10 lý do hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu bị từ chối & cách xử lý chu Công ty Luật TLK

Trong quá trình thực hiện thủ tục công bố thực phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp phải nộp một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, thực tế cho thấy tỷ lệ hồ sơ bị trả về chiếm hơn 45%, đa phần vì những lỗi tưởng chừng rất nhỏ như: thiếu giấy tờ, dịch thuật sai, không hợp pháp hóa lãnh sự, chỉ tiêu kiểm nghiệm không đạt, hoặc nhãn phụ sai quy chuẩn.

Việc hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu bị từ chối không chỉ gây chậm tiến độ kinh doanh, tăng chi phí lưu kho, mà còn tạo ra nguy cơ bị xử phạt theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP nếu doanh nghiệp kê khai không chính xác. Vì vậy, nắm rõ lý do hồ sơ bị từ chối và cách xử lý là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm ra thị trường nhanh nhất, đúng quy định.

Nếu quý khách muốn được rà soát hồ sơ chuẩn pháp lý, hạn chế tối đa rủi ro bị trả lại, hãy liên hệ ngay Công ty Luật TLK qua Hotline 097.211.8764 để được hỗ trợ chi tiết, nhanh chóng và hiệu quả.

1. CĂN CỨ PHÁP LÝ

Luật

Luật An toàn thực phẩm 2010, Điều 38, 39, 40 – Quy định về công bố sản phẩm và điều kiện hồ sơ.

Nghị định

Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Điều 4 – Điều 7 – Hướng dẫn chi tiết hồ sơ công bố sản phẩm thực phẩm.
Nghị định 115/2018/NĐ-CP, Điều 20 – Điều 22 – Mức phạt đối với hành vi nộp hồ sơ không hợp lệ, kê khai sai hoặc cung cấp thông tin không đúng sự thật.
Nghị định 155/2018/NĐ-CP – Quy định sửa đổi, bổ sung về xử phạt an toàn thực phẩm.

Thông tư

Các hướng dẫn chuyên ngành của Bộ Y tế liên quan đến kiểm nghiệm và tiêu chuẩn công bố sản phẩm.

2. TỔNG QUAN VỀ NGUYÊN NHÂN HỒ SƠ CÔNG BỐ THỰC PHẨM NHẬP KHẨU BỊ TỪ CHỐI

Việc hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu bị từ chối không phải ngẫu nhiên. Qua kinh nghiệm thực tiễn, Công ty Luật TLK nhận thấy có 03 nhóm nguyên nhân lớn dẫn tới việc hồ sơ thường xuyên bị trả về:

2.1. Nhóm lý do pháp lý

Đây là nhóm lỗi liên quan đến việc hồ sơ không đúng theo quy định của Nghị định 15/2018/NĐ-CP, bao gồm:

Thiếu giấy tờ bắt buộc
Giấy tờ hết hạn
Hình thức hồ sơ không đúng mẫu
Không đáp ứng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
Tài liệu không nhất quán giữa các mục

Những lỗi này thường dẫn tới việc hồ sơ bị trả lại ngay trong bước tiếp nhận.

2.2. Nhóm lý do kỹ thuật – chuyên môn

Các lỗi này xuất hiện trong:

Kiểm nghiệm sản phẩm
Nhãn phụ
Bản phân tích thành phần
Thông số kỹ thuật không phù hợp

Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm đặc thù, yêu cầu chỉ tiêu kiểm nghiệm cao, nhưng lại sử dụng kết quả kiểm nghiệm không theo đúng quy định của Bộ Y tế.

2.3. Nhóm lý do dịch thuật – tài liệu nước ngoài

Các giấy tờ từ nước ngoài phải được dịch thuật công chứng và đăng ký đúng pháp luật. Tuy nhiên, thực tế cho thấy hơn 60% hồ sơ bị từ chối vì:

Dịch thuật sai thuật ngữ
Không công chứng bản dịch
Dùng bản dịch từ file scan
Không hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu gốc

Các lỗi này gây ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ.

