Không xây dựng thang bảng lương có bị truy thu bảo hiểm xã hội không? Công ty Luật TLK

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, ban hành ngày 20/11/2019
Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13, ban hành ngày 20/11/2014
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 14/12/2020
Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, ban hành ngày 17/01/2022

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Câu hỏi trọng tâm	Trả lời theo pháp luật
Không xây dựng thang bảng lương có bị truy thu BHXH không?	CÓ – RẤT DỄ BỊ TRUY THU
Cơ quan nào truy thu?	Cơ quan Bảo hiểm xã hội
Truy thu dựa trên căn cứ nào?	Hợp đồng lao động – mức lương thực trả
Rủi ro lớn nhất	Truy thu nhiều năm + tiền lãi
Giải pháp an toàn	Xây dựng thang bảng lương đúng luật

Ảnh 1: Không xây dựng thang bảng lương có bị truy thu bảo hiểm xã hội không – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

III. VÌ SAO NHIỀU DOANH NGHIỆP BỊ TRUY THU BHXH MÀ KHÔNG HIỂU VÌ SAO?

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện ra rủi ro liên quan đến thang bảng lương khi đã bị cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu truy thu. Trước đó, doanh nghiệp vẫn đóng bảo hiểm đều đặn, không nợ đọng, không trốn đóng, nên cho rằng mình đã tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ.

Tuy nhiên, vấn đề không nằm ở việc có đóng hay không, mà nằm ở căn cứ đóng có đúng pháp luật hay không. Khi doanh nghiệp không xây dựng thang bảng lương hoặc xây dựng không đúng, cơ quan bảo hiểm xã hội hoàn toàn có cơ sở để đánh giá lại mức đóng và yêu cầu truy thu phần chênh lệch.

Nếu doanh nghiệp đang đóng bảo hiểm xã hội dựa trên mức lương “thỏa thuận” nhưng chưa từng rà soát lại thang bảng lương, thì đây là thời điểm cần kiểm tra ngay để tránh nguy cơ truy thu kéo dài nhiều năm.

IV. THANG BẢNG LƯƠNG LIÊN QUAN NHƯ THẾ NÀO ĐẾN BẢO HIỂM XÃ HỘI?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng thang bảng lương chỉ là hồ sơ lao động nội bộ, không ảnh hưởng trực tiếp đến bảo hiểm xã hội. Cách hiểu này là chưa đầy đủ.

Theo quy định pháp luật hiện hành:

Thang bảng lương là căn cứ để xác định mức lương trong hợp đồng lao động;
Mức lương trong hợp đồng lao động là căn cứ để đóng bảo hiểm xã hội;
Khi thang bảng lương không hợp lệ, toàn bộ căn cứ đóng bảo hiểm xã hội có thể bị xem xét lại.

Điều này giải thích vì sao trong nhiều đợt kiểm tra, cơ quan bảo hiểm xã hội yêu cầu truy thu dù doanh nghiệp không nợ đóng.

V. TRƯỜNG HỢP NÀO DOANH NGHIỆP DỄ BỊ TRUY THU BẢO HIỂM XÃ HỘI?

Doanh nghiệp có nguy cơ cao bị truy thu khi rơi vào một trong các trường hợp sau:

Không xây dựng thang bảng lương nhưng vẫn ký hợp đồng lao động;
Thang bảng lương xây dựng hình thức, không phù hợp mức lương thực trả;
Mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn mức lương thực tế;
Không điều chỉnh thang bảng lương khi thay đổi lương tối thiểu vùng.

Những trường hợp này thường bị phát hiện khi:

Thanh tra bảo hiểm xã hội;
Kiểm tra liên ngành lao động – bảo hiểm;
Giải quyết tranh chấp với người lao động.

Ảnh 3: Doanh nghiệp bị truy thu bảo hiểm xã hội do không có thang bảng lương – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VI. CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI XÁC ĐỊNH TRUY THU DỰA TRÊN NHỮNG CĂN CỨ NÀO?

Trong thực tiễn kiểm tra, cơ quan bảo hiểm xã hội không chỉ nhìn vào việc doanh nghiệp có đóng hay không, mà tập trung vào tính đúng – đủ của căn cứ đóng. Khi doanh nghiệp không có thang bảng lương hợp lệ, các căn cứ sau thường được sử dụng để xác định truy thu:

Hợp đồng lao động đã ký: mức lương, phụ cấp, các khoản bổ sung ghi nhận trong hợp đồng;
Mức lương thực trả: sao kê lương, bảng lương nội bộ, chứng từ chi trả;
Thời gian làm việc thực tế của người lao động;
Quy định pháp luật về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội tại thời điểm phát sinh.

Khi phát hiện sự chênh lệch giữa mức đóng và mức phải đóng, cơ quan bảo hiểm xã hội có quyền xác định lại căn cứ đóng và yêu cầu truy thu phần thiếu.

VII. TRUY THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TRONG BAO LÂU? DOANH NGHIỆP CÓ THỂ BỊ TRUY THU NHIỀU NĂM KHÔNG?

Đây là nội dung khiến nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp rủi ro. Trên thực tế, khi căn cứ đóng bị xác định là không đúng, việc truy thu có thể áp dụng cho nhiều năm trước.

Doanh nghiệp có thể đối mặt với:

Truy thu phần chênh lệch bảo hiểm xã hội của toàn bộ thời gian vi phạm;
Tiền lãi chậm đóng tính trên số tiền truy thu;
Áp lực tài chính lớn trong thời gian ngắn.

