Thủ tục khai trình sử dụng lao động lần đầu cho doanh nghiệp (Mới nhất Công ty Luật TLK

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ ÁP DỤNG

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, ban hành ngày 20/11/2019
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 14/12/2020
Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, ban hành ngày 17/01/2022

II. NHẬN ĐỊNH PHÁP LÝ VÀ CHIẾN LƯỢC KIỂM SOÁT RỦI RO

Nội dung cần biết	Thông tin cốt lõi
Đối tượng phải khai trình	Doanh nghiệp lần đầu sử dụng lao động
Thời hạn khai trình	Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động
Cơ quan tiếp nhận	Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện
Hình thức khai trình	Trực tuyến hoặc trực tiếp
Rủi ro nếu không khai trình	Bị xử phạt vi phạm hành chính

Ảnh 1: Khai trình sử dụng lao động lần đầu theo quy định pháp luật – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

III. MỞ ĐẦU – VÌ SAO DOANH NGHIỆP PHẢI KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU?

Ngay sau khi thành lập và bắt đầu tuyển dụng nhân sự, nhiều doanh nghiệp tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh mà bỏ sót một nghĩa vụ pháp lý quan trọng, đó là khai trình việc sử dụng lao động lần đầu.

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp chỉ nhận ra nghĩa vụ này khi bị kiểm tra hoặc xử phạt, dù việc khai trình tương đối đơn giản nếu thực hiện đúng ngay từ đầu. Khai trình sử dụng lao động không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là căn cứ để cơ quan quản lý nhà nước theo dõi, quản lý quan hệ lao động trên địa bàn.

Nếu doanh nghiệp của Anh/Chị vừa thành lập hoặc mới bắt đầu sử dụng người lao động, việc nắm rõ và thực hiện đúng thủ tục khai trình ngay từ đầu sẽ giúp tránh rủi ro xử phạt và bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép kinh doanh dịch vụ thẩm định giá mới nhất

IV. DOANH NGHIỆP NÀO BẮT BUỘC PHẢI KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU?

Không phải mọi thay đổi về lao động đều phải khai trình ngay, tuy nhiên đối với trường hợp sử dụng lao động lần đầu, pháp luật lao động quy định rất rõ.

1. Doanh nghiệp lần đầu sử dụng người lao động

Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và bắt đầu ký hợp đồng lao động với người lao động lần đầu tiên thuộc diện bắt buộc phải khai trình.

2. Trường hợp không phân biệt số lượng lao động

Dù doanh nghiệp chỉ sử dụng:

01 người lao động; hoặc
Một số ít lao động trong giai đoạn đầu,

thì vẫn phải thực hiện khai trình sử dụng lao động lần đầu theo quy định.

👉 Xem thêm: Thủ tục đăng ký thang lương, bảng lương lần đầu mới nhất 2026

V. THỜI HẠN KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có trách nhiệm:

Thực hiện khai trình trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động;
Thời điểm “bắt đầu hoạt động” thường được hiểu là thời điểm doanh nghiệp chính thức sử dụng lao động.

Việc chậm khai trình hoặc không khai trình đúng thời hạn có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính, dù doanh nghiệp không có ý định vi phạm.

Ảnh 2: Thời hạn khai trình sử dụng lao động lần đầu của doanh nghiệp – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

VI. HỒ SƠ KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU GỒM NHỮNG GÌ?

Để thực hiện khai trình sử dụng lao động lần đầu đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ tương đối đơn giản nhưng phải chính xác. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bị yêu cầu khai trình lại không phải vì thiếu giấy tờ, mà vì thông tin kê khai không đúng hoặc không thống nhất.

1. Tờ khai trình sử dụng lao động

Doanh nghiệp lập Tờ khai trình sử dụng lao động theo mẫu quy định, trong đó thể hiện các thông tin cơ bản như:

Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp;
Địa chỉ trụ sở, địa điểm sử dụng lao động;
Ngành nghề hoạt động;
Số lượng người lao động đang sử dụng;
Thông tin người đại diện theo pháp luật.