3. 10 LÝ DO PHỔ BIẾN KHIẾN HỒ SƠ CÔNG BỐ THỰC PHẨM NHẬP KHẨU BỊ TỪ CHỐI

Dựa trên kinh nghiệm thực tiễn khi hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố, Công ty Luật TLK tổng hợp 10 nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị từ chối:

Lý do 1 – Thiếu tài liệu theo Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP

Các tài liệu thường thiếu nhất:

CFS (Certificate of Free Sale)
Bản tiêu chuẩn sản phẩm
Phiếu kiểm nghiệm
Giấy chứng nhận nhà sản xuất
Tài liệu mô tả sản phẩm

Lý do 2 – CFS hết hạn hoặc không hợp lệ

CFS phải:

Do cơ quan có thẩm quyền cấp
Đúng tên sản phẩm
Còn hiệu lực
Có hợp pháp hóa lãnh sự (nếu yêu cầu)

Lý do 3 – Kiểm nghiệm không đạt chỉ tiêu theo quy định Bộ Y tế

Các lỗi thường thấy:

Kiểm nghiệm thiếu chỉ tiêu quan trọng
Kết quả không phù hợp tiêu chuẩn
Kiểm nghiệm tại phòng thí nghiệm không được Bộ Y tế công nhận

Lý do 4 – Dịch thuật sai hoặc không công chứng

Lỗi phổ biến:

Dịch sai thuật ngữ dinh dưỡng
Dịch sai tên tổ chức nước ngoài
Dịch thiếu thành phần
Không công chứng bản dịch

Theo Điều 6 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, tài liệu nước ngoài phải dịch thuật công chứng.

Lý do 5 – Nhãn phụ sai hoặc không đầy đủ nội dung bắt buộc

Không đúng theo Điều 4 Nghị định 43/2017/NĐ-CP:

Sai thành phần
Thiếu hướng dẫn sử dụng
Thiếu thông tin nhà nhập khẩu
Sai đơn vị tính

Lý do 6 – Thành phần sản phẩm không phù hợp quy định pháp lý

Một số chất không được phép sử dụng hoặc vượt ngưỡng cho phép → hồ sơ bị từ chối.

Lý do 7 – Thông tin nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu không thống nhất

Các lỗi điển hình:

Thông tin trong CFS và hợp đồng OEM khác nhau
Địa chỉ không trùng khớp
Sai mã số doanh nghiệp

Lý do 8 – Không hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài

Theo Công ước La Hay và quy định của Việt Nam:

CFS
Giấy chứng nhận nhà sản xuất
Giấy chứng nhận ISO/HACCP

→ phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Lý do 9 – Hồ sơ không theo mẫu – không đúng quy chuẩn Bộ Y tế

Một số doanh nghiệp dùng mẫu cũ, sai form hoặc thiếu mục kê khai → hồ sơ bị bác bỏ.

Lý do 10 – Nộp hồ sơ kê khai sai sự thật (bị phạt theo Nghị định 115/2018/NĐ-CP)

Hành vi kê khai sai:

Thành phần
Chỉ tiêu dinh dưỡng
Xuất xứ

→ có thể bị phạt 20–40 triệu đồng.

4. CÁCH XỬ LÝ CHUẨN NHẤT CHO TỪNG LỖI THEO PHÁP LUẬT 2026

Dưới đây là giải pháp Công ty Luật TLK khuyến nghị:

Xử lý lỗi giấy tờ thiếu hoặc không hợp lệ

Liên hệ nhà sản xuất để cấp lại
Hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định
Dịch thuật công chứng toàn bộ tài liệu liên quan

Xử lý lỗi kiểm nghiệm

Kiểm nghiệm lại tại phòng thí nghiệm được Bộ Y tế công nhận
Bổ sung chỉ tiêu còn thiếu

Xử lý lỗi nhãn phụ

Rà soát theo Điều 4 Nghị định 43/2017/NĐ-CP
Chỉnh sửa đúng nội dung bắt buộc

Xử lý lỗi dịch thuật – công chứng

Dịch lại toàn bộ bởi dịch giả có chuyên môn
Đối chiếu bản gốc – bản dịch
Công chứng theo đúng Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Xử lý sai thông tin nhà sản xuất

