 tài liệu
Thời gian TLK hỗ trợ hồ sơ cho khách hàng: 24–48 giờ
Bước 2: Hỗ trợ doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cục Hải quan
Gửi qua:
- Bộ phận một cửa (TLK thường hỗ trợ nộp hồ sơ trực tiếp)
- Cổng dịch vụ công trực tuyến
- Bưu điện
Bước 3: Thẩm định hồ sơ
Hải quan kiểm tra:
- Tính hợp lệ của chứng chỉ
- Bằng cấp
- Điều kiện doanh nghiệp...
Bước 4: Cấp mã số
Nếu hồ sơ hợp lệ cơ quan Hải quan sẽ cấp mã số nhân viên đại lý hải quan gồm 10 chữ số.
Bước 5: Kích hoạt mã số trên hệ thống VNACCS/VCIS
Cá nhân có thể bắt đầu khai báo hải quan.
VII. THỜI GIAN CẤP MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
Theo quy định: 05 ngày làm việc
Theo thực tế TLK: 3–5 ngày làm việc
VIII. CHI PHÍ CẤP MÃ SỐ (2025)
|
Hạng mục |
Chi phí |
|
Lệ phí Nhà nước |
Miễn phí |
|
Dịch vụ TLK |
Liên hệ để nhận báo phí (trọn gói) |
IX. CÁC TRƯỜNG HỢP BỊ TỪ CHỐI CẤP MÃ SỐ
- Không có chứng chỉ nghiệp vụ
- Bằng cấp của nhân viên không đúng chuyên ngành
- Doanh nghiệp chưa được công nhận đại lý hải quan
- Hồ sơ giả – sửa chữa – tẩy xóa
- Không cung cấp ảnh chân dung đạt chuẩn
- Các trường hợp khác...
X. CÁCH KIỂM TRA MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
Truy cập:
- Website Cục Hải quan
- Tra cứu theo họ tên/ mã số
XI. GIA HẠN MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
Mã số nhân viên được cấp sẽ có hiệu lực trong vòng 03 năm.
Hồ sơ gia hạn mã số nhân viên đại lý hải quan thường gồm:
- Đơn đề nghị gia hạn
- Hồ sơ chứng minh tiếp tục làm việc tại đại lý hải quan
- Ảnh 3x4
- Giấy tờ nhân thân
XII. LỢI ÍCH KHI SỞ HỮU MÃ SỐ NHÂN VIÊN ĐẠI LÝ HẢI QUAN
Khi được cấp mã số nhân viên đại lý, nhân viên sẽ được:
- Được phép thay mặt đại lý khai báo hải quan hợp pháp cho khách hàng
- Tăng sự chuyên nghiệp & uy tín
- Tăng cơ hội thu nhập cao
- Cơ hội làm việc tại các doanh nghiệp lớn
- Trở thành nhân sự trọng yếu trong chuỗi logistics
XIII. LÝ DO DOANH NGHIỆP NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY LUẬT TLK
Với dịch vụ xin cấp mã số nhân viên đại lý hải quan, khách hàng sẽ được cung cấp các dịch vụ:
- Xây dựng hồ sơ nhanh trong 24–48 giờ
- Tỷ lệ cấp mã số lần đầu: 99%
- Không sai sót – không bổ sung
- Tư vấn từ A–Z
- Không mất thời gian đi lại
XIV. THÔNG TIN LIÊN HỆ CỦA CÔNG TY LUẬT TLK
Mời quý khách hàng liên hệ Công ty Luật TLK để được tư vấn MIỄN PHÍ – cấp mã số nhanh – đúng – chuẩn xác. Thông tin liên hệ của chúng tôi như sau
Website: tlklawfirm.vn
Email: info@tlklawfirm.vn
Tel: 0243.2011.747
Hotline: 097.211.8764