Đây là tài liệu bắt buộc và mang tính quyết định trong toàn bộ thủ tục.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép hoạt động phòng khám da liễu tại Hà Nội (Mới nhất)

2. Danh sách người lao động đang làm việc

Danh sách người lao động cần thể hiện rõ:

Họ tên người lao động;
Giới tính;
Ngày, tháng, năm sinh;
Quốc tịch;
Số căn cước công dân hoặc hộ chiếu;
Chức danh công việc;
Thời điểm bắt đầu làm việc.

Danh sách này là căn cứ để cơ quan quản lý lao động nắm tình hình sử dụng lao động thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm khai trình.

3. Một số giấy tờ kèm theo (khi được yêu cầu)

Tùy từng địa phương, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu doanh nghiệp xuất trình thêm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Hợp đồng lao động đã ký với người lao động;
Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải người đại diện theo pháp luật).

VII. CÁCH THỨC THỰC HIỆN KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU

Hiện nay, doanh nghiệp có thể thực hiện khai trình theo hai hình thức phổ biến, tùy điều kiện và hướng dẫn của địa phương.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép bán buôn thuốc lá tại Bắc Ninh (Mới nhất) | Công ty Luật TLK

1. Khai trình sử dụng lao động theo hình thức trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin thông qua cổng thông tin điện tử về lao động do cơ quan nhà nước quản lý.

Ưu điểm của hình thức này là:

Tiết kiệm thời gian đi lại;
Có lịch sử kê khai điện tử để đối chiếu khi cần;
Phù hợp với doanh nghiệp ở địa bàn đô thị.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin kê khai chính xác ngay từ đầu, vì việc chỉnh sửa sau khi gửi thường mất thời gian.

2. Khai trình sử dụng lao động theo hình thức trực tiếp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt trụ sở hoặc nơi sử dụng lao động.

Hình thức này thường được lựa chọn khi:

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa quen thao tác trực tuyến;
Địa phương chưa triển khai đồng bộ hình thức điện tử;
Doanh nghiệp muốn trao đổi trực tiếp để tránh sai sót.

VIII. DOANH NGHIỆP KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU Ở ĐÂU?

Theo quy định pháp luật hiện hành, cơ quan tiếp nhận khai trình là:

Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc địa điểm sử dụng lao động.

Việc nộp hồ sơ đúng cơ quan có thẩm quyền là yếu tố quan trọng, bởi nộp sai nơi có thể bị yêu cầu thực hiện lại từ đầu.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép bán lẻ thuốc lá tại Hà Nội (Mới nhất) | Công ty Luật TLK

IX. CÁC LỖI DOANH NGHIỆP THƯỜNG MẮC KHI KHAI TRÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG LẦN ĐẦU

Trong quá trình tư vấn, Công ty Luật TLK ghi nhận nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc do những lỗi tưởng như rất nhỏ:

Khai trình quá thời hạn 30 ngày;
Kê khai thiếu hoặc sai thông tin người lao động;
Không cập nhật số lượng lao động thực tế;
Nhầm lẫn giữa khai trình sử dụng lao động và báo cáo lao động định kỳ;
Không lưu lại hồ sơ hoặc bằng chứng đã khai trình.

Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc gặp khó khăn khi bị thanh tra, kiểm tra sau này.

👉 Xem thêm: Thủ tục xin Giấy phép sản xuất, đóng gói phụ gia thực phẩm tại Bắc Ninh mới nhất

X. MỨC XỬ PHẠT KHI KHÔNG KHAI TRÌNH HOẶC KHAI TRÌNH SAI QUY ĐỊNH

Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc khai trình sử dụng lao động lần đầu chỉ mang tính hình thức. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật hiện hành, không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ này có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính.

Theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17/01/2022, doanh nghiệp có thể bị xử phạt trong các trường hợp sau:

Không thực hiện khai trình sử dụng lao động lần đầu;
Thực hiện khai trình không đúng thời hạn;
Kê khai không đầy đủ hoặc không chính xác thông tin người lao động.

Ngoài mức phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị:

Buộc thực hiện khai trình bổ sung;
Bị đưa vào diện theo dõi, kiểm tra lao động trong các kỳ sau;
Gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục lao động khác (bảo hiểm xã hội, thang bảng lương, báo cáo định kỳ).

Ảnh 3: Doanh nghiệp bị xử phạt do không khai trình sử dụng lao động lần đầu – Công ty Luật TLK – Hotline 097.211.8764

XI. HỒ SƠ BỊ XỬ PHẠT VÀ CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK HỖ TRỢ XỬ LÝ

Trong thực tiễn tư vấn, Công ty Luật TLK ghi nhận nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ phát hiện vi phạm khi:

Bị thanh tra lao động;
Thực hiện thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội;
Hoặc khi phát sinh tranh chấp lao động.

1. Các tình huống hồ sơ thường bị xử phạt

Doanh nghiệp đã sử dụng lao động nhưng chưa từng khai trình;
Khai trình chậm so với thời hạn luật định;
Thông tin người lao động kê khai không khớp với hợp đồng lao động và thực tế làm việc;
Không lưu trữ được bằng chứng đã khai trình.

2. Cách Công ty Luật TLK hỗ trợ doanh nghiệp

Khi tiếp nhận vụ việc, Công ty Luật TLK tập trung xử lý theo hướng an toàn pháp lý:

Rà soát toàn bộ tình trạng sử dụng lao động thực tế;
Đánh giá mức độ vi phạm và rủi ro phát sinh;
Hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện khai trình bổ sung đúng quy định;
Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, giải trình khi làm việc với cơ quan quản lý lao động;
Tư vấn đồng bộ các thủ tục lao động liên quan để tránh vi phạm lặp lại.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp khắc phục vi phạm nhanh – giảm thiểu rủi ro – ổn định hoạt động nhân sự.

XII. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP

1. Doanh nghiệp mới thành lập chưa tuyển người có phải khai trình không?

Chưa. Chỉ phải khai trình khi bắt đầu sử dụng người lao động.

2. Chỉ thuê 01 lao động có phải khai trình không?

Có. Không phân biệt số lượng lao động.

3. Khai trình sử dụng lao động có phải thực hiện hàng năm không?

Không. Đây là thủ tục thực hiện lần đầu; các lần sau là báo cáo định kỳ.

4. Khai trình sử dụng lao động khác gì báo cáo lao động định kỳ?

Khai trình là thủ tục ban đầu; báo cáo định kỳ là nghĩa vụ theo chu kỳ.

5. Có thể khai trình trực tuyến hay bắt buộc nộp trực tiếp?

Có thể thực hiện trực tuyến hoặc trực tiếp, tùy địa phương.

6. Khai trình chậm có bị phạt không?

Có. Khai trình quá thời hạn vẫn có thể bị xử phạt.

7. Khi thay đổi số lượng lao động có phải khai trình lại không?

Không khai trình lại, nhưng phải báo cáo theo chế độ báo cáo lao động.

8. Không lưu bằng chứng đã khai trình có rủi ro gì?

Có thể gặp khó khăn khi bị kiểm tra, thanh tra sau này.

9. Doanh nghiệp có chi nhánh thì khai trình ở đâu?

Tại nơi sử dụng lao động thực tế.

10. Công ty Luật TLK có hỗ trợ khai trình trọn gói không?

Có. Công ty Luật TLK hỗ trợ từ tư vấn đến thực hiện hồ sơ.

👉 Quý Khách hàng có thể tham khảo thêm thông tin về Hệ sinh thái TLK và các gói ưu đãi dịch vụ Pháp lý, Kế toán – Thuế đang được áp dụng dưới đây.

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ pháp lý của Công ty Luật TLK

🔗 Chính sách ưu đãi dịch vụ Kế toán – Thuế của Công ty Tư vấn và Đại lý thuế TLK Global

🔗 Hệ sinh thái TLK: Công ty Luật TLK và Công ty Tư vấn và Đại lý Thuế TLK Global