Trong nhiều trường hợp, chi phí truy thu và lãi phát sinh cao hơn rất nhiều so với chi phí xây dựng thang bảng lương đúng luật ngay từ đầu.

Ảnh 3: Truy thu bảo hiểm xã hội nhiều năm do không có thang bảng lương – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VIII. NHỮNG SAI LẦM DOANH NGHIỆP THƯỜNG MẮC KHI ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI LIÊN QUAN ĐẾN THANG BẢNG LƯƠNG

Qua thực tiễn tư vấn, các sai lầm phổ biến gồm:

Cho rằng đóng bảo hiểm xã hội theo mức “thỏa thuận” là đủ, không cần thang bảng lương;
Xây dựng thang bảng lương mang tính hình thức, không khớp với hợp đồng lao động;
Không cập nhật thang bảng lương khi lương tối thiểu vùng thay đổi;
Tách lương thành nhiều khoản để giảm mức đóng, nhưng không có căn cứ pháp lý vững chắc.

Những sai lầm này thường không bị phát hiện ngay, nhưng khi bị kiểm tra sẽ dẫn đến truy thu gộp nhiều năm, gây áp lực rất lớn cho doanh nghiệp.

IX. TRUY THU BẢO HIỂM XÃ HỘI KHÔNG CHỈ LÀ VẤN ĐỀ TIỀN – CÒN LÀ RỦI RO TRANH CHẤP

Ngoài yếu tố tài chính, việc không có thang bảng lương hợp lệ còn khiến doanh nghiệp:

Mất lợi thế khi phát sinh tranh chấp với người lao động;
Khó chứng minh mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là hợp pháp;
Dễ bị khiếu nại, tố cáo kéo dài.

Trong nhiều vụ việc, tranh chấp lao động chính là nguyên nhân khiến cơ quan bảo hiểm xã hội vào cuộc kiểm tra và truy thu.

X. HỒ SƠ BỊ TRUY THU VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ

Trong thực tiễn kiểm tra của cơ quan bảo hiểm xã hội, những hồ sơ dễ bị xác định truy thu thường rơi vào các tình huống sau:

1. Các trường hợp hồ sơ thường bị truy thu

Doanh nghiệp không có thang bảng lương hoặc có nhưng mang tính hình thức;
Mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn mức lương thực trả cho người lao động;
Thang bảng lương không phù hợp với hợp đồng lao động đã ký;
Không điều chỉnh thang bảng lương khi lương tối thiểu vùng thay đổi;
Không chứng minh được căn cứ pháp lý của các khoản phụ cấp, bổ sung.

Những trường hợp này thường bị yêu cầu xác định lại căn cứ đóng và truy thu toàn bộ phần chênh lệch, kèm theo tiền lãi chậm đóng.

2. Cách Công ty Luật TLK xử lý để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp

Khi tiếp nhận vụ việc, Công ty Luật TLK triển khai đồng bộ các bước:

Rà soát toàn bộ hệ thống tiền lương, hợp đồng lao động và hồ sơ bảo hiểm xã hội;
Đánh giá tính hợp lệ của thang bảng lương hiện hành (nếu có);
Xây dựng hoặc điều chỉnh thang bảng lương phù hợp thực tế vận hành, đúng quy định;
Hoàn thiện hồ sơ pháp lý để làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội;
Hướng dẫn doanh nghiệp khắc phục rủi ro truy thu và ổn định lâu dài.

Mục tiêu xuyên suốt của Công ty Luật TLK là giảm thiểu tối đa rủi ro tài chính, đồng thời giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát nghĩa vụ bảo hiểm xã hội về sau.

XI. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP

1. Không có thang bảng lương thì chắc chắn bị truy thu bảo hiểm xã hội không?

Không phải mọi trường hợp đều bị truy thu, nhưng rủi ro là rất cao khi bị kiểm tra.

2. Truy thu bảo hiểm xã hội có áp dụng cho nhiều năm trước không?

Có. Khi xác định căn cứ đóng không đúng, truy thu có thể áp dụng cho toàn bộ thời gian vi phạm.

3. Tiền lãi truy thu bảo hiểm xã hội được tính như thế nào?

Tiền lãi được tính trên số tiền chậm đóng theo quy định tại thời điểm truy thu.

4. Doanh nghiệp nhỏ có bị truy thu bảo hiểm xã hội không?

Có. Quy mô doanh nghiệp không phải căn cứ miễn trừ trách nhiệm.

5. Đã đóng đủ bảo hiểm xã hội hàng tháng thì có an toàn không?

Chưa chắc. Quan trọng là căn cứ đóng có đúng pháp luật hay không.

6. Có thể xây dựng thang bảng lương sau khi bị truy thu không?

Có thể khắc phục, nhưng không làm mất nghĩa vụ truy thu đã phát sinh.

7. Cơ quan bảo hiểm xã hội dựa vào đâu để xác định mức truy thu?

Dựa vào hợp đồng lao động, mức lương thực trả và hồ sơ tiền lương của doanh nghiệp.

8. Doanh nghiệp FDI có bị truy thu bảo hiểm xã hội không?

Có. Quy định áp dụng chung cho doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

9. Làm thế nào để hạn chế rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội?

Xây dựng thang bảng lương đúng luật, đồng bộ với hợp đồng lao động và thực tế chi trả.

10. Công ty Luật TLK có hỗ trợ xử lý truy thu bảo hiểm xã hội không?

Có. Công ty Luật TLK hỗ trợ tư vấn, rà soát và xử lý trọn gói các vấn đề liên quan.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global