Cập nhật lại thông tin theo hợp đồng OEM/COA
Thống nhất tất cả tài liệu

Xử lý lỗi vi phạm pháp luật

Điều chỉnh thông tin hồ sơ
Nộp lại hồ sơ theo mẫu mới

5. HỒ SƠ BỊ TỪ CHỐI & CÁCH CÔNG TY LUẬT TLK XỬ LÝ NHANH – ĐÚNG LUẬT

Khi hồ sơ bị trả về, Công ty Luật TLK tiến hành:

Rà soát toàn bộ hồ sơ theo Điều – Khoản của Nghị định 15/2018/NĐ-CP
Kiểm tra tính pháp lý từng tài liệu
Phân tích lỗi chuyên môn (kiểm nghiệm, nhãn phụ, thành phần)
Chuẩn hóa hồ sơ theo mẫu Bộ Y tế
Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước
Nộp lại hồ sơ sau khi đã hoàn thiện

6. LỖI THƯỜNG GẶP – RỦI RO – MỨC PHẠT

Các lỗi thường gặp

Thiếu tài liệu trong hồ sơ
Sai thông tin nhà nhập khẩu
Không đối chiếu bản gốc – bản dịch
Kiểm nghiệm không đúng chỉ tiêu
Nhãn phụ sai quy định

Rủi ro

Hồ sơ bị từ chối
Chậm đưa hàng ra thị trường
Tăng chi phí lưu kho
Nguy cơ bị thanh tra

Mức phạt

Theo Điều 20, Điều 22 Nghị định 115/2018/NĐ-CP:

Phạt 20–40 triệu đồng nếu kê khai sai sự thật
Phạt 30–50 triệu đồng nếu hồ sơ không phù hợp quy định pháp luật

7. LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY LUẬT TLK

Rà soát hồ sơ chuẩn pháp lý
Đảm bảo nộp đúng – đủ – trọn bộ
Giảm 80–90% nguy cơ bị từ chối
Hỗ trợ kiểm nghiệm – dịch thuật – hợp pháp hóa lãnh sự
Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước
Tối ưu thời gian đưa hàng ra thị trường

8. QUY TRÌNH CÔNG TY LUẬT TLK HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Tiếp nhận & phân tích hồ sơ bị từ chối
Kiểm tra pháp lý từng tài liệu
Chuẩn hóa theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP
Chỉnh sửa nhãn phụ – kiểm nghiệm – dịch thuật
Nộp lại hồ sơ & theo dõi phản hồi
Bàn giao kết quả đã được phê duyệt

9. CÔNG TY LUẬT TLK CAM KẾT: THỜI GIAN – CHI PHÍ – BẢO MẬT – HIỆU QUẢ

Thời gian: Nhanh nhất thị trường
Chi phí: Minh bạch theo từng loại hồ sơ
Bảo mật: Tuyệt đối đối với tài liệu khách hàng
Hiệu quả: Tăng tỉ lệ duyệt lần đầu lên đến 95%

10. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Hồ sơ bị từ chối thì xử lý trong bao lâu?
Có phải kiểm nghiệm lại không?
Nhãn phụ sai có bị phạt không?
CFS hết hạn có dùng được không?
Có cần hợp pháp hóa lãnh sự tất cả tài liệu không?
Có thể nộp lại hồ sơ ngay không?
Dịch thuật có bắt buộc công chứng không?
Có thể ủy quyền cho Công ty Luật TLK không?

11. THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY LUẬT TLK

Việc hồ sơ công bố thực phẩm nhập khẩu bị trả về có thể gây thiệt hại đáng kể về thời gian và chi phí nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy trình xử lý. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, Công ty Luật TLK sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng, rà soát và hoàn thiện hồ sơ ở mức độ chính xác cao nhất.

Hãy kết nối với Công ty Luật TLK qua các kênh sau để được tư vấn và hỗ trợ ngay: